Verwenden der Teamwebsitevorlage für die Vertragsverwaltung, die von Microsoft Syntex unterstützt wird

Befolgen Sie zunächst die Anweisungen zum Hinzufügen einer Websitevorlage zu einer neuen oder vorhandenen SharePoint-Website.

Erkunden Sie vorab aufgefüllte Websiteinhalte, Webparts und Seiten, und entscheiden Sie, welche Websiteanpassungen erforderlich sind, um die Marke, Stimme und das allgemeine Geschäftsziel Ihrer Organisation zu erfüllen. 

Vorab ausgefüllte Websiteseiten:

• Homepage : Bietet und Zielort für Besucher, um Nachrichten zu laufenden Krisen, Reaktionsaktualisierungen, Informationen zu Richtlinien und Verfahren sowie hilfreiche Ressourcen zu überprüfen.

• Clients: Diese Seite enthält Clientinformationen an einem geeigneten Ort.

• Bestätigungsschreiben– Verfolgen Sie die Korrespondenz, die die Bedingungen der Vereinbarungen zwischen Ihren Kunden und Ihrer Organisation formalisiert. 

• Vertragsvorlagen: Wählen Sie die entsprechende Vertragsvorlage für den Vertragstyp aus, z. B. Geheimhaltungsvereinbarungen, Dienstvereinbarungen und Arbeitsanweisungen. 

• Vertragsanforderungen: Verwenden Sie die Prebuildliste, um angeforderte Verträge und deren Status nachzuverfolgen, oder senden Sie eine Anforderung direkt an Ihr Team. Passen Sie diese Listenvorlage an, indem Sie Listentextfelder bearbeiten.

• Modelle: Speichern Sie eine Bibliothek mit Modellen, um Mithilfe von Microsoft Syntex Metadaten zu extrahieren und Informationen aus Dokumenten zu klassifizieren. Wird mit zwei vorformatierten Vertragsmodellen ausgeliefert. 

• Regionen: Verwenden Sie diese vordefinierte Bibliothek, um Vertragsdokumente nach geografischem Gebiet, Land oder Region zu klassifizieren.

• Serviceverträge : Enthält eine Prebuildliste, um den Status von Serviceverträgen nachzuverfolgen, und bietet eine Übersicht über Vertragsdetails.

• Arbeitsanweisungen: Enthält eine benutzerdefinierte vorkonfigurierte Liste, die Ihnen hilft, Ihre Arbeitsanweisungen in einer Boardansicht zu organisieren.

• Papierkorb : Bietet Zugriff auf kürzlich verworfene Teaminhalte.

Nachdem Sie die Teamwebsitevorlage "Contracts Management" hinzugefügt haben, ist es an der Zeit, sie anzupassen und zu Ihrer eigenen zu machen. 

Verwenden Sie das bereitgestellte Tutorial auf Microsoft Syntex : Zeigt, wie es Ihre Vertragsverwaltungswebsite unterstützt, damit Sie erfahren können, wie Sie Ihre eigenen Dokumentmodelle verwenden und erstellen können. Verwendet die Text- und Bild-Webparts, um ansprechende Inhalte bereitzustellen, die bearbeitet oder entfernt werden können.  Wichtige Neuigkeiten und Ankündigungen präsentieren - Verwenden Sie das Hero-Webpart, um wichtige Richtlinien, Updates und andere nützliche Ressourcen hervorzuheben. Geben Sie Links eine Schaltfläche, damit sie hervorstechen: Verwenden Sie das Schaltflächen-Webpart, um wichtige Links auf Ihrer Website hervorzuheben.  Bereitstellen des einfachen Zugriffs auf Dokumente : Verwenden Sie das Dokumentbibliothek-Webpart, um schnellen Zugriff auf Vertragsvorlagen und Dokumente zu ermöglichen. Aktuelle Teamwebsiteaktivität überprüfen : Verwenden Sie das Websiteaktivitäts-Webpart, um Inhalte anzuzeigen, auf die kürzlich von anderen Teammitgliedern zugegriffen wurde. Hervorheben von Links zu häufig verwendeten Ressourcen: Verwenden Sie das Quicklinks-Webpart, um einfachen Zugriff auf Ressourcen zu ermöglichen. Gewähren des Zugriffs auf wichtige Kontakte : Verwenden Sie das Personen-Webpart, um wichtige Kontakte für das Vertragsverwaltungsteam aufzulisten.

Passen Sie das Aussehen, die Websitenavigation, Webparts und Inhalte Ihrer Website an die Anforderungen Ihrer Zuschauer und der Organisation an. Stellen Sie beim Vornehmen von Anpassungen sicher, dass sich die Website im Bearbeitungsmodus befindet, indem Sie oben rechts auf der Website Bearbeiten auswählen. Während Der Arbeit können Sie Änderungen als Entwurf speichern oder erneut veröffentlichen , um Änderungen für Die Betrachter sichtbar zu machen.

1. Verwenden sie die Text- und Bild-Webparts, um ansprechende Inhalte bereitzustellen 

1. Wählen Sie zunächst das Webpart Text und dann Eigenschaften bearbeiten () aus.

2. Bearbeiten Sie Ihren Text direkt im Webpart. 

3. Wählen Sie das Bild-Webpart und dann Eigenschaften bearbeiten () aus.

4. Wählen Sie Ändern und dann eine Bildquelle aus. 

5. Nachdem Sie Ihr Bild ausgewählt haben, wählen Sie Einfügen aus.  

Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten der Text- und Bild-Webparts.

2. Verwenden Sie das Hero-Webpart, um wichtige Richtlinien, Updates und andere nützliche Ressourcen hervorzuheben.

1. Wählen Sie zunächst das Hero-Webpart und dann Eigenschaften bearbeiten () aus.

2. Wählen Sie dann die Ebenen- und Kacheloptionen aus, die den Anforderungen der Organisation am besten entsprechen.

Sehen Sie sich verschiedene Layouts an, und erfahren Sie mehr über das Bearbeiten des Hero-Webparts.

3.  Verwenden des Schaltflächen-Webparts, um wichtige Links auf Ihrer Website hervorzuheben

1. Wählen Sie das Schaltflächen-Webpart und dann Eigenschaften bearbeiten () aus.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Bezeichnung, Verknüpfung und Ausrichtung der Schaltfläche vor.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung des Schaltflächen-Webparts. 

4. Verwenden des Dokumentbibliothek-Webparts, um schnellen Zugriff auf Vertragsvorlagen und Dokumente zu ermöglichen

1. Um die Ansicht oder die Ordnerquelle für das Dokumentbibliothek-Webpart zu ändern, wählen Sie eigenschaften bearbeiten ().

2. Um Dokumentbibliothekordner, Bezeichnungen und Inhalte zu bearbeiten, navigieren Sie in Websiteinhalten zur Bibliothek, nehmen Ihre Bearbeitungen vor, und dann wird die Inhaltsaktualisierung im Webpart angezeigt.

Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten des Dokumentbibliothek-Webparts.

5. Verwenden des Websiteaktivitäts-Webparts, um über Teamaktivitäten auf dem neuesten Stand zu bleiben

1. Wählen Sie zunächst das Webpart Websiteaktivität aus, und wählen Sie Eigenschaften bearbeiten () aus.

2. Geben Sie in der Toolbox unter So viele Elemente gleichzeitig anzeigen eine Zahl ein.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung des Websiteaktivitäts-Webparts.

6. Verwenden Sie das Quicklinks-Webpart, um einfachen Zugriff auf Ressourcen zu ermöglichen.

1. Navigieren Sie zum Schnelllinks-Webpart, wählen Sie den Link und dann Eigenschaften bearbeiten () aus.

2. Bearbeiten Sie bei Bedarf den Link, den Titel, das Symbol und die Beschreibung.

3. Um einen Link hinzuzufügen, wählen Sie + Links hinzufügen aus.

Sehen Sie sich verschiedene Layouts an, und erfahren Sie mehr über das Bearbeiten des Quicklinks-Webparts.

7.  Verwenden des Personen-Webparts zum Auflisten wichtiger Kontakte für das Vertragsverwaltungsteam

1. Löschen Sie zunächst das Platzhalter-Webpart Personen.

2. Suchen Sie die Toolbox () auf der rechten Seite. Wählen Sie Alle Webparts anzeigen aus, und wählen Sie dann Personen aus der Liste der Webparts aus, oder ziehen Sie sie ab. 

3. Wählen SieEigenschaften bearbeiten () aus .

4. Passen Sie das Layout an, geben Sie den Namen einer Person oder Gruppe ein, und wählen Sie dann Speichern aus.

Erfahren Sie mehr über das Personen-Webpart.

Anpassen der folgenden Seiten innerhalb der Website 

• Clients: Führen Sie eine Liste mit Clientinformationen für einfachen Zugriff. Passen Sie diese Liste an, indem Sie die Listenvorlage bearbeiten. 

• Bestätigungsschreiben : Organisieren Sie wichtige Dokumentationen zwischen Ihren Kunden und Ihrer Organisation.  Bearbeiten Sie die Dokumentbibliothek, indem Sie die Ordnernamen aktualisieren und Ressourcen hochladen.

• Vertragsvorlagen : Verwenden Sie einige der bereitgestellten Vertragsvorlagen, oder speichern Sie benutzerdefinierte Vorlagen, auf die das Vertragsverwaltungsteam leicht zugreifen kann. Bearbeiten Sie die Dokumentbibliothek, indem Sie die Ordnernamen aktualisieren und Ressourcen hochladen.

• Vertragsanforderungen : Verwenden Sie die Prebuildliste, um angeforderte Verträge und deren Status nachzuverfolgen. Passen Sie diese Liste an, indem Sie die Listenvorlage bearbeiten. 

• Modelle : Verwenden Sie vorkonfigurierte Beispielmodelle, um Informationen aus Dokumenten zu extrahieren und zu klassifizieren. Wird mit zwei vorformatierten Vertragsmodellen ausgeliefert. Weitere Informationen zur Verwendung von Microsoft Syntex finden Sie hier. 

• Regionen : Speichern Sie Vertragsdokumente nach geografischem Gebiet, Land oder Region. Bearbeiten Sie die Dokumentbibliothek, indem Sie die Ordnernamen aktualisieren und Ressourcen hochladen.

• Serviceverträge : Enthält eine Prebuildliste, um den Status von Serviceverträgen nachzuverfolgen, und bietet eine Übersicht über Vertragsdetails. Passen Sie diese Liste an, indem Sie die Listenvorlage bearbeiten. 

• Arbeitsanweisungen: Enthält eine benutzerdefinierte vorkonfigurierte Liste, die Ihnen hilft, Ihre Arbeitsanweisungen in einer Boardansicht zu organisieren. Passen Sie diese Liste an, indem Sie die Listenvorlage bearbeiten. 

Anpassen des Aussehens und der Websitenavigation

Bevor Sie Ihre Website mit anderen teilen, legen Sie den letzten Schliff auf Ihre Website, indem Sie sicherstellen, dass Benutzer die Website finden, einfach durch Links und Seiten navigieren und schnell auf Inhalte auf der Website zugreifen können.

• Bearbeiten Sie Dokumentbibliotheken, indem Sie die Ordnernamen aktualisieren und Ressourcen hochladen.

• Bearbeiten und Anpassen der Websitenavigation.

• Ändern Sie das Aussehen Ihrer Website, indem Sie das Design, das Logo, die Kopfzeilenlayouts und das Erscheinungsbild Ihrer Website anpassen.

• Hinzufügen oder Entfernen von Seiten zu dieser Website oder der Websitenavigation , um vorhandene Inhalte aufzunehmen.

• Wählen Sie aus, ob Sie diese Website einer Hubwebsite in Ihrer Organisation zuordnen möchten, oder fügen Sie diese Website bei Bedarf einer vorhandenen Hubwebsitenavigation hinzu .

Geben Sie Ihre Website für andere Personen frei, nachdem Sie Ihre Website angepasst, überprüft und den endgültigen Entwurf veröffentlicht haben. 

1. Wählen Sie Einstellungen und dann Websiteberechtigungen aus.

   

2. Wählen Sie Mitglieder hinzufügen und dann Mitglieder zur Gruppe hinzufügen aus.

   

3. Wählen Sie Mitglieder hinzufügen aus, und geben Sie dann die Namen aller Benutzer ein, die Sie Vollzugriff auf Teamwebsiteinhalte, freigegebene Ressourcen wie den Outlook-Kalender des Teams und Bearbeitungsrechte für die Website gewähren möchten. 

4. Wählen Sie Speichern aus, wenn Sie mit dem Hinzufügen von Mitgliedern und Festlegen von Berechtigungen fertig sind.

Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Teamwebsiteeinstellungen, Websiteinformationen und Berechtigungen.

Nachdem Sie Ihre Website erstellt und gestartet haben, ist die nächste wichtige Phase die Verwaltung von Websiteinhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie über einen Plan verfügen, um Inhalte und Webparts auf dem neuesten Stand zu halten. 

Bewährte Methoden für die Standortwartung:

• Planen der Websitewartung : Richten Sie einen Zeitplan ein, um den Websiteinhalt so oft wie nötig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Inhalte weiterhin korrekt und relevant sind.

• Regelmäßiges Veröffentlichen von Nachrichten : Verteilen Sie die neuesten Ankündigungen, Informationen und Status in der gesamten Organisation.  Erfahren Sie, wie Sie einen News-Beitrag auf einer Teamwebsite oder Kommunikationswebsite hinzufügen und anderen Personen, die Ankündigungen veröffentlichen, zeigen, wie sie SharePoint-Nachrichten verwenden können.

• Überprüfen von Links und Webparts : Halten Sie Links und Webparts auf dem neuesten Stand, um sicherzustellen, dass Sie den vollen Nutzen Ihrer Website nutzen.

• Verwenden von Analysen zur Verbesserung der Interaktion : Zeigen Sie die Websitenutzung mithilfe des integrierten Nutzungsdatenberichtsan, um Informationen zu beliebten Inhalten, Websitebesuchen und mehr zu erhalten.

• Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Websiteeinstellungen : Nachdem Sie eine Website in SharePoint erstellt haben, können Sie Änderungen an den Einstellungen, Websiteinformationen und Berechtigungen für die Website vornehmen.