Βίντεο: Αντιγραφή δεδομένων από το Excel

Δοκιμάστε το!

Επωφεληθείτε από τη βελτιωμένη επεξεργασία, την ισχυρή υποβολή ερωτημάτων και τις χρήσιμες δυνατότητες αναφοράς στην Access, αντιγράφοντας δεδομένα από ένα Excel υπολογιστικό φύλλο. Τοποθετήστε τα δεδομένα σας σε έναν υπάρχοντα πίνακα ή σε έναν νέο, κενό πίνακα.

Προτού αντιγράψετε δεδομένα, βεβαιωθείτε ότι είναι συνεπή και δομημένα, ώστε να αντιγράφονται καθαρά.

Εκκαθάριση των δεδομένων σας

• Όλα τα δεδομένα σε μια στήλη πρέπει να έχουν τον ίδιο τύπο και θα πρέπει να έχουν παρόμοια μορφή. Για παράδειγμα, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι αριθμοί τηλεφώνου περιλαμβάνουν έναν κωδικό περιοχής, αλλά όχι πρόθεμα χώρας, όλες οι διευθύνσεις περιλαμβάνουν πόλη και πολιτεία, αλλά όχι χώρα και όλες οι τιμές περιλαμβάνουν σεντ, ακόμα και αν παρατίθενται .00.

• Καταργήστε τυχόν δευτερεύουσες επικεφαλίδες, γραμμές σύνοψης ή σχολίου και κενές γραμμές.

  : Εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε τα ξανά αργότερα, χρησιμοποιώντας την ομαδοποίηση και το σύνολο ερωτημάτων και αναφορών της Access.

  Εάν κάνετε επικόλληση των δεδομένων σε έναν υπάρχοντα πίνακα της Access, βεβαιωθείτε ότι το υπολογιστικό φύλλο σας έχει τον ίδιο αριθμό στηλών —με την ίδια σειρά— με τον πίνακα της Access. (Από την άλλη πλευρά, εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα της Access με αυτά τα δεδομένα, ονομάστε και παραγγείλετε τις στήλες όπως προτιμάτε.)

  : Είναι καλή πρακτική στη βάση δεδομένων να παρατίθενται κάθε διακριτό τμήμα πληροφοριών στη δική του στήλη. Για παράδειγμα, διαχωρίστε το όνομα και το επώνυμο σε διαφορετικές στήλες και διαχωρίστε την ταχυδρομική διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα.

Προσθήκη Excel δεδομένων σε νέο πίνακα

1. Επιλέξτε και αντιγράψτε τα δεδομένα Excel που θέλετε να προσθέσετε στον πίνακα.

2. Στην Access, επιλέξτε "Κεντρική" > "Επικόλληση".

3. Για να υποδείξετε εάν η πρώτη γραμμή των δεδομένων σας περιέχει επικεφαλίδες στηλών, επιλέξτε "Ναι" ή "Όχι".

4. Εάν θέλετε, μετονομάστε τον πίνακα και τα πεδία.

Προσθήκη Excel δεδομένων σε έναν υπάρχοντα πίνακα

1. Επιλέξτε και αντιγράψτε τα δεδομένα Excel που θέλετε να προσθέσετε στον πίνακα.

2. Στην Access, ανοίξτε τον πίνακα στον οποίο θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα.

3. Στο τέλος του πίνακα, επιλέξτε μια κενή γραμμή.

4. Επιλέξτε "Κεντρική" > "Επικόλληση" > "Επικόλληση προσάρτησης".

Όταν αντιγράφετε Excel δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access, τα αρχικά δεδομένα Excel παραμένουν αμετάβλητα.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Μετακίνηση δεδομένων από Excel στην Access

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook