Οι εκθέσεις προσφέρουν έναν τρόπο προβολής, μορφοποίησης και σύνοψης των πληροφοριών στη βάση δεδομένων της Microsoft Access. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια απλή έκθεση τηλεφωνικών αριθμών για όλες τις επαφές σας ή μια συνοπτική έκθεση σχετικά με τις συνολικές πωλήσεις σε διαφορετικές περιοχές και χρονικές περιόδους.
Από αυτό το άρθρο, θα έχετε μια επισκόπηση των εκθέσεων στην Access. Επίσης, θα μάθετε τα βασικά για να δημιουργήσετε μια έκθεση και να χρησιμοποιείτε επιλογές όπως ταξινόμηση, ομαδοποίηση και σύνοψη των δεδομένων, καθώς και τον τρόπο προεπισκόπησης και εκτύπωσης της έκθεσης.
Σε αυτό το άρθρο
Επισκόπηση αναφορών στην Access
Τι μπορείτε να κάνετε με μια έκθεση;
Η έκθεση είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων το οποίο είναι χρήσιμο όταν θέλετε να παρουσιάσετε τις πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας για κάποια από τις παρακάτω χρήσεις:
-
Εμφάνιση ή διανομή μιας σύνοψης δεδομένων.
-
Αρχειοθέτηση στιγμιότυπων των δεδομένων.
-
Παροχή λεπτομερειών σχετικά με μεμονωμένες εγγραφές.
-
Δημιουργία ετικετών.
Τμήματα μιας έκθεσης
Είναι δυνατή η δημιουργία "μη δεσμευμένων" εκθέσεων που δεν εμφανίζουν δεδομένα, αλλά για τους σκοπούς αυτού του άρθρου, θα υποθέσουμε ότι η έκθεση είναι δεσμευμένη σε μια προέλευση δεδομένων, όπως είναι ένας πίνακας ή ένα ερώτημα. Η σχεδίαση μιας έκθεσης χωρίζεται σε δύο ενότητες που μπορείτε να προβάλετε στην προβολή σχεδίασης. Η κατανόηση του τρόπου λειτουργίας της κάθε ενότητας μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε καλύτερες εκθέσεις. Για παράδειγμα, η ενότητα στην οποία επιλέγετε να τοποθετήσετε ένα υπολογιζόμενο στοιχείο ελέγχου προσδιορίζει τον τρόπο με τον όποιο υπολογίζονται τα αποτελέσματα στην Access. Η παρακάτω λίστα αποτελεί μια σύνοψη των τύπων ενότητας και των χρήσεών τους:
|
Ενότητα |
Πώς εμφανίζεται η ενότητα όταν εκτυπώνεται |
Που μπορεί να χρησιμοποιηθεί η ενότητα |
|---|---|---|
|
Κεφαλίδα έκθεσης |
Στην αρχή της έκθεσης. |
Χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα έκθεσης για πληροφορίες που κανονικά θα εμφανίζονταν σε ένα εξώφυλλο, όπως είναι ένα λογότυπο, ένας τίτλος ή μια ημερομηνία. Όταν τοποθετείτε ένα στοιχείο ελέγχου υπολογισμού που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων Sum στην κεφαλίδα της έκθεσης, το σύνολο που υπολογίζεται αφορά ολόκληρη την έκθεση. Η κεφαλίδα έκθεσης εκτυπώνεται πριν από την κεφαλίδα σελίδας. |
|
Κεφαλίδα σελίδας |
Στην κορυφή κάθε σελίδας. |
Χρησιμοποιήστε μια κεφαλίδα σελίδας για να επαναλαμβάνεται ο τίτλος της έκθεσης σε κάθε σελίδα. |
|
Κεφαλίδα ομάδας |
Στην αρχή κάθε νέας ομάδας εγγραφών. |
Χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα ομάδας για να εκτυπώσετε την ονομασία της ομάδας. Για παράδειγμα, σε μια έκθεση με ομαδοποίηση κατά προϊόν, χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα ομάδας για να εκτυπώσετε το όνομα του προϊόντος. Όταν τοποθετείτε ένα στοιχείο ελέγχου υπολογισμού που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων Sum στην κεφαλίδα ομάδας, το σύνολο που υπολογίζεται αφορά ολόκληρη την ομάδα. Σε μια έκθεση, μπορείτε να έχετε ενότητες κεφαλίδας για πολλές ομάδες, ανάλογα με τα επίπεδα ομαδοποίησης που έχετε προσθέσει. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία κεφαλίδων και υποσέλιδων ομάδας, ανατρέξτε στην ενότητα Προσθήκη ομαδοποίησης, ταξινόμησης ή συνόλων. |
|
Λεπτομέρειες |
Εμφανίζεται μία φορά για κάθε γραμμή στην προέλευση εγγραφών. |
Στο πεδίο αυτό τοποθετείτε τα στοιχεία ελέγχου που αποτελούν το κύριο μέρος της έκθεσης. |
|
Υποσέλιδο ομάδας |
Στο τέλος της κάθε ομάδας εγγραφών. |
Χρησιμοποιήστε ένα υποσέλιδο ομάδας για να εκτυπώσετε πληροφορίες σύνοψης για μια ομάδα. Σε μια έκθεση, μπορείτε να έχετε ενότητες υποσέλιδου για πολλές ομάδες, ανάλογα με τα επίπεδα ομαδοποίησης που έχετε προσθέσει. |
|
Υποσέλιδο σελίδας |
Στο τέλος κάθε σελίδας. |
Χρησιμοποιήστε ένα υποσέλιδο σελίδας για να εκτυπώσετε αριθμούς σελίδων ή πληροφορίες ανά σελίδα. |
|
Υποσέλιδο έκθεσης |
Στο τέλος της έκθεσης. Σημείωση: Στην προβολή Σχεδίασης, το υποσέλιδο έκθεσης εμφανίζεται κάτω από το υποσέλιδο σελίδας. Ωστόσο, σε όλες τις άλλες προβολές (στην προβολή διάταξης για παράδειγμα ή κατά την εκτύπωση ή προεπισκόπηση της έκθεσης), το υποσέλιδο έκθεσης εμφανίζεται επάνω από το υποσέλιδο σελίδας, ακριβώς μετά το τελευταίο υποσέλιδο ομάδας ή τη γραμμή λεπτομερειών στην τελική σελίδα. |
Χρησιμοποιήστε το υποσέλιδο έκθεσης για να εκτυπώσετε τα σύνολα της έκθεσης ή άλλες συνοπτικές πληροφορίες που αφορούν ολόκληρη την έκθεση. |
Θα σας φανεί πολύ πιο εύκολο να δημιουργήσετε εκθέσεις με νόημα αν η βάση δεδομένων σας διαθέτει μια καλά σχεδιασμένη δομή και σχέσεις πινάκων. Για μια εισαγωγή στο σχεδιασμό και τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.
Δημιουργία μιας αναφοράς στην Access
Μπορείτε να δημιουργήσετε εκθέσεις για την βάση δεδομένων υπολογιστή Access ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
Βήμα 1: Επιλέξτε μια προέλευση εγγραφής
Η προέλευση εγγραφής μιας έκθεσης μπορεί να είναι ένας πίνακας, ένα συγκεκριμένο ερώτημα ή ένα ενσωματωμένο ερώτημα. Η προέλευση εγγραφής πρέπει να περιέχει όλες τις γραμμές και τις στήλες δεδομένων που θέλετε να εμφανίζονται στην έκθεση.
-
Εάν τα δεδομένα προέρχονται από έναν υπάρχοντα πίνακα ή ένα υπάρχον ερώτημα, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο Βήμα 2.
-
Εάν η προέλευση εγγραφής δεν υπάρχει, κάντε ένα από τα εξής:
Βήμα 2: Επιλογή εργαλείου έκθεσης
Τα εργαλεία έκθεσης είναι τοποθετημένα στην καρτέλα Δημιουργία της Κορδέλας, στην ομάδα Εκθέσεις. Στον ακόλουθο πίνακα περιγράφονται οι επιλογές:
|
Εργαλείο |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Έκθεση |
Δημιουργεί μια απλή έκθεση με μορφή πίνακα που περιέχει όλα τα πεδία της προέλευσης εγγραφών που έχετε επιλέξει από το παράθυρο περιήγησης. |
|
Σχεδίαση έκθεσης |
Ανοίγει μια κενή έκθεση σε προβολή σχεδίασης, στην οποία μπορείτε να προσθέσετε τα απαιτούμενα πεδία και στοιχεία ελέγχου. |
|
Κενή έκθεση |
Ανοίγει μια κενή έκθεση σε προβολή διάταξης και εμφανίζει τη λίστα πεδίων από όπου μπορείτε να προσθέσετε πεδία στην έκθεση |
|
Οδηγός έκθεσης |
Εμφανίζει έναν οδηγό πολλών βημάτων, ο οποίος σας επιτρέπει να καθορίσετε πεδία, επίπεδα ομαδοποίησης ή ταξινόμησης και επιλογές διάταξης. |
|
Ετικέτες |
Εμφανίζει έναν οδηγό, ο οποίος σας επιτρέπει να επιλέξετε τυπικά ή προσαρμοσμένα μεγέθη ετικετών, καθώς και τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται και τον τρόπο με τον οποίο ταξινομούνται. |
Βήμα 3: Δημιουργία της έκθεσης
-
Κάντε κλικ στο κουμπί του εργαλείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν εμφανιστεί ο οδηγός, ακολουθήστε τα βήματα του οδηγού και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος στην τελευταία σελίδα.Η Access εμφανίζει την έκθεση σε προβολή διάταξης.
-
Μορφοποιήστε την έκθεση για να επιτύχετε την εμφάνιση που θέλετε:
-
Αλλάξτε το μέγεθος των πεδίων και των ετικετών, επιλέγοντάς τα και, στη συνέχεια, σύροντας τις άκρες μέχρι αυτά να αποκτήσουν τα μέγεθος που θέλετε.
-
Μετακινήστε ένα πεδίο επιλέγοντάς το (και αυτό και την ετικέτα του, εάν υπάρχει) και, στη συνέχεια, σύροντάς το στη νέα θέση.
-
Κάντε δεξί κλικ σε ένα πεδίο και χρησιμοποιήστε τις εντολές του μενού συντόμευσης για συγχώνευση ή διαίρεση κελιών, διαγραφή ή επιλογή κελιών και εκτέλεση άλλων εργασιών μορφοποίησης.
Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες που περιγράφονται στις ενότητες που ακολουθούν για να κάνετε την έκθεσή σας πιο ελκυστική και ευανάγνωστη.
-
Προσθήκη ομαδοποίησης, ταξινόμησης ή συνόλων
Ο ταχύτερος τρόπος να προσθέσετε ομαδοποίηση, ταξινόμηση ή σύνολα σε μια έκθεση βάσης δεδομένων υπολογιστή, είναι να κάνετε δεξί κλικ στο πεδίο όπου θέλετε να εφαρμόσετε την ομαδοποίηση, την ταξινόμηση ή το σύνολο και, στη συνέχεια, να επιλέξετε την επιθυμητή εντολή από το μενού συντόμευσης.
Επίσης, μπορείτε να προσθέστε ομαδοποίηση, ταξινόμηση ή σύνολα χρησιμοποιώντας το παράθυρο εργαλείων "Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο" ενώ είναι ανοικτή η έκθεση σε προβολή διάταξης ή σχεδίασης:
-
Εάν το παράθυρο Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο δεν είναι ήδη ανοιχτό, στην καρτέλα Σχεδίαση έκθεσης , στην ομάδα Ομαδοποίηση και σύνολα , κάντε κλικ στην επιλογή Ομαδοποίηση & ταξινόμηση.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ομάδας ή Προσθήκη ταξινόμησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε την ομαδοποίηση ή την ταξινόμηση.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα σε μια γραμμή ομαδοποίησης ή ταξινόμησης για να ορίσετε περισσότερες επιλογές και να προσθέσετε σύνολα.
Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την ομαδοποίηση, την ταξινόμηση και τα σύνολα, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία αναφοράς σύνοψης ή ομαδοποιημένης αναφοράς.
Επισήμανση δεδομένων με μορφοποίηση υπό όρους
Η Access περιλαμβάνει εργαλεία για την επισήμανση δεδομένων σε μια αναφορά. Μπορείτε να προσθέσετε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους για κάθε στοιχείο ελέγχου ή ομάδα στοιχείων ελέγχου και, στις αναφορές προγράμματος-πελάτη, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ράβδους δεδομένων για να συγκρίνετε δεδομένα.
Για να προσθέσετε μορφοποίηση υπό όρους σε στοιχεία ελέγχου:
-
Κάντε δεξί κλικ στην αναφορά στο παράθυρο περιήγησης και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης.
-
Επιλέξτε τα απαιτούμενα στοιχεία ελέγχου και στην καρτέλα Μορφή, στην ομάδα Μορφοποίηση στοιχείων ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους.
Συμβουλή: Για να επιλέξετε πολλά στοιχεία ελέγχου, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και επιλέξτε τα στοιχεία ελέγχου.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία κανόνα.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Νέος κανόνας μορφοποίησης, επιλέξτε μια τιμή στην περιοχή Επιλογή τύπου κανόνα:
-
Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που αξιολογείται μεμονωμένα για κάθε εγγραφή, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος τιμών στην τρέχουσα εγγραφή ή χρήση μιας παράστασης.
-
Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που συγκρίνει τις εγγραφές μεταξύ τους χρησιμοποιώντας ράβδους δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Σύγκριση με άλλες εγγραφές.
-
-
Στην περιοχή Επεξεργασία της περιγραφής κανόνα, καθορίστε τον κανόνα σχετικά με το πότε θα εφαρμόζεται η μορφοποίηση, καθώς και τι είδος μορφοποίησης θα πρέπει να εφαρμόζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
-
Για να δημιουργήσετε πρόσθετο κανόνα για το ίδιο στοιχείο ελέγχου ή την ομάδα στοιχείων ελέγχου, επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία από το βήμα 4.
Προσαρμογή χρώματος και γραμματοσειράς
Δοκιμάσετε μια επιλογή Θέμα εφαρμογής για να προσαρμόσετε το χρώμα και τη γραμματοσειρά.
-
Ανοίξτε μια αναφορά σε προβολή διάταξης κάνοντας δεξί κλικ σε αυτή από το παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Προβολή διάταξης.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση διάταξης έκθεσης , κάντε κλικ στην επιλογή Θέματα και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από τα διάφορα θέματα στη συλλογή για να κάνετε προεπισκόπηση των εφέ. Κάντε κλικ σε ένα θέμα για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε την έκθεσή σας.
-
Χρησιμοποιήστε τη συλλογή χρωμάτων ή τη συλλογή γραμματοσειρών για να ορίσετε ξεχωριστά χρώματα και γραμματοσειρές.
Προσθήκη λογότυπου ή εικόνας φόντου
Μπορείτε να προσθέσετε ένα λογότυπο ή εικόνα φόντου σε μια έκθεση και εάν ενημερώσετε την εικόνα, η ενημέρωση θα γίνεται αυτόματα κάθε φορά που θα χρησιμοποιείται η εικόνα στη βάση δεδομένων.
Για την προσθήκη ή την κατάργηση μιας εικόνας:
-
Στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση και επιλέξτε Προβολή διάταξης.
-
Στην έκθεση, κάντε κλικ στη θέση όπου θέλετε να προσθέσετε την εικόνα και στην καρτέλα Σχεδίαση διάταξης έκθεσης , στην ομάδα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο , κάντε κλικ στην επιλογή Λογότυπο.
-
Περιηγηθείτε στην εικόνα και κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα. Η Access προσθέτει την εικόνα στην έκθεσης.
-
Για να καταργήσετε την εικόνα, κάντε δεξί κλικ στην εικόνα και επιλέξτε "Διαγραφή" από το μενού συντόμευσης.
Για την προσθήκη εικόνας φόντου:
-
Στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση και επιλέξτε Προβολή διάταξης.
-
Στην καρτέλα Μορφή, στην ομάδα Φόντο, κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα φόντου.
-
Επιλέξτε μια εικόνα από τη λίστα Συλλογή εικόνων ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση, επιλέξτε μια εικόνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης
Προεπισκόπηση έκθεσης
-
Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο Παράθυρο περιήγησης και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές της καρτέλας Προεπισκόπηση εκτύπωσης, για να κάνετε κάποιο από τα εξής:
-
Εκτύπωση της έκθεσης
-
Προσαρμογή μεγέθους ή διάταξης σελίδας
-
Μεγέθυνση ή σμίκρυνση ή προβολή πολλών σελίδων ταυτόχρονα
-
Ανανέωση των δεδομένων της έκθεσης
-
Εξαγωγή έκθεσης σε άλλη μορφή αρχείου.
-
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο προεπισκόπησης εκτύπωσης
Εκτύπωση έκθεσης
Για να εκτυπώσετε μια έκθεση χωρίς να την προβάλετε σε προεπισκόπηση:
-
Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο Παράθυρο περιήγησης και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση. Η έκθεση αποστέλλεται στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή.
Σημείωση: Αν επιλέξετε την έκθεση από το παράθυρο περιήγησης και επιλέξτε το στοιχείο Εκτύπωση από την καρτέλα Αρχείο, μπορείτε να επιλέξετε πρόσθετες επιλογές εκτύπωσης όπως είναι ο αριθμός των σελίδων και των αντιγράφων και να ορίσετε έναν εκτυπωτή.
-
Για να ανοίξετε ένα παράθυρο διαλόγου από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε εκτυπωτή, να καθορίσετε τον αριθμό των αντιγράφων κ.ο.κ., επιλέξτε Εκτύπωση.
-
