EnMicrosoft 365-gruppegør det nemt at dele filer ved at inkludere et dedikeret bibliotek, som er det primære sted til lagring af alle dine gruppefiler.
Når du opretter en fil eller mappe i gruppens bibliotek, kan alle gruppens medlemmer få adgang til den. Når du føjer nye medlemmer til gruppen, herunder gæster (eksterne brugere), vil de også kunne få adgang til filerne. Som standard har gruppemedlemmerne adgang til at få vist/redigere filerne, mens alle andre i organisationen kun har adgang til at få dem vist.
Med grupper i Outlook er det nemt at samarbejde om og dele dokumenter og andre filer med gruppemedlemmerne.
-
Visningen Seneste viser alle dine gruppedokumenter – Den seneste filvisning giver dig adgang til alle de filer, der er delt med gruppen, herunder filer, der er delt som vedhæftede filer i mails, filer, der er gemt i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek, og filer, der er delt fra OneDrive eller andre SharePoint-dokumentbiblioteker.
-
Rediger og kommuniker hurtigt opdateringer – Rediger et dokument, og besvar via mail side om side i Outlook. Der er ingen grund til at skifte kontekst for at opdatere et dokument og kommunikere om ændringerne med dine kolleger.
-
Få hurtig adgang til den mail, der er relateret til en fil – Få adgang til en fil, der blev delt med dig via mail, i stedet for at rulle gennem gruppens indbakke.
Bemærk!: Disse funktioner er kun tilgængelige for personer, der bruger en arbejds- eller skolekonto med et kvalificerende Microsoft 365-abonnement.
Del filer i en gruppe iny Outlook
-
Åbn ny Outlook.
-
Du kan finde dine grupper på to måder:
-
Vælg Grupper på applinjen, der er placeret til venstre i vinduet.
-
Vælg Gå til Grupper
-
-
I venstre rude under Grupper skal du vælge den gruppe, hvor du vil dele filer.
Vedhæft en delt fil i en mail
-
Åbn klassisk Outlook. Du kan finde din gruppe på to måder.
-
Vælg Flere apps > Grupper på navigationslinjen. Højreklik på
Fra Grupper Startside kan du se alle dine grupper på én gang.
-
Vælg din gruppe på listen postkassemapper under Grupper.
-
-
Start en samtale fra din gruppe.
-
Vælg Vedhæft fil.
-
Vælg kilden til filen. Valgmulighederne omfatter Seneste filer, Webplaceringer og Denne pc. Webplaceringer omfatter One Drive, SharePoint-websteder, gruppefiler og andre kilder.
-
Hvis du vælger en webplacering, skal du vælge Vedhæft som en kopi eller Del som et OneDrive-link. Vedhæftning som en kopi giver hver modtager deres egen kopi af filen til gennemsyn. Deling af et OneDrive-link gør det muligt for gruppemedlemmer at se de seneste ændringer og foretage samtidig redigering i realtid
-
Hvis du vælger en fil fra din pc, vedhæftes den som en kopi.
-
Adgang til dine filer
Hvis du vil have adgang til dine filer i Outlook på internettet-klienten, skal du klikke på Filer i gruppehovedet.
I denne visning får du vist to sektioner: Seneste og Dokumenter. Sektionen Seneste viser de fem seneste filer, der er delt i gruppen. Disse filer omfatter både filer, der blev delt som vedhæftede filer i meddelelser, der er sendt til den delte indbakke, og filer, der er delt med gruppen fra OneDrive eller SharePoint. Filer sorteres i kronologisk rækkefølge baseret på, hvornår de sidst blev delt via mail, senest ændret eller uploadet til biblioteket. Sektionen Dokumenter viser alle de filer og mapper, der findes på gruppens Sharepoint-websted i den lignende mappefilstruktur.
Overførsel eller oprettelse af filer
Hvis du vil overføre en ny fil til biblioteket, skal du klikke på knappen Overfør på værktøjslinjen over gruppehovedet. Hvis du vil oprette en ny fil eller mappe, skal du bruge knappen Ny i gruppehovedet og vælge fra rullelisten.
Slette eller omdøbe dine filer
Du kan nemt slette eller omdøbe en fil fra visningen Dokumenter. Markér den fil, du vil slette eller omdøbe, på listen Dokumenter, og vælg Slet eller Omdøb efter behov på værktøjslinjen over gruppehovedet. Hvis filen var i visningen Seneste filer før sletningen, opdateres seneste filer efter sletningen for at afspejle ændringen.
Dele dine filer
Det er nemt at dele filer fra filvisningen i Outlook på internettet. Hvis du vil sende en af filerne fra seneste filer som en vedhæftet fil i en mail, skal du blot klikke for at åbne filen, og fra båndet kan du vælge at dele via mail.
Hvis du vil dele en af filerne fra sektionen Dokumenter, skal du blot markere filen og klikke på Del værktøjslinjen over gruppehovedet for at dele. Den velkendte delingsdialogboks vises, og du kan vælge de personer, du vil dele den med.
Arbejde med vedhæftede filer i mails
Den nye filoplevelse indeholder en effektiv måde at arbejde med filer, der er vedhæftet en mail. Når der sendes en mail til gruppens delte indbakke, der indeholder en vedhæftet Word, Excel eller PowerPoint, som du vil redigere og sende tilbage til den oprindelige forfatter:
-
Gå til Filer, åbn filen, og vælg Rediger og svar fra båndet.Filen gemmes i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek og åbnes i onlineversionen af det relevante Office-program.
-
Der kan sendes en svarmail til den oprindelige afsender med et link til den gemte kopi af filen.
-
Når du er færdig med at redigere, skal du føje dine kommentarer til mailen og klikke på Send.
Gå til dit SharePoint-dokumentbibliotek
I visningen Filer kan du se alle de filer, der findes på Sharepoint-webstedet, men hvis du vil gå til Sharepoint-webstedet, kan du gå til ved hjælp af gruppekortet eller fra gruppehovedet. Vælg ... i overskriften Grupper, og vælg Websted. Vælg Dokumenter på webstedet for at gå til dokumentbiblioteket.
Se også
Vedhæft en delt fil i en mail
-
Start en samtale fra din gruppe.
-
Nederst i samtaleruden skal du vælge
-
Vælg kilden til filen. Valgmulighederne omfatter Også OneDrive, Gruppefiler, Computer og andre kilder.
-
Hvis du vælger OneDrive, skal du vælge Vedhæft som en kopi eller Del som et OneDrive-link. Vedhæftning som en kopi giver hver modtager deres egen kopi af filen til gennemsyn. Deling af et OneDrive-link gør det muligt for gruppemedlemmer at se de seneste ændringer og foretage samtidig redigering i realtid
-
Hvis du vælger en gruppe som kilde, skal du vælge den fil, du vil vedhæfte.
-
Hvis du vælger Computer som kilde, skal du vælge Vedhæft som en kopi eller Overfør til gruppefiler. Når du overfører til gruppefiler, kan gruppemedlemmer se de seneste ændringer og foretage samtidig redigering i realtid. Vedhæftning som en kopi giver hver modtager deres egen kopi af filen til gennemsyn.
-
Hvis du vælger en anden kilde, skal du logge på den pågældende kilde og følge instruktionerne.
-
Adgang til dine filer
Hvis du vil have adgang til dine filer i Outlook på internettet-klienten, skal du klikke på Filer i gruppehovedet.
I denne visning får du vist filer, der er overført til gruppens dokumentbibliotek, du får vist filer, der er blevet delt som vedhæftede filer i meddelelser, der er sendt til den delte indbakke, og filer, der er delt med gruppen fra OneDrive eller SharePoint. Filer sorteres i kronologisk rækkefølge baseret på, hvornår de sidst blev delt via mail, senest ændret eller uploadet til biblioteket. Du kan ikke ændre denne sortering, men hvis du gerne vil se filerne i en anden kronologisk rækkefølge, skal du gå til SharePoint-dokumentbiblioteket ved at klikke på Gennemse bibliotek i nærheden af øverste højre hjørne.
Bemærk!: . URL-adresse, . MSG og . ASPX-filer vises ikke i visningen gruppedokumentbibliotek. Hvis du vil se disse filer, skal du gå til sharePoint-dokumentbiblioteksvisningen ved at klikke på Gennemse bibliotek mod øverste højre hjørne.
Hvis du vil overføre en ny fil til biblioteket, skal du blot klikke på linket Overfør på værktøjslinjen over fillisten. Hvis du vil søge i dit filbibliotek, skal du blot skrive dine nøgleord i søgefeltet i øverste venstre hjørne af vinduet og trykke på Enter.
Slette eller omdøbe dine filer
Hvis du vil slette eller omdøbe en fil, skal du først navigere til SharePoint-dokumentbiblioteket ved at klikke på Gennemse bibliotek mod øverste højre hjørne. Højreklik på den fil, du vil slette eller omdøbe, og vælg Slet eller Omdøb efter behov.
Arbejde med vedhæftede filer i mails
Den nye filoplevelse omfatter en effektiv ny måde at arbejde med filer, der er vedhæftet mail. Når der sendes en mail til gruppens delte indbakke, der indeholder en vedhæftet fil i Word, Excel eller PowerPoint, som du vil redigere og sende tilbage til den oprindelige forfatter, skal du gå til sektionen Filer, dobbeltklikke for at åbne filen og vælge "Rediger og svar" på båndet. Filen gemmes i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek og åbnes i onlineversionen af den relevante Office-app. Der sendes også en svarmail til den oprindelige afsender med et link til den gemte kopi af filen. Når du er færdig med at redigere, skal du føje dine kommentarer til mailen og klikke på Send.
Gå til dit SharePoint-bibliotek
Ud over de forbedringer, vi har diskuteret ovenfor, har vi også gjort det nemmere at få direkte adgang til dit SharePoint-dokumentbibliotek. Når du er i sektionen Filer i din gruppe, får du vist Gennemse bibliotek øverst til højre. Klik på det, så åbnes dit SharePoint-dokumentbibliotek for denne gruppe i browseren.
Sende filer til gruppebiblioteket
Hver gang du sender en fil til gruppedokumentbiblioteket, vil den være tilgængelig for alle gruppemedlemmer. Du skal bare trække det fra din computer til gruppens bibliotek. Se Overfør filer til et bibliotek for at få flere oplysninger.
Hvis den fil, du vil dele, allerede findes i dit dokumentbibliotek, kan du beholde den, hvor den er, og invitere gruppen til den.
Se også
Få mere at vide om Microsoft 365-grupper
