Microsoft 365 μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να προτείνουν ή να εφαρμόσουν αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας σε ένα αρχείο ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν περιλαμβάνει ευαίσθητες εταιρικές ή προσωπικές πληροφορίες, όπως αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, αριθμούς πιστωτικών καρτών ή αριθμούς τραπεζικών λογαριασμών. Αυτό σας βοηθά να διατηρείτε τα αρχεία και τα μηνύματά σας σε συμμόρφωση με τις πολιτικές προστασίας πληροφοριών του οργανισμού σας, ακόμα και αν δεν έχετε εφαρμόσει μια ετικέτα ευαισθησίας με μη αυτόματο τρόπο.
Σημείωση: Εάν είστε διαχειριστής IT και αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων αυτής της δυνατότητας, ανατρέξτε στο θέμα Αυτόματη εφαρμογή ετικέτας ευαισθησίας στο περιεχόμενο.
Πώς Microsoft 365 εφαρμόζει ή συνιστά αυτόματα τις ετικέτες ευαισθησίας
Σημαντικό: Οι αυτόματες ετικέτες ευαισθησίας ρυθμίζονται από τον οργανισμό σας. Ενδέχεται να έχετε την επιλογή να τις αλλάξετε ανά αρχείο, αλλά δεν θα μπορείτε να τις απενεργοποιήσετε πλήρως.
Για πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα αυτής της δυνατότητας σε διαφορετικές Microsoft 365 εφαρμογές και πλατφόρμες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ετικετών ευαισθησίας στις εφαρμογές του Office.
Word, Excel καιPowerPoint
Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια Συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που εφαρμόστηκε, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας.
Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που συνιστάται, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας. Επιλέξτε Εφαρμογή ευαισθησίας για να εφαρμόσετε την προτεινόμενη ετικέτα ή επιλέξτε X για να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής χωρίς να την εφαρμόσετε.
Για να καταργήσετε ευαίσθητο περιεχόμενο αντί να εφαρμόσετε την ετικέτα ευαισθησίας
Στο Word, το ευαίσθητο περιεχόμενο που ενεργοποίησε τη σύσταση ετικέτας ευαισθησίας επισημαίνεται με κόκκινη υπογράμμιση και ροζ επισήμανση.
Εάν το κουμπί Εμφάνιση ευαίσθητου περιεχομένου εμφανίζεται στη Συμβουλή πολιτικής , μπορείτε να δείτε όλο το ευαίσθητο περιεχόμενο ταυτόχρονα επιλέγοντάς το.
Σημείωση: Προς το παρόν, αυτό δεν είναι διαθέσιμο στους πελάτες του καναλιού Semi-Annual του Word για Microsoft 365.
Με αυτόν τον τρόπο ανοίγει το παράθυρο Πρόγραμμα επεξεργασίας, το οποίο εμφανίζει μια επισκόπηση του ευαίσθητου περιεχομένου στο έγγραφο, καθώς και τις συνήθεις προτάσεις διόρθωσης και βελτίωσης. Επιλέγοντας μια ευαίσθητη κατηγορία περιεχομένου, όπως "Αριθμός πιστωτικής κάρτας", μπορείτε να εξετάσετε και να καταργήσετε όλες τις εμφανίσεις ευαίσθητου περιεχομένου χρησιμοποιώντας το παράθυρο Πρόγραμμα επεξεργασίας ή το μενού περιβάλλοντος.
Outlook
Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια Συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που εφαρμόστηκε, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας.
Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που συνιστάται, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας. Επιλέξτε Εφαρμογή ευαισθησίας για να εφαρμόσετε την ετικέτα ή επιλέξτε X για να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.
Word, Excel και PowerPoint
Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια Συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που εφαρμόστηκε.
Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια Συμβουλή πολιτικήςμε το όνομα της ετικέτας που συνιστάται. Επιλέξτε Αλλαγή τώρα για να εφαρμόσετε την προτεινόμενη ετικέτα ή επιλέξτε Xγια να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.
Σημείωση: Η αυτόματη σήμανση και οι προτάσεις στο Excel για Mac λειτουργούν μόνο εάν το βιβλίο εργασίας είναι αποθηκευμένο στο OneDrive ή το SharePoint.
Outlook
Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή με το όνομα της ετικέτας που εφαρμόστηκε.
Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή με το όνομα της ετικέτας που συνιστάται. Επιλέξτε Αλλαγή ευαισθησίας για να εφαρμόσετε την προτεινόμενη ετικέτα ή επιλέξτε Ματαίωση για να κλείσετε τη μύτη χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.
Word, Excel και PowerPoint
Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια Συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που εφαρμόστηκε.
Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια Συμβουλή πολιτικήςμε το όνομα της ετικέτας που συνιστάται. Επιλέξτε Αλλαγή τώρα για να εφαρμόσετε την προτεινόμενη ετικέτα ή επιλέξτε Xγια να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.
Outlook στο web
Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή με το όνομα της ετικέτας που εφαρμόστηκε.
Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή με το όνομα της ετικέτας που συνιστάται. Επιλέξτε Αλλαγή ευαισθησίας για να εφαρμόσετε την προτεινόμενη ετικέτα ή επιλέξτε Ματαίωση για να κλείσετε τη μύτη χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.
Επιλέξτε μια επικεφαλίδα παρακάτω για περισσότερες πληροφορίες
Microsoft 365 δεν θα εφαρμόσει αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας εάν:
-
Μια ετικέτα ευαισθησίας έχει εφαρμοστεί με μη αυτόματο τρόπο στο αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Το αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ήδη μια ετικέτα με μεγαλύτερη ευαισθησία από την ετικέτα που θα είχε εφαρμοστεί αυτόματα.
Microsoft 365 δεν θα προτείνει ετικέτα ευαισθησίας εάν:
-
Το αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ήδη μια ετικέτα ευαισθησίας ίσης ή υψηλότερης ευαισθησίας από την ετικέτα που θα συνιστάται.
-
Στα Word, Excel και PowerPoint, ο εντοπισμός ξεκινά αυτόματα όταν ανοίγετε ένα έγγραφο και συνεχίζει στο παρασκήνιο κατά την επεξεργασία.
-
Στο Outlook για Windows, ο εντοπισμός ξεκινά αυτόματα κατά τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος ή απαντάτε ή προωθείτε ένα υπάρχον μήνυμα.
-
Στο Outlook στο web, ο εντοπισμός γίνεται όταν αποθηκεύεται ένα πρόχειρο μήνυμα.
Σημείωση: Επειδή αυτή η δυνατότητα αναλύει τα δεδομένα σας με μια υπηρεσία microsoft 365, ενδέχεται να σας απασχολεί η ασφάλεια των δεδομένων σας. Μπορείτε να διαβάσετε το άρθρο Συνδεδεμένες εμπειρίες στο Office για περισσότερες λεπτομέρειες.
Πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες συνθήκες για ναMicrosoft 365 να εφαρμόσετε αυτόματα ή να προτείνετε μια ετικέτα ευαισθησίας:
-
Έχετε εκχωρηθεί μία από τις ακόλουθες άδειες χρήσης:
-
Office 365 E5
-
Microsoft 365 E5 ή Συμμόρφωση Microsoft 365 E5
-
Προστασία πληροφοριών Azure Premium P2
-
-
Είστε συνδεδεμένοι στο Internet.
-
Microsoft 365 έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει τη χρήση συνδεδεμένων εμπειριών στο Office που αναλύουν περιεχόμενο.
-
Χρησιμοποιείτε μια έκδοση του Office που υποστηρίζει αυτόματη και συνιστώμενη ετικέτα ευαισθησίας.
-
Ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους των συνθηκών που ενεργοποιούν αυτήν τη δυνατότητα και έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους για την αυτόματη εφαρμογή ή τη σύσταση της ετικέτας ευαισθησίας.
-
Microsoft 365 δεν εμποδίζει τους χρήστες να αποθηκεύουν ή να κλείνουν αρχεία ή να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τον εντοπισμό ευαίσθητων όρων. Αυτό σημαίνει ότι είναι πιθανό να μην είναι πάντα δυνατή η ολοκλήρωση της αυτόματης ετικέτας ευαισθησίας.Για πρόσθετη κάλυψη, οι διαχειριστές θα πρέπει να ρυθμίζουν τις παραμέτρους αυτόματης ετικέτας ευαισθησίας για περιεχόμενο σε κατάσταση αδράνειας με τον σαρωτή Azure Προστασία πληροφοριών και την Ασφάλεια εφαρμογών cloud της Microsoft.
-
Στο Excel, ένα υποσύνολο περιεχομένου εξετάζεται για αξιολόγηση. Προς το παρόν, θα λαμβάνονται υπόψη περιεχόμενο έως 150K κελιών για τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο cloud και 150K για τα τοπικά αρχεία και η σύσταση ή η αυτόματη εφαρμογή ετικετών δεν υποστηρίζεται για αρχεία που υπερβαίνουν αυτά τα όρια.
-
Δεν θα εντοπιστούν ευαίσθητες πληροφορίες που περιέχονται σε ορισμένα αντικείμενα. Μερικά παραδείγματα:
-
Γραφή
-
Ενσωματωμένα αρχεία
-
Αντικείμενα εκτός από κελιά, όπως Συγκεντρωτικοί Πίνακες ή SmartArt (Excel )
-
Κελιά με τύπο ή έξοδο υπολογισμού (Excel )
-
Σχόλια, κεφαλίδες, υποσέλιδα, υποσημειώσεις, σημειώσεις τέλους και πλαίσια κειμένου (Word για το Web)
-
Σχόλια, κεφαλίδες, υποσέλιδα, υποσημειώσεις, σημειώσεις τέλους και πλαίσια κειμένου (Excel )
-
Σχήματα και SmartArt (Word )
-
Σημειώσεις (PowerPoint )
-
-
Όταν ανοίγετε ή επεξεργάζεστε ευαίσθητο περιεχόμενο, ενδέχεται να υπάρξει καθυστέρηση πριν από την αυτόματη εφαρμογή ή τη σύσταση μιας ετικέτας. Η διάρκεια της καθυστέρησης θα διαφέρει ανάλογα με την ποσότητα του περιεχομένου που υπολογίζεται και την ταχύτητα της σύνδεσής σας στο Internet και μπορεί να διαρκέσει από μερικά δευτερόλεπτα έως αρκετά λεπτά. Προσπαθούμε να μειώσουμε αυτήν την καθυστέρηση με την πάροδο του χρόνου.
-
Στην εφαρμογή υπολογιστήWord, οι ευαίσθητοι όροι σε μη αναρτημένα σχόλια δεν σαρώνονται (αυτό ισχύει μόνο για τη νέα εμπειρία σχολίων).
-
Στην εφαρμογή υπολογιστήWord, η κατάργηση ευαίσθητου περιεχομένου δεν καταργεί τον όρο από τις εντοπισμένες αλλαγές ή άλλες εκδόσεις του εγγράφου.
-
ΣτοOutlook, μόνο το μήνυμα που συντάσσεται και όχι το ιστορικό μηνυμάτων εξετάζεται στη σάρωση και η γραμμή θέματος δεν περιλαμβάνεται στη σάρωση.
Δείτε επίσης
Γνωστά προβλήματα με την αυτόματη εφαρμογή ή τη σύσταση ετικετών ευαισθησίας
Εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας στα έγγραφά σας και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσα στο Office
Αυτόματη εφαρμογή ετικέτας ευαισθησίας στο περιεχόμενο
Πώς λειτουργούν οι ετικέτες ευαισθησίας στις εφαρμογές του Office
