|
|
Ο κίνδυνος σε ένα έργο προσδιορίζεται από δύο πράγματα:
Ή κίνδυνος=αντίκτυπος x πιθανότητα Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής έργου μπορεί να θεωρήσει ότι η εκτύπωση μιας τελικής αναφοράς έργου περιέχει τον κίνδυνο να κοπεί το ρεύμα πριν από την εκτύπωση. Ωστόσο, επειδή μια διακοπή ρεύματος είναι απίθανη, ο κίνδυνος μπορεί να αγνοηθεί με ασφάλεια. Ένας πιο λογικός κίνδυνος για τον οποίο μπορείτε να προβλέψετε είναι η μη διαθεσιμότητα ενός τυπογραφείου για μια πιο σύνθετη, υψηλής ποιότητας έκθεση μετόχων. Για αυτόν τον κίνδυνο, ο διαχειριστής έργου πρέπει να προγραμματίσει περισσότερο χρόνο για την εκτύπωση της έκθεσης. Για περισσότερα άρθρα σε αυτήν τη σειρά των οδηγιών διαχείρισης έργου, ανατρέξτε στο θέμα Ο χάρτης διαχείρισης έργου. |
Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε. . .
Παραδείγματα δραστηριοτήτων με υψηλό κίνδυνο
Εδώ θα βρείτε ορισμένες τυπικές δραστηριότητες και συμβάντα που μπορεί να αυξήσουν τον κίνδυνο σε ένα έργο.
|
Επικίνδυνη δραστηριότητα |
Περιγραφή |
|
|
Κρίσιμες εργασίες |
Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε εργασίες που βρίσκονται στην κρίσιμη διαδρομή. Ενέχουν μεγαλύτερο κίνδυνο, επειδή έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην ημερομηνία λήξης του έργου. |
|
|
Εργασίες προμηθευτή |
Όταν συνάπτετε σύμβαση με έναν προμηθευτή, να ζητάτε συχνότερες ή λεπτομερέστερες εκθέσεις προόδου από ό,τι θα κάνατε με τα μέλη της ομάδας σας. Οι εργασίες προμηθευτή που εκτελούνται στο τέλος ενός έργου ενέχουν μεγαλύτερο κίνδυνο από τις εργασίες προμηθευτή που εκτελούνται σε άλλες φάσεις. Οι προμηθευτές περιλαμβάνουν εργολάβους εκτός της εταιρείας σας καθώς και υπαλλήλους από άλλες περιοχές της εταιρείας σας. Επειδή και οι δύο κατηγορίες βρίσκονται πέρα από τον έλεγχό σας σε σύγκριση με τα άτομα στη δική σας ομάδα, και οι δύο πρέπει να αντιμετωπίζονται το ίδιο όσον αφορά τον κίνδυνο για το αποτέλεσμα ενός έργου. |
|
|
Άπειρα μέλη ομάδας |
Η ανάθεση άπειρων εργαζόμενων σε εργασία στο τέλος του έργου θέτει σε κίνδυνο την ημερομηνία λήξης του έργου, επειδή ενδέχεται να χρειαστούν περισσότερο χρόνο εξοικείωσης. Ελαχιστοποιήστε αυτόν τον κίνδυνο προγραμματίζοντας επαρκή χρόνο εξοικείωσης για τους νέους εργαζόμενους. |
|
|
Έργα που διαρκούν περισσότερο από ένα έτος |
Τα έργα που διαρκούν περισσότερο από ένα έτος έχουν περισσότερους αστάθμητους παράγοντες και συνεπώς ενέχουν μεγαλύτερο κίνδυνο που προκύπτει από τη διαθεσιμότητα πόρων, τις αλλαγές στην τεχνολογία, τις αλλαγές της αγοράς και ούτω καθεξής. |
|
|
Πάρα πολλές εργασίες που συμβαίνουν ταυτόχρονα |
Ελέγξτε για υπερβολικό αριθμό εργασιών που έχουν προγραμματιστεί ταυτόχρονα. Ακόμα και εάν αυτές οι εργασίες εκτελούνται από διαφορετικά άτομα, αν πολλές από αυτές συμβαίνουν ταυτόχρονα δημιουργείται κίνδυνος στο έργο σας--ειδικά προς το τέλος του έργου. |
|
|
Σχεδιασμός χρονοδιαγράμματος με τη σωστή σειρά |
Οι αρχάριοι διαχειριστές έργων κάνουν το λάθος να συνδέουν εργασίες πριν από τη διάρθρωσή τους. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση και πολλή αναδρομή στο παρελθόν. Κατά την έναρξη ενός νέου έργου, παραθέστε σε λίστα και ομαδοποιήστε τις εργασίες πρώτα, έτσι ώστε να βλέπετε ολόκληρο το εύρος του έργου και των παραδοτέων του. Στη συνέχεια, μπορείτε να ξεκινήσετε τη σύνδεση εργασιών για να φτάσετε στο ιδανικό χρονοδιάγραμμα. |
|
|
Άγνοια του παρελθόντος |
Εάν δεν καταγράφετε τα λάθη του έργου, θα τα επαναλάβετε σε μελλοντικά έργα. Συχνά, τα έργα ολοκληρώνονται με έγγραφα κλεισίματος για να ελαχιστοποιηθούν οι επαναλαμβανόμενοι κίνδυνοι σε μελλοντικά έργα. |
Διαχείριση κινδύνων
Ακολουθούν κάποια πρακτικά τεχνάσματα που χρησιμοποιούν οι διαχειριστές έργων για να χειριστούν τους κινδύνους των έργων.
|
Αποφυγή του κινδύνου |
Εάν μια δραστηριότητα έργου έχει σοβαρές συνέπειες, η αποφυγή είναι μια καλή πολιτική. Για παράδειγμα, η χρήση μιας κατασκευαστικής διαδικασίας ταυτόχρονα για δύο παραδοτέα μπορεί να θέσει σε κίνδυνο το χρονισμό του έργου. Αντί για αυτό, ο διαχειριστής έργου μπορεί να αποφύγει τον κίνδυνο χρησιμοποιώντας την κατασκευαστική διαδικασία διαδοχικά. |
|
Μετριασμός του κινδύνου |
Βρείτε τρόπους να μειώσετε την πιθανότητα ενός κινδύνου. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε μια απλοποιημένη και καλά κατανοητή κατασκευαστική διαδικασία εάν μια πιο καινοτόμος και δαπανηρή διαδικασία είναι πιο χρονοβόρα. |
|
Μεταφορά του κινδύνου |
Ελέγξτε τον κίνδυνο μεταφέροντάς τον σε έναν εξωτερικό προμηθευτή. Για παράδειγμα, εάν η τεκμηρίωση ενός δευτερεύοντος συστήματος υπολογιστή έχει πολύ μεγάλο εύρος για να ολοκληρωθεί εγκαίρως από τους εσωτερικούς πόρους, συνάψτε σύμβαση για κάποια τμήματά της με ένα εξωτερικό προμηθευτή. |
|
Πολύτιμα μαθήματα από τον κίνδυνο |
Όλοι οι κίνδυνοι δεν είναι κακοί. Ο κίνδυνος μπορεί, επίσης, να ανοίξει την πόρτα σε μια ευκαιρία. Για παράδειγμα, εάν, μετά την εξερεύνηση κινδύνων στο έργο σας, συνειδητοποιήσετε ότι ένα δευτερεύον σύστημα λογισμικού που αναπτύχθηκε ως μέρος μιας μεγαλύτερης κατασκευαστικής διαδικασίας είναι εμπορεύσιμο, μπορεί να αποφασίσετε να αντιστοιχίσετε εκ νέου τους καλύτερους μηχανικούς σας στην περαιτέρω ανάπτυξη του δευτερεύοντος συστήματος. Αν απομακρύνετε έμπειρους μηχανικούς από ένα έργο, δημιουργείται επιπλέον κίνδυνος στο έργο σας, αλλά σε αυτήν την περίπτωση μπορεί να αντισταθμιστεί από την ευκαιρία που κερδίζεται. |
Διαχείριση κινδύνων
|
Εάν θέλετε να παρακολουθήσετε την πρόοδο του χρονοδιαγράμματός σας με σκοπό την αποκάλυψη εργασιών που αποτελούν κίνδυνο, πρέπει να μάθετε σχετικά με τον ορισμό γραμμών βάσης για το έργο σας. |
|
|
Εξετάστε πόσο αποτελεσματικά χρησιμοποιούνται οι πόροι σας στο έργο σας και εάν πρέπει να κάνετε προσαρμογές σε πόρους υπερ-ανάθεσης ή υπο-ανάθεσης. |
|
|
Προβάλετε τις ενημερώσεις εργασιών από τα μέλη της ομάδας για να μάθετε πού εντοπίζονται οι κίνδυνοι. Μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο γρήγορα χρησιμοποιώντας το γράφημα Gantt ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εξελιγμένη ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας. |
|
|
Εμφανίστε εργασίες που έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην ημερομηνία λήξης του έργου. Ελέγξτε πρώτα αυτές τις εργασίες για να εντοπίσετε τους κινδύνους στο χρονοδιάγραμμά σας. |
|
|
Οι κίνδυνοι σε ένα έργο δεν είναι ορατοί χρησιμοποιώντας μόνο μία προβολή. Εξερευνήστε τους κινδύνους του έργου χρησιμοποιώντας μια ποικιλία προβολών. |
|
|
Η ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας σάς βοηθά να εντοπίσετε κινδύνους προόδου θέτοντας ερωτήσεις όπως, "Εξετάζοντας το ποσό της εργασίας που έχει γίνει μέχρι στιγμής σε αυτό το έργο, πόσα χρήματα υποτίθεται ότι θα έπρεπε να έχουμε ξοδέψει;" ή "Θα τελειώσουμε εγκαίρως;" |
|
|
Κατά τη διαχείριση των κινδύνων ενός έργου, θα μετακινήσετε εργασίες στο χρονοδιάγραμμα. Οποιαδήποτε αλλαγή σε ένα έργο γίνεται σε βάρος του χρόνου, των χρημάτων ή του εύρους. |
|
|
Όταν σχεδιάζετε τον κίνδυνο και προσαρμόζετε το χρονοδιαγραμμά σας, το Project ενδέχεται να μετακινήσει εργασίες απροσδόκητα. Κατανοήστε το μεγάλο "Γιατί;" πίσω από την πανίσχυρη μηχανή προγραμματισμού του Project. |
|
|
Μετά την εισαγωγή του κόστους του έργου, εξετάστε το για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε δημιουργήσει κινδύνους στον προϋπολογισμό σας. |
Επιστροφή στο θέμα Χάρτης διαχείρισης έργου.
