Ενώ μπορείτε να εκτυπώσετε δεδομένα από έναν πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή αναφορά στη βάση δεδομένων της Microsoft Access, μπορείτε να ορίσετε επιλογές εκτύπωσης για αναφορές που θα παράγουν ένα εντυπωσιακό και πιο ευανάγνωστο εκτυπωμένο αντίγραφο των δεδομένων σας.
Η εκτύπωση δεδομένων απευθείας από πίνακες ή ερωτήματα λειτουργεί όταν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο μια απλή λίστα. Οι φόρμες είναι πιο κατάλληλες για την προβολή ή την εκτύπωση δεδομένων για μία εγγραφή ή ένα σχετικό σύνολο εγγραφών και όχι για την εκτύπωση μεγαλύτερων συνόλων δεδομένων ή συνόψεων δεδομένων. Εκτυπώνοντας δεδομένα από μια έκθεση, μπορείτε να συγκρίνετε, να συνοψίσετε και να αθροίσετε μεγάλα σύνολα δεδομένων και, στη συνέχεια, να παρουσιάσετε αυτές τις πληροφορίες σε μια ελκυστική διάταξη.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία μιας αναφοράς, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στις εκθέσεις στην Access.
Σε αυτό το άρθρο
Ορισμός επιλογών διαμόρφωσης σελίδας
Αφού δημιουργήσετε την έκθεση, μπορείτε να ορίσετε επιλογές για τη διάταξη εκτύπωσης στο παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας . Αυτές οι επιλογές σάς βοηθούν να ρυθμίσετε με ακρίβεια τη μορφοποίηση με επιλογές για τις ρυθμίσεις περιθωρίων, τη χρήση γραμμών πλέγματος και στηλών ή την εκτύπωση μόνο των δεδομένων από την έκθεση χωρίς τη μορφοποίηση. Για να ορίσετε τις επιλογές εκτύπωσης σελίδας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
-
Στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης , στην ομάδα Διάταξη σελίδας , κάντε κλικ στην επιλογή Διαμόρφωση σελίδας και ορίστε τα περιθώρια, τον προσανατολισμό και τις ρυθμίσεις στήλης που θέλετε.
Ρυθμίσεις καρτέλας "Επιλογές εκτύπωσης "
|
Ρύθμιση |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Περιθώρια (ίντσες) |
Αυξήστε ή μειώστε τα προεπιλεγμένα περιθώρια όπως απαιτείται και δείτε τις αλλαγές που εμφανίζονται στη σελίδα Δείγμα . |
|
Εκτύπωση μόνο δεδομένων |
Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή όταν δεν θέλετε να εκτυπώσετε τις δυνατότητες διάταξης στην έκθεση, όπως πλέγματα. |
|
Διαιρεμένη φόρμα |
Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη για αναφορά. |
Για να προσαρμόσετε τα περιθώρια στην έκθεσή σας, στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης , στην ομάδα Μέγεθος σελίδας , κάντε κλικ στην επιλογή Περιθώρια και ορίστε μια κατάλληλη επιλογή και θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση της έκθεσης με τις τροποποιημένες ρυθμίσεις περιθωρίων.
Ρυθμίσεις καρτέλας σελίδας
|
Ρύθμιση |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Προσανατολισμός |
Επιλέξτε είτε κατακόρυφο είτε οριζόντιο προσανατολισμό. Εάν θέλετε να δείτε πώς εμφανίζεται η έκθεση, αντί να ορίσετε τον προσανατολισμό εδώ, ορίστε τον από την καρτέλα Προεπισκόπηση σελίδας. Στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης , στην ομάδα Διάταξη σελίδας , κάντε κλικ στην επιλογή Κατακόρυφος ή Οριζόντιος. |
|
Χαρτί |
Επιλέξτε το μέγεθος χαρτιού και την προέλευση. |
|
Εκτυπωτής για προσθήκη πελάτη... |
Εάν επιλέξετε Χρήση συγκεκριμένου εκτυπωτή , μπορείτε να ορίσετε πολλές άλλες επιλογές μορφοποίησης εκτυπωτή και εγγράφου. |
Ρυθμίσεις καρτέλας "Στήλες "
Σημείωση: Αυτές οι επιλογές είναι επίσης διαθέσιμες στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης , στην ομάδα Διάταξη σελίδας , στην περιοχή Στήλες.
|
Ρύθμιση |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Ρυθμίσεις πλέγματος |
Επιλέξτε τον αριθμό των στηλών και την απόσταση γραμμών. Εάν η ρύθμιση αφορά μία μόνο στήλη, οι επιλογές Διάστημα στηλών και Διάταξη στήλης δεν θα είναι διαθέσιμες. |
|
Ίδιο με το "Λεπτομέρειες" |
Επιλέξτε για να εκτυπώσετε τη στήλη στο ίδιο μέγεθος με αυτό που έχετε ορίσει στην έκθεση. Για να προσαρμόσετε το πλάτος και το ύψος της στήλης, καταργήστε την επιλογή και πληκτρολογήστε νέες τιμές. |
|
Μέγεθος στήλης |
Επιλέξτε το πλάτος και το ύψος των στηλών. |
|
Διάταξη στήλης |
Επιλέξτε την κατεύθυνση προς την οποία θέλετε να εκτυπωθούν οι στήλες. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο όταν έχετε περισσότερες από μία στήλες. |
Επιλογή ρυθμίσεων εκτυπωτή
Αφού ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις διαμόρφωσης σελίδας για την έκθεσή σας, μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες επιλογές εκτυπωτή για να ελέγξετε τη διάταξη εκτύπωσης ή τις σελίδες που θέλετε να εκτυπωθούν και τον αριθμό των αντιγράφων.
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
-
Στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης, στην ομάδα Εκτύπωση, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.
Συντόμευση πληκτρολογίου Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+P.
-
Ορίστε τις επιλογές εκτύπωσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εκτυπώσετε την έκθεσή σας.
Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τα αποτελέσματα που μπορείτε να αναμένετε από συγκεκριμένες ρυθμίσεις εκτυπωτή:
|
Ρύθμιση |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Εκτυπωτής |
Επιλέξτε τον εκτυπωτή στον οποίο θέλετε να εκτυπωθεί η αναφορά. Εάν δεν έχετε ορίσει τον προσανατολισμό και το μέγεθος χαρτιού, κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες . |
|
Περιοχή εκτύπωσης |
|
|
Copies |
Επιλέξτε τον αριθμό των αντιγράφων και επιλέξτε Συρραφή εάν θέλετε τα αντίγραφα να εκτυπωθούν σε σύνολα για μια πολυσέλιδό έκθεση. |
Για να αποθηκεύσετε χαρτί ή για να στείλετε μια εργασία εκτύπωσης σε ένα τυπογραφείο ή για να στείλετε την αναφορά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μορφή .pdf ή xps της έκθεσής σας: Στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης , στην ομάδα Δεδομένα , κάντε κλικ στην επιλογή PDF ή XPS.
Προεπισκόπηση πριν από την εκτύπωση
Χρησιμοποιήστε την επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης για να δείτε πώς θα εμφανίζεται η εκτυπωμένη έκδοση της έκθεσής σας.
Μπορείτε να ανοίξετε μια έκθεση σε προεπισκόπηση εκτύπωσης χρησιμοποιώντας μία από τις ακόλουθες μεθόδους:
-
Για να κάνετε προεπισκόπηση μιας έκθεσης που δεν είναι ήδη ανοιχτή, στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στην οποία θέλετε να κάνετε προεπισκόπηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
ή
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > εκτύπωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
ή
-
Εάν η έκθεση είναι ανοιχτή, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για την έκθεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
Μπορείτε να κάνετε περαιτέρω αλλαγές μορφοποίησης από την Προεπισκόπηση εκτύπωσης, χρησιμοποιώντας τις επιλογές στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης .
Εάν θέλετε να δείτε πολλές σελίδες της αναφοράς, να μετακινηθείτε σε άλλες σελίδες ή να προβάλετε πολλές σελίδες ταυτόχρονα κατά την προεπισκόπηση της αναφοράς, δοκιμάστε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες επιλογές:
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα/Κλείσιμο της γραμμής κλείστρου (<<) στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου περιήγησης και, στη συνέχεια, αναπτύξτε την περιοχή προβολής της έκθεσης.
-
Τοποθετήστε την αναφορά χρησιμοποιώντας τις οριζόντιες ή κατακόρυφες γραμμές κύλισης.
-
Για να μεγεθύνετε μια περιοχή στην έκθεση, στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης , στην ομάδα Ζουμ , κάντε κλικ στο βέλος κάτω από την επιλογή Ζουμ και επιλέξτε ένα ποσοστό μεγέθυνσης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο ελέγχου Ζουμ στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου σας.
-
Για να κάνετε προεπισκόπηση πολλών σελίδων ταυτόχρονα, στην ομάδα Ζουμ , κάντε κλικ στην επιλογή Δύο σελίδες ή κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες σελίδες και, στη συνέχεια, ορίστε μια επιλογή.
Ορίστε τις επιλογές εκτύπωσης: Στην ομάδα Εκτύπωση , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση και, στη συνέχεια, ορίστε τις επιλογές εκτύπωσης.
Κλείσιμο προεπισκόπησης εκτύπωσης: Στην ομάδα Κλείσιμο προεπισκόπησης , κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο προεπισκόπησης εκτύπωσης.
