Χρήση ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για τη μεταφορά δεδομένων από το Excel σε βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access

Σε αυτό το θέμα

• Προετοιμασία του φύλλου εργασίας του Excel για εισαγωγή ή σύνδεση

• Προετοιμασία της βάσης δεδομένων προορισμού της Access για εισαγωγή

• Εισαγωγή των δεδομένων

• Δημιουργία σύνδεσης προς δεδομένα στο Excel

  • Εκκίνηση του Οδηγού σύνδεσης υπολογιστικών φύλλων

    • Άνοιγμα του βιβλίου εργασίας του Excel στην Access

    • Χρήση του παραθύρου διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Υπολογιστικό φύλλο του Excel"

  • Χρήση του Οδηγού σύνδεσης υπολογιστικών φύλλων για τη δημιουργία σύνδεσης σε δεδομένα του Excel

Προετοιμασία του φύλλου εργασίας Excel για εισαγωγή ή σύνδεση

Προτού μεταφέρετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας Excel στο Access, αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξετάσετε το φύλλο εργασίας και να αποφασίσετε πώς θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα από αυτό.

• Αποφασίστε εάν θέλετε να συνδεθείτε ή να εισαγάγετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας ή μόνο ένα τμήμα του. Εάν θέλετε να μεταφέρετε μόνο ένα τμήμα ενός φύλλου εργασίας σε Access, μπορείτε να ορίσετε μια καθορισμένη περιοχή που περιλαμβάνει μόνο τα κελιά που θέλετε να μεταφέρετε. Για οδηγίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για το όνομα ενός κελιού ή μιας περιοχής δεδομένων στο Excel.

• Βεβαιωθείτε ότι το φύλλο εργασίας Excel είναι σε επίπεδη μορφή αρχείου, έτσι ώστε ο οδηγός να μπορεί εύκολα να χειριστεί τα δεδομένα σε αυτό. Για παράδειγμα, διορθώστε πιθανές τιμές σφάλματος, καταργήστε περιττές κενές στήλες και γραμμές και ελέγξτε ότι κάθε στήλη περιέχει τον ίδιο τύπο δεδομένων σε κάθε γραμμή. Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προετοιμασίας για εισαγωγή ή σύνδεση, ανατρέξτε στις ενότητες "Προετοιμασία του φύλλου εργασίας", "Προετοιμασία των δεδομένων του Excel" και "Αντιμετώπιση προβλημάτων με τιμές που λείπουν ή εσφαλμένες τιμές" στο θέμα Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Προετοιμασία της βάσης δεδομένων προορισμού Access για εισαγωγή

Πριν από την εισαγωγή δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας Excel, αφιερώστε λίγο χρόνο για να ελέγξετε ότι η βάση δεδομένων προορισμού Access είναι έτοιμη για την εισαγωγή και να αποφασίσετε πώς θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα εισαγωγής.

• Βεβαιωθείτε ότι ο προορισμός Access βάση δεδομένων δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε δικαιώματα για να κάνετε αλλαγές στη βάση δεδομένων.

• Αποφασίστε εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε έναν νέο ή υπάρχοντα πίνακα:

  • Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, Access δημιουργεί έναν πίνακα και προσθέτει τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί σε αυτόν τον πίνακα. Εάν υπάρχει ήδη ένας πίνακας με το καθορισμένο όνομα, Access αντικαθιστά τα περιεχόμενα του πίνακα με τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί.

  • Εάν επιλέξετε να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, οι γραμμές στο φύλλο εργασίας Excel προσαρτώνται στον καθορισμένο πίνακα.

• Εάν αποφασίσετε να προσαρτήσετε τα Excel δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα Access, βεβαιωθείτε ότι η δομή και οι ρυθμίσεις πεδίου στα δεδομένα προέλευσης στο Excel ταιριάζουν με εκείνες του πίνακα προορισμού στο Access. Για να ανοίξετε τον πίνακα Access στην Προβολή σχεδίασης για έλεγχο, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+H, W, D. Ελέγξτε τον πίνακα με τη λίστα ελέγχου στην ενότητα "Προετοιμασία της βάσης δεδομένων προορισμού", βήμα 2, στο θέμα Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Εισαγωγή των δεδομένων

Κατά την εισαγωγή δεδομένων, Access δημιουργεί ένα αντίγραφο των δεδομένων σε έναν νέο ή υπάρχοντα πίνακα χωρίς να αλλάζει η προέλευση Excel φύλλο εργασίας.

1. Εάν το βιβλίο εργασίας Excel προέλευσης είναι ανοιχτό, κλείστε το.

2. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προορισμού Access όπου θα αποθηκευτούν τα δεδομένα εισαγωγής.

   : Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+F, N, L.

3. Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Υπολογιστικό φύλλο του Excel , κάντε ένα από τα εξής, ανάλογα με την έκδοση Access που χρησιμοποιείτε:

   • Στην έκδοση συνδρομής Microsoft 365 ή Access 2019, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+X, N, 1, στη συνέχεια F και X.

   • Στο Access 2016, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+X για να μεταβείτε στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα . Πατήστε το πλήκτρο Tab μέχρι να φτάσετε στην ομάδα Εισαγωγή & Σύνδεση , πατήστε το πλήκτρο δεξιού βέλους μέχρι να ακούσετε "Excel " και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

4. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Υπολογιστικό φύλλο του Excel . Κάντε ένα από τα εξής για να καθορίσετε το αρχείο Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε:

   • Για να μετακινήσετε την εστίαση στο πεδίο κειμένου Όνομα αρχείου , πατήστε το πλήκτρο F και, στη συνέχεια, επικολλήστε ή πληκτρολογήστε τη διαδρομή προς το αρχείο Excel.

   • Για να αναζητήσετε το αρχείο, πατήστε το πλήκτρο R. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου . Μεταβείτε στο αρχείο που θέλετε και, όταν είστε στο αρχείο, πατήστε το πλήκτρο Enter για να το επιλέξετε.

5. Για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αποθηκεύονται τα δεδομένα εισαγωγής, κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, πατήστε το πλήκτρο I για να μετακινηθείτε και επιλέξτε Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων . Θα σας ζητηθεί να δώσετε ένα όνομα για αυτόν τον πίνακα αργότερα.

   • Εάν θέλετε να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, πατήστε το πλήκτρο A για να μετακινηθείτε και να επιλέξετε Προσάρτηση αντιγράφου των εγγραφών στον πίνακα . Για να επιλέξετε τον πίνακα, πατήστε το πλήκτρο Tab μία φορά. Η εστίαση μετακινείται στη λίστα πινάκων. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος για να αναπτύξετε τη λίστα, πατήστε το πλήκτρο επάνω ή κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε τον πίνακα που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter για να τον επιλέξετε. Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, εάν η βάση δεδομένων δεν έχει πίνακες.

6. Πατήστε το πλήκτρο Tab μέχρι να φτάσετε στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Ξεκινά ο Οδηγός εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων .

   : Εάν το πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης δεν διαβάσει αυτόματα τα παράθυρα του οδηγού, πατήστε το πλήκτρο SR+W.

7. Εάν το βιβλίο εργασίας Excel προέλευσης έχει μόνο ένα φύλλο εργασίας και όχι περιοχές, μπορείτε να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα. Εάν το βιβλίο εργασίας περιέχει περισσότερα από ένα φύλλα εργασίας ή καθορισμένες περιοχές, κάντε ένα από τα εξής για να επιλέξετε το φύλλο εργασίας ή την περιοχή προς εισαγωγή:

   • Για να επιλέξετε ένα φύλλο εργασίας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Θ, πατήστε το πλήκτρο Tab μία φορά, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το φύλλο εργασίας που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter για να το επιλέξετε.

   • Για να επιλέξετε μια καθορισμένη περιοχή, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+R, πατήστε το πλήκτρο Tab μία φορά, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε την περιοχή που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter για να την επιλέξετε.

8. Ανοίγει το επόμενο παράθυρο του οδηγού. Εάν η πρώτη γραμμή του φύλλου εργασίας ή της περιοχής προέλευσης περιέχει τα ονόματα των πεδίων, πατήστε το πλήκτρο I για να μετακινηθείτε και να επιλέξετε την επιλογή Η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλών . Πατήστε το πλήκτρο Enter για να μετακινήσετε την εστίαση στο επόμενο παράθυρο του οδηγού. Εάν προσαρτάτε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, μπορείτε να προχωρήσετε στο βήμα 12.

9. Στο παράθυρο του νέου οδηγού, μπορείτε να καθορίσετε πληροφορίες σχετικά με κάθε πεδίο που εισάγετε, εάν είναι απαραίτητο. Επιλέγεται το πρώτο πεδίο στο φύλλο εργασίας ή την περιοχή. Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

   • Για να αλλάξετε το όνομα του τρέχοντος πεδίου, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+M και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.

   • Για να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων του πεδίου, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+T. Η εστίαση μετακινείται στη λίστα Τύπος δεδομένων . Για να αναπτύξετε τη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος. Πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε την τιμή που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Tab μία φορά.

   • Για να αλλάξετε εάν το πεδίο έχει ευρετήριο ή όχι, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ι. Θα ακούσετε την τρέχουσα τιμή. Για να αναπτύξετε τη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος. Πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε την τιμή που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Tab μία φορά.

   • Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε το τρέχον πεδίο, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+S για να μετακινηθείτε και επιλέξτε Το πεδίο Να μην εισαχθεί .

10. Για να επιλέξετε ένα άλλο πεδίο, πατήστε το πλήκτρο F6 μέχρι να ακούσετε "Παράθυρο" και, στη συνέχεια, ζητήστε από ένα συνάδελφο να σας βοηθήσει να επιλέξετε το πεδίο που θέλετε. Τροποποιήστε τα πεδία όπως περιγράφεται στο βήμα 9. Όταν τελειώσετε, πατήστε το πλήκτρο Enter για να μετακινηθείτε στο επόμενο παράθυρο του οδηγού.

11. Προσθέστε ένα πρωτεύον κλειδί για τον νέο πίνακα. Το πρωτεύον κλειδί προσδιορίζει τις εγγραφές στον πίνακά σας, ώστε να μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα πιο γρήγορα. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να επιτρέψετε Access προσθέσετε το πρωτεύον κλειδί, πατήστε το πλήκτρο A.

    • Για να επιλέξετε το δικό σας πρωτεύον κλειδί, πατήστε το πλήκτρο C. Για να ορίσετε το πλήκτρο που θα χρησιμοποιηθεί, πατήστε το πλήκτρο Tab μία φορά. Η εστίαση μετακινείται στη λίστα πλήκτρων. Για να αναπτύξετε τη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος. Πατήστε το πλήκτρο επάνω ή κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το πλήκτρο που θέλετε.

    • Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε πρωτεύοντα πλήκτρα, πατήστε το πλήκτρο O.

    Για να μετακινηθείτε στο τελευταίο παράθυρο του οδηγού, πατήστε το πλήκτρο Enter.

12. Ανοίγει το τελευταίο παράθυρο του οδηγού. Η εστίαση είναι στο πλαίσιο Εισαγωγή στον πίνακα και θα ακούσετε το τρέχον όνομα του πίνακα προορισμού. Εάν θέλετε να αλλάξετε το όνομα του πίνακα, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter για να οριστικοποιήσετε την εισαγωγή.

    : Εάν ακούσετε μια ειδοποίηση ότι ο πίνακας υπάρχει ήδη και θέλετε να αντικαταστήσετε τον υπάρχοντα πίνακα με τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί, πατήστε το πλήκτρο Y. Εάν θέλετε να μετονομάσετε τον πίνακα, πατήστε το πλήκτρο N. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+I για να μετακινήσετε την εστίαση πίσω στο πλαίσιο Εισαγωγή στον πίνακα , πληκτρολογήστε ένα άλλο όνομα πίνακα και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

13. Εάν η εισαγωγή ολοκληρώθηκε πλήρως ή μερικώς επιτυχής, Access εμφανίζει την κατάσταση εισαγωγής. Access σάς ζητά επίσης να αποθηκεύσετε τα βήματα εισαγωγής για να τα επαναλάβετε γρήγορα χωρίς τον οδηγό εισαγωγής. Για να ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+V. Για να ονομάσετε τα βήματα εισαγωγής, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Α και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λειτουργία εισαγωγής. Για να αποθηκεύσετε τα βήματα εισαγωγής, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+S. Εάν η εισαγωγή αποτύχει, θα ακούσετε τη φράση "Παρουσιάστηκε σφάλμα κατά την εισαγωγή του αρχείου" και έπειτα το όνομα του αρχείου. Πατήστε το πλήκτρο Enter για να κλείσετε το μήνυμα ειδοποίησης.

Δημιουργία σύνδεσης προς δεδομένα στο Excel

Χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό σύνδεσης υπολογιστικών φύλλων" για να δημιουργήσετε μια σύνδεση από μια βάση δεδομένων Access σε δεδομένα στο Excel, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία υποβολής ερωτημάτων και αναφοράς στο Access χωρίς να χρειάζεται να διατηρείτε αντίγραφο των δεδομένων Excel στη βάση δεδομένων σας.

Όταν συνδέεστε με ένα φύλλο εργασίας Excel ή μια καθορισμένη περιοχή, Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα που συνδέεται με τα κελιά προέλευσης. Οι αλλαγές που κάνετε στα κελιά προέλευσης στο Excel εμφανίζονται στο συνδεδεμένο πίνακα στο Access. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του αντίστοιχου πίνακα στο Access. Εάν θέλετε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε δεδομένα, πρέπει να κάνετε τις αλλαγές στο αρχείο προέλευσης Excel.

Μια βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει πολλούς συνδεδεμένους πίνακες.

Δείτε επίσης

Χρήση ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για τη δημιουργία πινάκων σε βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access

Χρήση ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για τη δημιουργία ερωτήματος σε βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access

Χρήση ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για τη δημιουργία φόρμας σε βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access

Χρήση ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για την εξαγωγή ενός πίνακα της Access σε ένα αρχείο κειμένου

Συντομεύσεις πληκτρολογίου για την Access

Ρύθμιση της συσκευής σας για λειτουργία με προσβασιμότητα στο Microsoft 365

Τεχνική υποστήριξη για πελάτες με ειδικές ανάγκες

Η Microsoft θέλει να προσφέρει την καλύτερη δυνατή εμπειρία για όλους τους πελάτες της. Εάν είστε άτομο με ειδικές ανάγκες ή έχετε απορίες σχετικά με την προσβασιμότητα, επικοινωνήστε με το Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες της Microsoft, για να λάβετε τεχνική βοήθεια. Η ομάδα υποστήριξης του Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες είναι καταρτισμένη στη χρήση πολλών δημοφιλών τεχνολογιών υποβοήθησης, ενώ μπορεί να παρέχει βοήθεια στα Αγγλικά, στα Ισπανικά, στα Γαλλικά και στην αμερικανική νοηματική γλώσσα. Για να βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας για την περιοχή σας, μεταβείτε στην τοποθεσία του Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες της Microsoft.

Εάν είστε χρήστης από έναν δημόσιο, εμπορικό ή εταιρικό οργανισμό, επικοινωνήστε με το Answer Desk για ειδικές ανάγκες για επιχειρήσεις.