Βέλτιστες πρακτικές για Σύνταξη από κοινού στο Excel

Συχνή ενημέρωση της εγκατάστασης του Excel 

Εργαζόμαστε συνεχώς για να βελτιώσουμε την εμπειρία σύνταξης από κοινού. Εξασφαλίζοντας ότι έχετε τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις, θα έχετε πρόσβαση στις πιο πρόσφατες δυνατότητες και θα είναι λιγότερο πιθανό να αντιμετωπίσετε σφάλματα. Σύνταξη από κοινού λειτουργεί καλύτερα όταν όλοι μπορούν να δουν τις αλλαγές που έγιναν σε πραγματικό χρόνο.

Τρόπος εγκατάστασης ενημερώσεων για το Microsoft Office στα Windows

Τρόπος εγκατάστασης ενημερώσεων για το Microsoft Office σε macOS 

Χρήση της Αυτόματης αποθήκευσης 

Οι δυνατότητες σύνταξης από κοινού λειτουργούν καλύτερα όταν είναι ενεργοποιημένη η Αυτόματη αποθήκευση. Για τα βιβλία εργασίας που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive ή το SharePoint, είναι ενεργοποιημένα από προεπιλογή. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές χωρίς να τις αποθηκεύσετε ή να τις κάνετε ορατές σε άλλους χρήστες, δοκιμάστε να ανοίξετε το βιβλίο εργασίας σας σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση. Εάν εσείς ή οι συντάκτες σας κάνετε τακτικά προσωρινές αλλαγές σε ένα βιβλίο εργασίας, μπορείτε επίσης να ορίσετε την επιλογή Πάντα άνοιγμα μόνο για ανάγνωση για να αποτρέψετε την αποθήκευση των αλλαγών στο αρχικό βιβλίο εργασίας. 

Τρόπος ενεργοποίησης της Αυτόματης αποθήκευσης

Εκ νέου άνοιγμα όταν σας ζητηθεί

Για να διατηρήσετε το αρχείο σας ενημερωμένο με τις πιο πρόσφατες αλλαγές σύνταξης από κοινού, κάντε κλικ στην επιλογή "Εκ νέου άνοιγμα" όποτε σας ζητηθεί.

Επιτρέψτε στο OneDrive ή το SharePoint να διαχειρίζεται τα αρχεία σας 

Εάν μετακινήσετε ή διαγράψετε αρχεία στο OneDrive ή το SharePoint, ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμα στους συντάκτες από κοινού. 

Χρήση σχολίων αντί για "Σημειώσεις", όπου αυτό είναι δυνατό 

Τα σχόλια είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να έχετε μια συνομιλία με νήματα σχετικά με το περιεχόμενό σας. Η δυνατότητα προσθήκης ετικετών στους χρήστες τους καθιστά ακόμη πιο χρήσιμους.

Αφήστε το Excel να δημιουργήσει τους πίνακές σας για εσάς 

Οι πίνακες είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να οργανώσετε τα δεδομένα σε ευανάγνωστη μορφή. Τα ενσωματωμένα εργαλεία δημιουργίας πίνακα του Excel μπορούν να σας βοηθήσουν να τα δημιουργήσετε στη στιγμή.  Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους πίνακες στο Excel, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση πινάκων του Excel.

Επεξεργασία μακροεντολών ή κώδικα VBA μόνο κατά την εργασία

Η πραγματοποίηση αλλαγών στις μακροεντολές ή τον κώδικα VBA ενός βιβλίου εργασίας κατά τη σύνταξη από κοινού μπορεί να οδηγήσει σε διακοπές για άλλους χρήστες που έχουν ανοιχτό το βιβλίο εργασίας ταυτόχρονα. Η εκτέλεση συναρτήσεων ή μακροεντολών VBA κατά τη σύνταξη από κοινού είναι μια χαρά, αλλά συνιστάται να τις συντάσσετε ή να τις επεξεργάζεστε όταν δεν συντάσσετε από κοινού με άλλους χρήστες. Γνωρίζετε εάν υπάρχουν άλλα άτομα στο αρχείο εάν βλέπετε εικόνες ατόμων στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του Excel. Μπορεί επίσης να δείτε τα αρχικά τους ή ένα "G" που σημαίνει επισκέπτης.

Χρησιμοποιήστε ετικέτες ευαισθησίας για να διατηρήσετε ασφαλείς τις πληροφορίες 

Οι ετικέτες ευαισθησίας είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρείτε ασφαλείς τις πληροφορίες, όπως τα στοιχεία των πελατών ή των υπαλλήλων. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την αυτόματη εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας. Η σύνταξη από κοινού δεν είναι διαθέσιμη για έγγραφα που προστατεύονται με Δικαιώματα πληροφοριών (IRM) ή Υπηρεσία διαχείρισης δικαιωμάτων (RMS).