Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Überprüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen

Informationen, die von der Dokumentprüfung in Excel-Dokumenten gefunden und entfernt werden

In dieser Tabelle sind die Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aufgeführt, die Dokumentprüfung finden und aus Ihren Arbeitsmappen entfernen können.

So können Sie Daten und Informationen schnell finden und entfernen:

1. Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Dokumentprüfung die Optionen (wie unten beschrieben), um sie zu entfernen oder zu speichern.

2. Wählen Sie Prüfen aus.

3. Überprüfen Sie die Inspektionsergebnisse, und wählen Sie alle zu löschenden Elemente entfernen aus.
   Einschränkungen und Informationen zum Entfernen von Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.

4. Wählen Sie Erneut spektieren oder Schließen aus.

Nicht alle Informationen können entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen, die der Dokumentinspektor findet, aber nicht entfernen kann.

Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen

Mit der Dokumentprüfung können Sie in Excel-Arbeitsmappen nach ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen suchen und diese entfernen.

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Speichern unter aus, und geben Sie einen anderen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu speichern.

3. Wählen Sie in der Kopie Der ursprünglichen Arbeitsmappe auf der Registerkarte Datei die Option Info aus.

4. Wählen Sie Auf Probleme überprüfen und dann Dokument überprüfen aus.

5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die betreffenden Kontrollkästchen für die Arten von ausgeblendetem Inhalt, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen zu den einzelnen Inspektoren finden Sie unter Was die Dokumentprüfung in Excel-Dokumenten findet und entfernt.

6. Wählen Sie Untersuchen aus.

7. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Feld Dokumentprüfung.

8. Wählen Sie alle entfernen neben den Inspektionsergebnissen für die Typen ausgeblendeter Inhalte aus, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten.

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   • Wenn Sie ausgeblendete Inhalte aus Ihrer Arbeitsmappe entfernen, können Sie sie möglicherweise nicht wiederherstellen, indem Sie Rückgängig auswählen.

   • Wenn Sie ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter entfernen, die Daten enthalten, ändern Sie möglicherweise die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in Ihrer Arbeitsmappe. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen in den ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblättern enthalten sind, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden die ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter ein, und prüfen Sie dann ihren Inhalt.

   • Die Prüfungen für Kommentare und Anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen und Kopf- und Fußzeilen können in einer Arbeitsmappe, die als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert wurde (Überprüfen > Arbeitsmappe freigeben), nicht verwendet werden. Dies liegt daran, dass bei freigegebenen Arbeitsmappen persönliche Informationen dazu genutzt werden, die Zusammenarbeit verschiedener Personen an derselben Arbeitsmappe zu ermöglichen. Um Informationen dieser Art aus einer freigegebenen Arbeitsmappe zu entfernen, können Sie die Arbeitsmappe kopieren und dann die Freigabe aufheben. Um die Freigabe einer Arbeitsmappe aufzuheben, wählen Sie auf der Registerkarte Überprüfen die Option Arbeitsmappe freigeben aus, und deaktivieren Sie Änderungen von mehreren Benutzern gleichzeitig zulassen.

   • Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Kalkulationstabellen entfernen möchten, die im OpenDocument-Kalkulationstabellenformat (ODS) gespeichert sind, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie die Kalkulationstabelle in diesem Format speichern.

Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in Excel

Nachfolgend sind einige Elemente aufgeführt, bei denen es sich um Quellen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen in Ihren Excel-Arbeitsmappen handeln kann:

• Kommentare und Freihandanmerkungen     Wenn Sie beim Erstellen der Arbeitsmappe mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält die Arbeitsmappe u. U. Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrer Arbeitsmappe gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen anzeigen, die an Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen wurden.

• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen     Zu den Metadaten oder Dokumenteigenschaften in Excel und anderen Microsoft 365-Apps gehören Informationen wie Autor, Betreff und Titel. Microsoft 365 verwaltet automatisch den Namen der Person, die zuletzt eine Arbeitsmappe gespeichert hat, das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde, und den Speicherort des Dokuments. Ihr Dokument enthält eventuell weitere personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler, Druckereigenschaften (beispielsweise Druckerpfad und sicheres Druckerkennwort) sowie Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.

• Kopf- und Fußzeilen     Arbeitsmappen können Informationen in Kopf- und Fußzeilen aufweisen.

• Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter    Arbeitsmappen können Zeilen, Spalten und ganze Arbeitsblätter aufweisen, die ausgeblendet sind. Wenn Sie eine Kopie einer Arbeitsmappe verteilen, die ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter enthält, können andere Personen diese einblenden und die darin enthaltenen Daten anzeigen.

• Dokumentservereigenschaften     Arbeitsmappen, die an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert sind, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, können weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf den Serverspeicherort beziehen.

• Benutzerdefinierte XML-Daten     Arbeitsmappen können benutzerdefinierte XML-Daten aufweisen, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.

• Nicht sichtbarer Inhalt     Arbeitsmappen können Objekte aufweisen, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind.

• Externe Verknüpfungen    Arbeitsmappen können Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsmappen (externe Verknüpfungen) aufweisen. Die Namen der Arbeitsblätter, die diese Daten enthalten, werden dann mit den Arbeitsmappen gespeichert, sind aber möglicherweise nicht sichtbar.

• Eingebettete Dateien oder Objekte    Arbeitsmappen können eingebettete Dateien (z. B. ein Microsoft 365- oder Text-Dokument) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Formel) enthalten, die möglicherweise nicht sichtbare Daten enthalten.

• Makros oder VBA-Code    Arbeitsmappen können Makros, VBA-Module, COM- oder ActiveX-Steuerelemente, Benutzerformulare oder benutzerdefinierte Funktionen (User Defined Functions, UDFs) aufweisen, die möglicherweise ausgeblendete Daten enthalten.

• Elemente, die möglicherweise zwischengespeicherte Daten enthalten    Arbeitsmappen können zwischengespeicherte Daten für PivotTables, PivotCharts, Datenschnitte, Zeitachsen und Cubeformeln aufweisen, die möglicherweise nicht sichtbar sind.

• Excel-Umfragen    Arbeitsmappen können ausgeblendete Fragen einer Excel-Umfrage enthalten, die in Excel für das Web eingegeben und mit der Arbeitsmappe gespeichert wurden, dort aber nicht sichtbar sind.

• Szenarien des Szenario-Managers    Arbeitsmappen können Szenarien aufweisen, die mit dem Szenario-Manager definiert wurden. Diese Szenarien können zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten enthalten.

• Filter    Arbeitsmappen können aktive AutoFilter oder Tabellenfilter aufweisen, die möglicherweise dazu führen, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten mit der Arbeitsmappe gespeichert werden.

• Ausgeblendete Namen    Arbeitsmappen können ausgeblendete Namen aufweisen, die möglicherweise eine Quelle ausgeblendeter Daten sind.

Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden, aber nicht entfernt werden können

Die Dokumentprüfung erkennt die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese Elemente nicht für Sie entfernen, da dadurch die Arbeitsmappe möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Sie können jedes gefundene Element prüfen und bestimmen, ob Sie es manuell entfernen oder durch ein Element ersetzen möchten, das keine ausgeblendeten Daten aufweist, z. B. ein statisches Bild.

Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden können

In dieser Tabelle sind die Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aufgeführt, die Dokumentprüfung in Ihren PowerPoint-Präsentationen finden und daraus entfernen können.

So können Sie Daten und Informationen schnell finden und entfernen:

1. Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Dokumentprüfung die Optionen (wie unten beschrieben), um sie zu entfernen oder zu speichern.

2. Wählen Sie Prüfen aus.

3. Überprüfen Sie die Inspektionsergebnisse, und wählen Sie alle zu löschenden Elemente entfernen aus.
   Einschränkungen und Informationen zum Entfernen von Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.

4. Wählen Sie Erneut spektieren oder Schließen aus.

Nicht alle ausgeblendeten Daten und Informationen können mit Dokumentprüfung entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen, die die Dokumentprüfung findet, aber nicht entfernen kann.

Wenn die Dokumentprüfung von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Prüfungsmodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihre Präsentationen möglicherweise auf weitere Informationsarten prüfen.

Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen

1. Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Speichern unter aus, und geben Sie dann einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu speichern.

3. Wählen Sie in der Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation auf der Registerkarte Dateidie Option Info aus.

4. Wählen Sie Nach Problemen suchen und dann Dokument überprüfen aus.

5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die zugehörigen Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen zu den einzelnen Inspektoren finden Sie unter Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen durch Untersuchen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen.

6. Wählen Sie Prüfen aus.

7. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentprüfung.

8. Wählen Sie alle entfernen neben den Untersuchungsergebnissen für die Typen ausgeblendeter Inhalte aus, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten.

   • Wenn Sie ausgeblendete Inhalte aus Ihrer Präsentation entfernen, können Sie sie möglicherweise nicht wiederherstellen, indem Sie Rückgängig auswählen.

   • Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Präsentationen entfernen möchten, die im OpenDocument-Präsentationsformat (ODP) gespeichert werden, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie die Präsentation in diesem Format speichern.

Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen

In einer PowerPoint-Präsentation können verschiedene Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen gespeichert sein. Diese Informationen sind zwar möglicherweise nicht unmittelbar sichtbar, können sie dennoch aus der Präsentation abgerufen werden.

Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die von PowerPoint hinzugefügt werden, damit Sie beim Erstellen der Präsentation mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.

PowerPoint-Präsentationen können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

• Kommentare und Freihandanmerkungen    Wenn Sie beim Erstellen der Präsentation mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält die Präsentation u. U. Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die vorgenommenen Änderungen und die Namen der Personen, die an Ihrer Präsentation gearbeitet haben, zusammen mit Kommentaren von Prüfern anzeigen.

• Überarbeitungsmarkierungsdaten   Wenn Sie an einem freigegebenen Dokument zusammenarbeiten, das in der Cloud gespeichert wurde, speichert PowerPoint 2016 für Microsoft 365, welche Personen Änderungen am Dokument vorgenommen haben und wann diese Änderungen vorgenommen wurden.

• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen     Dokumenteigenschaften, die auch als Metadaten bezeichnet werden, enthalten Details zu Ihrer Präsentation, z. B. Autor, Betreff und Titel. Dokumenteigenschaften enthalten auch Informationen, die automatisch von Microsoft 365 Programmen verwaltet werden, z. B. den Namen der Person, die zuletzt ein Dokument gespeichert hat, und das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument möglicherweise auch zusätzliche Arten von personenbezogenen Informationen (Personally Identifiable Information, PII), z. B. E-Mail-Kopfzeilen, Informationen zur Überprüfung senden, Verteiler und Dateipfadinformationen für die Veröffentlichung von Webseiten.

• Nicht sichtbarer Inhalt in Folien     Ihre Präsentation kann Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert wurden.

• Externer Folieninhalt     PowerPoint Präsentationen können Objekte enthalten, die nicht sofort sichtbar sind, da sie von der Folie in den Folienbereich gezogen wurden. Dieser externe Folieninhalt kann Textfelder, ClipArt, Grafiken und Tabellen enthalten.

• Präsentationsnotizen     Der Abschnitt "Notizen" einer PowerPoint-Präsentation kann Text enthalten, den Sie nicht öffentlich freigeben möchten, insbesondere, wenn die Notizen allein für die Verwendung der Person geschrieben wurden, von der die Präsentation abgehalten wird.

• Dokumentservereigenschaften     Wenn Ihre Präsentation an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver (z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek) gespeichert wurde, kann die Präsentation weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.

• Benutzerdefinierte XML-Daten    Präsentationen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.

Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden, aber nicht entfernt werden können

Die Dokumentprüfung erkennt die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die in der Präsentation nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese Elemente nicht entfernen, da dadurch die Präsentation möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Sie können jedes gefundene Element prüfen und bestimmen, ob Sie es manuell entfernen oder durch ein Element ersetzen möchten, das keine ausgeblendeten Daten aufweist, z. B. ein statisches Bild.

Dokumentprüfung und persönliche Daten

Bei den Überarbeitungsmarkierungsdaten, eingeführt in PowerPoint 2016 Build 8403 für Microsoft 365-Insider, zeigt sich eine Einschränkung der Dokumentprüfung. Kelly und Linda arbeiten beispielsweise an Präsentation A in Microsoft 365. Anschließend öffnet Martin Präsentation A in PowerPoint_2013 und führt zum Entfernen der persönlichen Daten in der Datei die DocumentInspector aus. Wenn Mohammed anschließend Präsentation A in einer früheren Version von PowerPoint öffnet und Dokumentprüfung für die Datei ausführt, um personenbezogene Daten zu entfernen, kann der Dokumentprüfung in dieser Version von PowerPoint die Revisionsnachverfolgungsdaten nicht erkennen und entfernen, die der Präsentation von der neueren, Microsoft 365 Version der von Kelly und Linda verwendeten PowerPoint hinzugefügt wurden. Martin kann die Überarbeitungsmarkierungsdaten nur dann entfernen, wenn er ein Upgrade auf die aktuelle Version von PowerPoint vornimmt und dann die Dokumentprüfung ausführt.