Importieren, Verknüpfen oder Verschieben von Daten in SharePoint

Was möchten Sie tun?

Importieren einer SharePoint-Liste
Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste
Verschieben von Daten nach SharePoint
Vorteile der Verknüpfung von Daten zwischen Access und SharePoint

Importieren einer Share-Point-Liste

Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Tabelle und kopiert die Spalten und Elemente aus der Quellliste (oder -sicht) als Felder und Datensätze in diese Tabelle. Während des Importvorgangs können Sie die Listen angeben, die Sie kopieren möchten, und Sie können für jede ausgewählte Liste angeben, ob die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Ansicht importiert werden soll. Am Ende des Importvorgangs können Sie auswählen, ob die Details des Importvorgangs als Spezifikation gespeichert werden sollen. Eine Importspezifikation unterstützt Sie beim Wiederholen des Importvorgang zu einem späteren Zeitpunkt, ohne die Schritte des Import-Assistenten erneut ausführen zu müssen.

Nachstehend finden Sie einige häufige Gründe für den Import von SharePoint-Listen in eine Access-Datenbank:

Sie möchten Daten, z. B. die Kontaktliste dauerhaft in eine Access-Datenbank verschieben, da die Daten auf der SharePoint-Website nicht mehr benötigt werden. Sie können die Liste in Access importieren und sie dann von der SharePoint-Website löschen.
In Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe wird Access verwendet. Sie werden aber bisweilen an eine SharePoint-Liste verwiesen, weil Sie zusätzliche Daten benötigen, die in die Datenbanken übergeführt werden müssen.

Führen Sie vor dem Importieren der Liste die folgenden Aktionen durch

Suchen Sie die SharePoint-Website, die die zu kopierenden Listen enthält, und notieren Sie sich die Websiteadresse.

Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http:// oder https://, gefolgt vom Namen des Servers, und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server.
Identifizieren Sie die Listen, die Sie in die Datenbank kopieren möchten, und entscheiden Sie dann, ob die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Ansicht verwendet werden soll. Sie können mehrere Listen in einem einzigen Importvorgang importieren, aber Sie können nur eine Ansicht jeder Liste importieren. Erstellen Sie bei Bedarf eine Ansicht, die nur die Spalten und Elemente enthält, die Sie interessieren.

Überprüfen Sie die Spalten in der Quellliste oder -sicht.

In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die Sie beim Importieren unterschiedlicher Elemente beachten müssen:

Element	Überlegungen
Spalten	Access importiert nur die ersten 256 Spalten, da nur 256 Felder in einer Tabelle unterstützt werden. Um dieses Problem zu vermeiden, erstellen Sie eine Ansicht der Liste in SharePoint, und fügen Sie ihr nur die gewünschten Spalten hinzu, um sicherzustellen, dass die Gesamtzahl der Spalten 256 nicht überschreitet. Verwenden Sie dann die ImportSharePointList-Makroaktion, um die beabsichtigte Ansichts-ID anzugeben.
Ordner	Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird in der Access-Tabelle zu einem Datensatz. Elemente in einem Ordner werden direkt unterhalb des Datensatzes, der dem Ordner entspricht, ebenfalls als Datensätze angezeigt.
Nachschlagespalten	Wenn eine Quellspalte Werte in einer anderen Liste sucht, importiert Access die Anzeigewerte als Teil des Felds selbst. Access importiert die gesuchte Tabelle nicht. Wenn Sie die Suche in einer anderen Tabelle neu erstellen möchten, lesen Sie Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste und Verschieben von Daten nach SharePoint.
Berechnete Spalten	Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden in ein Feld kopiert, dessen Datentyp vom Datentyp des berechneten Ergebnisses abhängt. Der Ausdruck, der die Berechnung ausführt, wird nicht kopiert.
Anlagen	Die Anlagenspalte der Liste wird in ein Feld mit dem Namen Anlagen kopiert.
Spalten mit mehreren Werten	Eine Spalte vom Typ "Auswahl" oder "Nachschlagen" kann mehrere Werte enthalten. Wenn Sie eine Spalte importieren, die mehrere Werte unterstützt, erstellt Access eine Spalte, die mehrere Werte unterstützt.
Rich-Text-Formatierung	Spalten, die Rich-Text-Formatierungen enthalten, werden in Access als Lange Text-Felder importiert. Die Eigenschaft Textformat des langen Textfelds ist auf Rich Text festgelegt, und die Formatierung wird beibehalten.
Beziehungen	Am Ende eines Importvorgangs erstellt Access nicht automatisch Beziehungen zwischen verbundenen Tabellen. Sie müssen die Beziehungen zwischen den verschiedenen neuen und vorhandenen Tabellen manuell über die Optionen auf der Registerkarte Beziehungen erstellen. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen, um die Registerkarte Beziehungen anzuzeigen.

Ermitteln Sie die Datenbank, in die Sie die Listen importieren möchten.

Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen von Daten zur Access-Datenbank verfügen. Wenn die Daten nicht in einer bestehenden Datenbank gespeichert werden sollen, erstellen Sie eine leere Datenbank.
Überprüfen Sie die Tabellen in der Datenbank.

Der Importvorgang erstellt eine Tabelle mit demselben Namen wie die SharePoint-Liste. Wenn dieser Name bereits verwendet wird, fügt Access "1" an den namen der neuen Tabelle an– z. B. für Contacts1, wenn Contacts1 ebenfalls bereits verwendet wird, erstellt Access Kontakte2 usw.

Importieren der Liste

Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden sollen. Erstellen Sie eine leere Datenbank, wenn Sie die Daten in keiner der vorhandenen Datenbanken speichern möchten.
Der Zugriff auf den Textimport-/Textverknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:
- Wenn Sie Microsoft 365, Access 2021 oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf New Data Source > From Online Services > SharePoint List.
- Wenn Sie Access 2016 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf die Schaltfläche Weitere , um eine Liste mit Optionen aufzulisten, und klicken Sie dann auf SharePoint-Liste.
Access öffnet das Dialogfeld Externe Daten abrufen – SharePoint-Website.
Geben Sie im Assistenten die Adresse der Quellwebsite an.
Wählen Sie die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank, und klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie in der vom Assistenten angezeigten Liste die Listen aus, die Sie importieren möchten.

Hinweis Sie können Verknüpfungen zu SharePoint-Bibliotheken herstellen, aber Sie können nur Dokumente in SharePoint hinzufügen.
Wählen Sie in der Spalte Zu importierende Elemente die gewünschte Sicht für die ausgewählten Listen aus.
Mit dem Kontrollkästchen Anzeigewerte importieren statt IDs für Felder, mit denen in einer anderen Liste gespeicherte Werte nachgeschlagen werden wird gesteuert, welche Daten für Nachschlagespalten in den ausgewählten Listen importiert werden. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Um die Anzeigewerte als Bestandteil des Felds selbst zu importieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. In diesem Fall schlägt das Feld Werte nicht in einer anderen Tabelle nach.
- Wenn das Zielfeld Werte in einer anderen Tabelle nachschlagen soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dadurch werden die IDs der Anzeigewertzeilen in das Zielfeld kopiert. Die IDs sind zum Definieren eines Nachschlagefelds in Access erforderlich.
Beim Importieren von IDs müssen Sie die Listen importieren, die zurzeit die Werte für die Nachschlagespalten bereitstellen (es sei denn, die Zieldatenbank weist bereits Tabellen auf, die als Nachschlagetabellen dienen können).

Der Importvorgang platziert die IDs im entsprechenden Feld, legt jedoch nicht alle Eigenschaften fest, die erforderlich sind, damit das Feld wie ein Nachschlagefeld funktioniert. Weitere Informationen zum Festlegen der Nachschlageeigenschaften eines solchen Felds finden Sie unter Erstellen oder Löschen eines Nachschlagefelds.
Klicken Sie auf OK.

Access importiert die Listen und zeigt dann den Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten an. Wenn Sie den Importvorgang zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen möchten, können Sie die Details als Importspezifikation speichern. Eine Tabelle in der Datenbank wird von Access im Rahmen eines Importvorgangs nicht überschrieben. Sie können die Inhalte einer Liste oder Sicht nicht an eine vorhandene Tabelle anfügen.

Was ist beim Importieren außerdem noch wichtig?

Informationen zum Speichern der Details Ihres Imports in einer Spezifikation, die Sie später wiederverwenden können, finden Sie im Artikel Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.
Informationen zum Ausführen von gespeicherten Importspezifikationen finden Sie im Artikel Ausführen eines gespeicherten Import- oder Exportvorgangs.
Informationen zum Planen von Spezifikationen, sodass sie zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden, finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.
Informationen zum Ändern des Namens einer Spezifikation, zum Löschen von Spezifikationen oder zum Aktualisieren der Namen von Quelldateien in Spezifikationen finden Sie im Artikel Verwalten von Datentasks.

Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellen, erstellt Access eine neue Tabelle (häufig als verknüpfte Tabelle bezeichnet), die die Struktur und den Inhalt der Quellliste widerspiegelt. Im Gegensatz zum Importieren wird beim Verknüpfen nur ein Link zur Liste erstellt, nicht zu bestimmten Ansichten der Liste.

Das Verknüpfen hat in zweierlei Hinsicht Vorteile gegenüber dem Importieren:

Hinzufügen und Aktualisieren von Daten Sie können Änderungen an den Daten vornehmen, indem Sie zu der SharePoint-Website navigieren oder indem Sie in der Datenblatt- oder Formularansicht in Access arbeiten. Die an der einen Stelle vorgenommenen Änderungen werden an der anderen berücksichtigt. Wenn Sie jedoch Änderungen an der Struktur vornehmen möchten, z. B. eine Spalte entfernen oder ändern, müssen Sie dazu die Liste auf der SharePoint-Website öffnen. Während Sie Access verwenden, können Sie in einer verknüpften Tabelle keine Felder hinzufügen, löschen oder ändern.
Nachschlagetabellen Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellen, erstellt Access automatisch verknüpfte Tabellen für alle Nachschlagelisten (es sei denn, die Nachschlagelisten sind bereits mit der Datenbank verknüpft). Wenn die Nachschlagelisten Spalten enthalten, die nach anderen Listen suchen, werden diese Listen auch in den Verknüpfungsvorgang einbezogen, sodass die Nachschlageliste jeder verknüpften Tabelle eine entsprechende verknüpfte Tabelle in der Datenbank enthält. Access erstellt auch Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen.

Häufige Szenarien beim Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Für das Verknüpfen einer SharePoint-Liste aus einer Access-Datenbank gibt es in der Regel die folgenden Gründe:

Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access für umfangreiche Berichte und Abfragen und SharePoint für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team. Einzelne Teams erstellen Listen, um verschiedene Dinge (z. B. Kontakte und Probleme) nachzuverfolgen, aber häufig müssen diese Listendaten zur Aggregation und Berichterstellung in eine Datenbank übertragen werden. Das Verknüpfen ist die geeignete Wahl, da Benutzer sowohl der SharePoint-Website als auch der Datenbank Daten hinzufügen und aktualisieren sowie immer die neuesten Daten anzeigen und damit arbeiten können.
Sie sind ein Access Benutzer, der erst kürzlich mit der Verwendung von SharePoint begonnen hat. Sie haben einige Ihrer Datenbanken auf die SharePoint-Teamwebsite migriert, und die meisten Tabellen in diesen Datenbanken sind verknüpfte Tabellen. Von jetzt an werden Sie keine lokalen Tabellen mehr erstellen, sondern Sie werden SharePoint-Listen erstellen und diese mit den Listen der Datenbanken verknüpfen.
Sie möchten Ihre Listen weiterhin auf SharePoint-Websites speichern, Sie möchten aber auch mit den aktuellen Daten in Access arbeiten, um Abfragen auszuführen und Berichte zu drucken.

Vorbereiten auf das Verknüpfen einer SharePoint-Liste

Suchen Sie die SharePoint-Website, die die Listen enthält, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und notieren Sie sich die Websiteadresse.

Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http:// oder https://, gefolgt vom Namen des Servers, und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server.
Ermitteln Sie die Listen, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten. Sie können in einem einzelnen Verknüpfungsvorgang eine Verknüpfung mit mehreren Listen herstellen, aber Sie können keine Verknüpfung mit Umfragen, Diskussionen oder einer bestimmten Ansicht einer Liste herstellen.

Überprüfen Sie die Spalten in der Quellliste. In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die Sie beim Verknüpfen mit unterschiedlichen Elementen berücksichtigen sollten.

Element	Überlegungen
Spalten	Access verknüpft nur die ersten 256 Spalten, da nur 256 Felder in einer Tabelle unterstützt werden. Um dieses Problem zu vermeiden, erstellen Sie eine Ansicht der Liste in SharePoint, und fügen Sie ihr nur die gewünschten Spalten hinzu, um sicherzustellen, dass die Gesamtzahl der Spalten 256 nicht überschreitet. Verwenden Sie dann die ImportSharePointList-Makroaktion, um die verknüpfte Tabelle unter Angabe der beabsichtigten Ansichts-ID zu erstellen.
Ordner	Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird als Datensatz in der Access Tabelle angezeigt. Elemente in einem Ordner werden direkt unterhalb des Datensatzes, der dem Ordner entspricht, ebenfalls als Datensätze angezeigt.
Nachschlagespalten	Wenn eine Quellspalte zum Nachschlagen von Werten eine andere Liste verwendet und die verbundene Liste noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, werden von Access automatisch verknüpfte Tabellen für die verbundenen Listen. Hinweis Access erstellt auch eine UserInfo-Tabelle , die der SharePoint-Benutzerinformationsliste entspricht. SharePoint verwendet diese Liste, um Benutzerkontoinformationen wie E-Mail, Bild, Benutzername für SharePoint-Spalten wie CreatedBy, ModifiedBy und Person oder Group nachzuschlagen. Diese SharePoint-Benutzerinformationsliste ist nur für Websiteadministratoren sichtbar.
Berechnete Spalten	Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden im entsprechenden Feld angezeigt, Sie können die Formel aber nicht in Access anzeigen oder ändern.
Anlagen	Die Anlagenspalte der Liste wird als Feld mit dem Namen Anlagen angezeigt.
Schreibgeschützte Spalten	Die Spalten, die in einer SharePoint-Liste schreibgeschützt sind, bleiben auch in Access schreibgeschützt. Zudem können Sie möglicherweise Spalten in Access nicht hinzufügen, löschen oder ändern.
Spalten mit mehreren Werten	Eine Spalte vom Typ "Auswahl" oder "Nachschlagen" kann mehrere Werte enthalten. Für solche Spalten werden beim Verknüpfungsvorgang Felder erstellt, die mehrere Werte unterstützen. Mehrwertige Nachschlagespalten werden in der verknüpften Tabelle erstellt, wenn die Quellspalte vom Typ "Nachschlagen" ist.

Ermitteln Sie die Datenbank, in der Sie die verknüpfte Tabelle erstellen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen von Daten zur Datenbank verfügen. Wenn Sie die Daten nicht in einer der vorhandenen Datenbanken speichern möchten, erstellen Sie eine leere Datenbank.
Überprüfen Sie die Tabellen in der Datenbank. Beim Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste wird eine Tabelle mit dem gleichen Namen wie die Quellliste erstellt. Wird der Name bereits verwendet, wird von Access die Zahl "1" an den neuen Tabellennamen angefügt, z. B. Kontakte1. (Wird Kontakte1 auch bereits verwendet, erstellt Access Kontakte2 usw.) Die gleichen Regeln gelten für verbundene Listen.

Verknüpfen mit den Daten

Öffnen Sie die Zieldatenbank.
Der Zugriff auf den Textimport-/Textverknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:
- Wenn Sie Microsoft 365, Access 2021 oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf New Data Source > From Online Services > SharePoint List.
- Wenn Sie Access 2016 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf die Schaltfläche Weitere , um eine Liste mit Optionen aufzulisten, und klicken Sie dann auf SharePoint-Liste.
Access öffnet das Dialogfeld Externe Daten abrufen – SharePoint-Website.
Geben Sie im Assistenten die Adresse der Quellwebsite an.
Wählen Sie Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

Im Assistenten werden die Listen angezeigt, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen können.
Wählen Sie die Listen aus, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis: Sind bereits einige Listen mit der aktuellen Datenbank verknüpft, dann sind die Kontrollkästchen dieser Listen aktiviert. Wenn Sie Verknüpfungen entfernen möchten, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Verknüpfungen, die Sie entfernen möchten.
Access versucht, für die bei diesem Vorgang ausgewählten Listen und die einzelnen verbundenen Listen verknüpfte Tabellen zu erstellen. Access versucht weiterhin, die verknüpften Tabellen zu aktualisieren, die den im Assistenten ausgewählten Listen entsprechen. Access erstellt außerdem die Beziehungen zwischen den Tabellen. Anders als beim Importvorgang werden bei einem Verknüpfungsvorgang die Einstellungen für die Nachschlageeigenschaften zwischen einem Nachschlagefeld und der verbundenen Tabelle beibehalten. Sie müssen die Eigenschaften des Nachschlagefelds nicht manuell in der Entwurfsansicht der Tabelle festlegen.
Überprüfen Sie die neuen verknüpften Tabellen in der Datenblattansicht. Stellen Sie sicher, dass alle Felder und Datensätze richtig angezeigt werden.

Access wählen den richtigen Datentypen für jedes Feld aus, das einer Quellspalte entspricht. Sie müssen beachten, dass beim Öffnen der verknüpften Tabelle oder der Quellliste immer die aktuellen Daten angezeigt werden. Änderungen der Struktur werden in einer verknüpften Tabelle aber nicht automatisch berücksichtigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich, zeigen Sie auf Weitere Optionen, und klicken Sie dann auf Liste aktualisieren, um eine verknüpfte Tabelle zu aktualisieren und die aktuelle Listenstruktur zu übernehmen.

Hinweis: Access überschreibt niemals eine Tabelle in der Datenbank im Rahmen eines Verknüpfungsvorgangs. Es ist außerdem nicht möglich, die Inhalte einer SharePoint-Liste an eine vorhandene Tabelle anzufügen.

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Verschieben von Daten nach SharePoint

Das Verschieben von Daten nach SharePoint ist eine Möglichkeit, effektiv eine Back-End-Datenbank zu erstellen, aber in diesem Fall sind die Daten in SharePoint-Listen enthalten. Das Front-End ist immer noch eine Access-Datenbank, und Sie können sie auf ähnliche Weise wie eine geteilte Datenbank bereitstellen. Wenn möglich, verschiebt der Assistent zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint Daten in Listen, die auf Listenvorlagen auf der SharePoint-Website basieren, z. B. eine Kontaktliste . Wenn eine Tabelle nicht mit einer Listenvorlage abgeglichen werden kann, wird die Tabelle zu einer benutzerdefinierten Liste auf der SharePoint-Website. Je nach der Größe der Datenbank, der Anzahl ihrer Objekte und der Systemleistung kann der Vorgang einige Zeit dauern. Wenn Sie während des Vorgangs Ihre Meinung ändern, können Sie auf Beenden klicken, um den Vorgang abzubrechen.

Der Assistent erstellt eine Sicherungskopie der Datenbank auf Ihrem Computer. In Access werden Verknüpfungen zu den Listen aus den Tabellen erstellt, sodass Sie die Daten bei der Arbeit mit Access auf der SharePoint-Website leicht finden können. Wenn Probleme auftreten, meldet der Assistent zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint die Probleme und speichert sie in der Access-Datenbank als Protokolltabelle, die Sie zur Problembehandlung verwenden können.

Tipp: Erwägen Sie das Erstellen einer separaten SharePoint-Website, um die Listen an einem eigenständigen Ort zu speichern.

Verwenden des Assistenten zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint

Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Daten verschieben auf SharePoint. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihre Datenbank im ACCDB-Dateiformat gespeichert ist.
Führen Sie die Schritte im Assistenten zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint aus, einschließlich der Angabe des Speicherorts Ihrer SharePoint-Website.

Klicken Sie auf Beenden, um den Vorgang abzubrechen.
Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Details anzeigen, um weitere Details zur Migration anzuzeigen.

Auf dieser Assistentenseite wird beschrieben, welche Tabellen mit Listen verknüpft wurden, und enthält Informationen zu einem Sicherungsspeicherort und der URL für Ihre Datenbank. Es gibt auch eine Warnung aus, wenn einige Migrationsprobleme aufgetreten sind, und gibt den Speicherort einer Protokolltabelle an, in der Sie weitere Details zu den Problemen sehen können.
Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen.

Wenn der Assistent eine Warnung anzeigt, sollten Sie die Protokolltabelle überprüfen und alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten erfolgreich migriert wurden. Beispielsweise können bestimmte Felder nicht verschoben oder in einen anderen Datentyp konvertiert werden, der mit einer SharePoint-Liste kompatibel ist.

Hinweis: Access erstellt auch eine UserInfo-Tabelle , die der SharePoint-Benutzerinformationsliste entspricht. SharePoint verwendet diese Liste, um Benutzerkontoinformationen wie E-Mail, Bild, Benutzername für SharePoint-Spalten wie CreatedBy, ModifiedBy und Person oder Group nachzuschlagen. Diese SharePoint-Benutzerinformationsliste ist nur für Websiteadministratoren sichtbar.

Einschränkungen, die möglicherweise auftreten

Nach Abschluss des Assistenten zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint wird eine Meldung angezeigt, wenn bei Access Probleme mit den Daten aufgetreten sind. Access erstellt eine Protokolltabelle namens Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme und fügt die Tabelle zur Datenbank hinzu. Die Tabelle Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme wird in der Datenbank gespeichert, aber nicht als Liste auf der SharePoint-Website veröffentlicht.

Die folgende Tabelle enthält die Einschränkungen bezüglich der Datenmigration, beispielsweise, wenn ein Feature nur in Access oder nur in SharePoint vorhanden ist oder wenn es nicht denselben Datentyp aufweist. Wenn Ihre Access-Tabelle beispielsweise Referenzielle Integrität unterstützt, wird dies in der Liste auf der SharePoint-Website erzwungen. Die Informationen in der folgenden Tabelle können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie Ihre Daten migrieren sollten, und bei der Überprüfung der Probleme in der Tabelle Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme nützlich sein.

Datentyp oder Art des Problems	Problem	Ergebnis
COM-Objekt	SharePoint-Websites unterstützen den Datentyp "COM-Objekt" nicht.	Das Feld wird nicht verschoben.
Binär	SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Binär" nicht.	Das Feld wird nicht verschoben.
Datum	SharePoint-Websites unterstützen keine Datumsangaben vor 1900.	Daten mit Datumsangaben vor 1900 werden nicht verschoben.
Zeilenumbruchzeichen in Textfeldern	SharePoint-Websites unterstützen keine Zeilenumbruchzeichen in einem einzeiligen Textfeld.	Das Feld wird in ein mehrzeiliges Textfeld oder ein Memofeld konvertiert.
Dezimal	SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Dezimal" nicht.	Stattdessen wird ein Feld vom Typ "Zahl" oder "Große Ganzzahl" verwendet.
Replikations-ID	SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Replikations-ID" nicht.	Abhängig von der Art der Daten wird stattdessen ein einzeiligen Textfeld verwendet.
Standardwerte, die in einer SharePoint-Liste nicht unterstützt werden	SharePoint-Websites übernehmen Standardwerte, die statisch sind, z. B. Text oder eine Zahl sowie Standarddatumsangaben. Standardwerte aus Access, die dynamisch sind, werden nicht migriert.	Bestimmte Eigenschaften von Standardwerten werden nicht verschoben.
Eindeutiges Indexfeld	SharePoint-Websites verwenden ein eindeutiges Indexfeld für die ID-Spalte in einer Liste.	Andere eindeutige Indexfelder oder Gruppen von Feldern werden nicht verschoben.
Felder, die automatisch aufgelistet werden (außer ID-Feld)	SharePoint-Websites unterstützen die automatische Nummerierung nur für das Feld, das für die ID-Spalte in einer Liste verwendet wird.	Die automatische Nummerierung wird nicht auf andere Spalten als die ID-Spalte angewendet.
Beziehungen, in denen keine Nachschlagevorgänge erstellt werden können	Einige Beziehungen werden in SharePoint-Websites nicht unterstützt, z. B. wenn der Primärschlüssel sich nicht auf die ID-Spalte bezieht oder keine ganze Zahl ist.	Die Beziehung wird nicht verschoben.

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Vorteile der Verknüpfung von Daten zwischen Access und SharePoint

Nachdem verknüpfte SharePoint-Listen erstellt wurden, können Personen mit den Listen entweder auf der SharePoint-Website oder in den verknüpften Tabellen in Access arbeiten. Sie können die Daten mithilfe einer Tabelle oder eines Formulars in Access oder durch Bearbeiten der Liste auf der SharePoint-Website eingeben. Die folgenden Richtlinien und Tipps können Ihnen dabei helfen, verknüpfte Listen zwischen Access und SharePoint zu nutzen und die Kombination aus beidem zu nutzen.

Issue Tracking Access verfügt über eine Vorlage zur Problemnachverfolgung, die direkt mit der Problemverfolgungsliste auf einer SharePoint-Website interagiert. Die Schemas sind identisch, und die Access-Lösung kann als Front-End (z. B. mit Formularen und Abfragen) für Daten von einer SharePoint-Website verwendet werden.

Abrufen von Daten aus dem Papierkorb Sie können den Papierkorb auf einer SharePoint-Website verwenden, um gelöschte Datensätze einfach anzuzeigen und versehentlich gelöschte Informationen wiederherzustellen.

Schnellstartleiste Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Alle Websiteinhalte anzeigen , um Ihre Listen auf der SharePoint-Website anzuzeigen. Möglicherweise müssen Sie die Seite in Ihrem Webbrowser aktualisieren. Damit Ihre Listen auf der Schnellstartleiste auf der SharePoint-Website angezeigt werden, können Sie die Listeneinstellungen auf der SharePoint-Website ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen der Navigation auf Ihrer SharePoint-Website.

Nachverfolgen des Änderungsverlaufs In Access können Sie die Append-Eigenschaft eines Langen Text-Felds auf Ja festlegen, damit Access einen Verlauf der Änderungen an diesem Feld beibehält. Auf ähnliche Weise können Sie in SharePoint den Versionsverlauf einer Spalte anzeigen. Beispielsweise können Sie eine frühere Version einer Spalte wiederherstellen oder nachverfolgen, wann die Änderung aufgetreten ist. Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste mit aktiviertem Versionsverlauf herstellen, erstellt Access ein Feld für langen Text, wobei die Append-Eigenschaft auf Ja festgelegt ist. Wenn Sie eine Access-Tabelle mit einem Langen Text-Feld verschieben, dessen Append-Eigenschaft auf Ja festgelegt ist, wird eine SharePoint-Liste mit versionsverlauf erstellt.

Zusammenfassend kann Access verlaufsbezogene Änderungen anzeigen, die in SharePoint vorgenommen wurden, und SharePoint kann verlaufsbezogene Änderungen anzeigen, die in Access vorgenommen wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Löschen eines Langen Textfelds und Anzeigen des Versionsverlaufs eines Elements oder einer Datei in einer Liste oder Bibliothek.

Offline arbeiten Sie können Access verwenden, um offline mit Daten zu arbeiten, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie weiterarbeiten müssen, wenn SharePoint nicht verfügbar ist. Sobald SharePoint verfügbar ist, können Sie Ihre Änderungen synchronisieren und konflikte problemlos lösen. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten im Offlinemodus mit Tabellen, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind.

Abonnieren von Warnungen Sie können Warnungen abonnieren, damit Sie wissen, wann Änderungen an Listenelementen vorgenommen werden. Sie können die Warnungen per E-Mail oder SMS empfangen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Warnung, um benachrichtigt zu werden, wenn sich eine Datei oder ein Ordner in SharePoint ändert.

Verwalten von SharePoint-Listenberechtigungen Es ist eine gute Idee, SharePoint-Berechtigungen für verknüpfte Listen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie nicht versehentlich Zugriff auf vertrauliche oder private Daten gewähren. In SharePoint können Sie unterschiedliche Berechtigungsebenen zuweisen und bestimmten Benutzern den Zugriff selektiv erlauben oder verweigern. Wenn Sie den Zugriff auf nur wenige vertrauliche Elemente in einer Datenbank beschränken müssen, können Sie sogar Berechtigungen für bestimmte Listenelemente auf einer SharePoint-Website festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek.

Massenbearbeitung Manchmal müssen Sie viele Änderungen an Listendaten vornehmen, z. B. Statusfelder nachholen, viele Kommentare hinzufügen und Daten auf den neuesten Stand bringen. Dies wird als Massenbearbeitung bezeichnet und ist in der Regel effizienter, wenn Sie Access verwenden, um diese Änderungen vorzunehmen.

Berichtsverteilung Wenn Sie Access verwenden möchten, um Berichte aus verknüpften Listendaten zu erstellen, können Sie diese Berichte allgemein als PDF-Dateien verteilen, indem Sie sie in eine SharePoint-Bibliothek exportieren. Diese Bibliothek kann effektiv als Berichtszentrum fungieren, da PDF-Dateien in Adobe Acrobat Reader geöffnet werden, um das Lesen, Paging und Die Suche zu erleichtern. Es ist immer eine gute Idee, einen Bericht mit einem Zeitstempel zu versehen, damit die Benutzer verstehen, wann die Daten erfasst wurden.

Verwenden von SharePoint zum Erstellen einer Access-Tabelle Sie können eine Access-Tabelle basierend auf einer SharePoint-Liste erstellen. Dies ist möglicherweise eine bequeme und schnelle Möglichkeit, eine Tabelle mit einem ähnlichen Zweck und ähnlichen Feldern wie die Listen Kontakte, Aufgaben, Probleme und Ereignisse zu erstellen. Access erstellt auch eine entsprechende UserInfo-Tabelle . Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Verwenden einer SharePoint-Website zum Erstellen einer Tabelle" unter Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern.

Microsoft Power Platform Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie auf die Funktionalität in Microsoft Power Platform tippen können, indem Sie eine verknüpfte SharePoint-Liste in Access verwenden, um Informationen auf vielen Geräten anzuzeigen:

Richten Sie Microsoft Power Automate in SharePoint Online ein, z. B. das Genehmigen einer Anforderung oder das Pushen einer Benachrichtigung. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Flows für eine Liste oder Bibliothek in SharePoint Online.
Verwenden Sie Microsoft PowerApps, um ein Listenformular anzupassen und Geschäfts-Apps wie Branchenportale und Business Intelligence-Dashboards zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer PowerApp für eine Liste in SharePoint Online.

Mobile Apps Sie können mit Access-Daten arbeiten, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind, indem Sie ein mobiles Gerät verwenden. Sie können Listenelemente anzeigen und einfache Bearbeitungen durchführen. Weitere Informationen finden Sie unter Mobile SharePoint-App für Android und mobile SharePoint-App für iOS.

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