Hvad er forskellen mellem en Microsoft 365-gruppe og en liste over kontakter i Outlook?

Værktøjer til deling og kommunikation, der følger med Microsoft 365-grupper

Når du konfigurerer enMicrosoft 365 gruppe i Outlook, kan du vælge en gruppe af personer, som du ønsker at samarbejde med og nemt konfigurere en samling af ressourcer, som disse personer kan dele. Du behøver ikke at bekymre dig om at tildele tilladelser til alle disse ressourcer manuelt, for når du tilføjer medlemmer til gruppen, får de automatisk de nødvendige tilladelser til de værktøjer, som din gruppe leverer.

Her er nogle af de funktioner, der gør grupper til en mere effektiv løsning end maildistributionslister:

• Delt indbakke – Hvor de samtaler, du traditionelt har i dine distributionslister, foregår. Denne delte indbakke er fuldt søgbar, så den udgør et levende arkiv over gruppens meddelelser. Nytilkommende i gruppen kan søge eller rulle tilbage gennem historikken for hurtigt at sætte sig ind i sagerne, og hvad der er blevet lagt ud i gruppen tidligere. Læs: Før en gruppesamtale i Outlook.

  Tip!: Hvis dine brugere stadig vil have vist gruppemeddelelser i deres personlige indbakke, som de fik det med distributionslisten, skal de blot abonnere på gruppen ved at klikke på knappen Medlemskab på båndet i Outlook.

• Bibliotek med delte filer – Din gruppe har et SharePoint-filbibliotek, hvor brugerne kan gemme, dele og samarbejde om dokumenter, projektmapper, præsentationer, billeder eller enhver anden type fil, de skal arbejde på. Se: Del filer med en gruppe i Outlook.

• Delt kalender – Din gruppe får en delt kalender til at holde styr på begivenheder, der vedrører gruppen. Alle medlemmer, der abonnerer på gruppen, inviteres automatisk til begivenheder, der tilføjes i kalenderen, så disse begivenheder kan også blive vist i deres personlige kalendere, hvis de ønsker det. Se: Brug en gruppekalender i Outlook til at planlægge og redigere begivenheder.

• Delt OneNote-notesbog – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notesbog, hvor medlemmerne kan indsamle og samarbejde om oplysninger. Mange grupper bruger notesbogen til at oprette en levende wiki med ofte stillede spørgsmål og andre ressourcer. Se: OneNote: Introduktion.

• Gæsteadgang – Før kunne du tilføje eksterne kontakter i distributionsgrupper, men det eneste, de fik, var en mail. Med grupper kan du tilbyde gæster adgang til mailsamtaler, filer og endda den delte OneNote-notesbog. Se: Tilføjelse af gæster til Grupper i Outlook.

• Indhold er synligt – Grupper i Outlook er som standard offentlige, hvilket betyder, at det er nemt for andre personer i organisationen at finde og tilmelde sig eller gennemgå materialerne i gruppen. Hvis indholdet af gruppen er mere følsomt, kan du ændre gruppen til privat, hvilket skjuler indholdet for ikke-medlemmer og kræver, at gruppeejeren godkender anmodninger om at deltage.

• Oprettelse via selvbetjening – IT behøver ikke at blive overbebyrdet af anmodninger fra brugere om at oprette grupper. Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov. Hvis du vil styre, hvilke brugere i organisationen der kan oprette grupper, skal du se: Administrer, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper.

Administration af dine grupper

Microsoft 365 indeholder en række nyttige værktøjer og funktioner, som gør det nemmere at administrere og administrere dine grupper. Få mere at vide på Administratorvejledning til Microsoft 365-grupper i Outlook.

Se også

Den nye Microsoft 365-grupper oplevelse i Outlook

Opret en gruppe i Outlook

Administratorvejledning til Microsoft 365-grupper i Outlook

Tilføj, rediger eller fjern gruppemedlemmer i Outlook

Føje gæster til Microsoft 365-grupper

Deltag i, forlad eller følg Grupper i Outlook

Send en mail til en gruppe i Outlook

Planlæg en begivenhed i en gruppekalender i Outlook

Brug delte filer med din Microsoft 365-gruppe i Outlook

Rediger eller slet en gruppe i Outlook

Brug Microsoft 365-grupper som gæst

Gæster modtager ikke Microsoft 365-gruppemails