Vytvoření plánování hlasování v Outlooku pro Windows

Vytvoření hlasování v Outlooku

1. Vyberte nastavení schůzky.

   1. Zobrazit všechna hlasování: Kliknutím na tento odkaz můžete zobrazit a spravovat všechna hlasování, která jste vytvořili.

   2. Časové pásmo: Vyberte rozevírací nabídku časového pásma a změňte časové pásmo pro schůzku.

      Poznámka: Použité časové pásmo se načte z nastavení organizátora, ale v seznamu můžete vybrat nové. Uvažuje se o letním čase a schůzky po ročním přepnutí ukazují správný čas. 

   3. Doba trvání: V seznamu vyberte dobu trvání schůzky.

   4. Hodiny schůzky: Zkontrolujte, jestli chcete omezit navrhované časy schůzek jenom na pracovní dny a pracovní dobu.

      Poznámka: Výchozí pracovní doba se buď načte z nastavení organizátora (pokud je k dispozici), nebo se použije nastavení Exchange. Pokud nejsou nalezena žádná nastavení, ve výchozím nastavení jsou od 8:00 do 17:00.

   5. Výběr data: Výběr data vám umožní vybrat různá data, aby se zobrazila časová dostupnost. Do hlasování můžete přidat časy z různých dat. Případně můžete pomocí tlačítek se šipkou vlevo a vpravo přejít na předchozí nebo následující den a pomocí ikony kalendáře (mezi tlačítky se šipkami) přejít zpět na dnešek.

2. Plánování hlasování projde plány účastníků (pokud je k dispozici) a navrhne seznam vhodných časů schůzky. Mezi faktory používané k určení nejlepších možností patří, kolik účastníků je bezplatných, kolik požadovaných a nepovinných účastníků je bezplatných a jestli mají konfliktní účastníci v kalendáři nezávazné nebo zaneprázdněné závazky.

   Poznámka: Plánování hlasování používá váš firemní účet Microsoft 365 pro přístup k vašemu kalendáři a kalendářům účastníků ve vaší organizaci za účelem zjištění dostupnosti. Kalendáře, které nejsou přidružené k účtu Microsoft 365, zobrazí dostupnost účastníka jako neznámou.

   1. Lidé Ikony: Když najedete myší na ikonu osoby, zobrazí se dostupnost účastníků a to, jestli jsou povinní nebo nepovinní. 

      1. Podtrženo: Organizátor

      2. Zelená: K dispozici

      3. Červená: Zaneprázdněno

      4. Fialová: Mimo kancelář

      5. Šedá: Neznámá

   2. Tlačítko Rozbalit nebo sbalit: Umožní zobrazit podrobný seznam dostupnosti účastníků a toho, jestli jsou pro daný časový návrh požadováni nebo nepovinní.

3. Vyberte několik vhodných časů schůzky. Tlačítko Další bude povoleno, pokud vyberete jednu nebo více možností.

4. Vyberte Další. Před dokončením vytváření hlasování se zobrazí seznam vybraných časů a nastavení hlasování.
   
   

   1. Vybrané časy schůzek teď můžete odstranit kliknutím na ikonu odstranění v seznamu Vybrané časy .

   2. Máte možnost přidat místo schůzky.

   3. Online schůzky jsou ve výchozím nastavení povolené. Zaškrtnutím políčka Online schůzka ho zakažte. Název nastavení se aktualizuje v závislosti na výchozím poskytovateli schůzek vybraném vaší organizací. Poskytovatele schůzek můžete změnit v nastavení Outlooku.

   4. Pomocí tlačítka rozbalit/sbalit zobrazte možnosti v části Spravovat nastavení hlasování.

      1. Naplánovat, když účastníci dosáhnou konsensu: Událost kalendáře se automaticky naplánuje, pokud všichni povinní účastníci hlasovali pro určitou možnost času. Pokud je k dispozici více možností, bude naplánována nejstarší možnost.

      2. Uspořádat vybrané časy v kalendáři: Do kalendáře se umístí nezávazná událost pro každou možnost času, kterou navrhnete. Při naplánování schůzky nebo zrušení hlasování se odeberou všechna blokování.

      3. Upozornit mě na aktualizace hlasování: Pokaždé, když účastník hlasuje, dostanete e-mail. Zpráva obsahuje aktuální stav hlasování a možnost plánování.

      4. Vyžadovat, aby účastníci ověřili svou identitu: Aby se zabránilo anonymnímu hlasování, musí se účastníci před hlasováním ověřit.

      5. Zamknout hlasování pro účastníky: Účastníci nebudou moct navrhovat nové časy ani upravovat ostatní účastníky.

         Poznámka: Správci tenanta můžou některá z těchto nastavení aktualizovat také na úrovni organizace pomocí příslušných rutin. Další informace najdete v
         tématu Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
         FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled a FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled. 

5. Vyberte Vytvořit hlasování. Plánování hlasování vloží podrobnosti hlasování do textu e-mailu, který obsahuje odkaz na hlasovací stránku a odkaz na všechna hlasování, která jste zatím vytvořili.

6. Výběrem možnosti Odeslat odešlete e-mail a spusťte proces hlasování.