Použití šablony webu týmu krizové komunikace

Nejprve postupujte podle pokynů k přidání šablony webu na nový nebo existující sharepointový web.

Prozkoumejte předem vyplněný obsah webu, webové části a stránky a rozhodněte se, jaké přizpůsobení webu bude nutné, aby bylo v souladu se značkou, hlasem a celkovým obchodním cílem vaší organizace. 

Předvyplněné stránky webu:

• Domovská stránka – poskytuje a cílová místa pro návštěvníky, kde si mohou prohlédnout novinky o probíhajících krizích, aktualizace reakcí, informace o zásadách a postupech a užitečné zdroje informací.

• Nejnovější aktualizace – tato stránka poskytuje prostor pro sdílení aktuálních zpráv a aktualizací týkajících se krizí a vaší organizace.

• Plán projektu – sledujte veškerý průběh práce související s nadcházejícími projekty. Upravte tuto šablonu seznamu úpravou textových polí seznamu.

• Plánovač obsahu – uspořádá obsah, který se bude sdílet ohledně nadcházejících událostí. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu.

• Konverzace – připojí se ke sdílenému aliasu týmu a týmovém kalendáři v Outlooku. Připojte tento web ke skupině Microsoft 365 a přidejte chat v reálném čase v Microsoft Teams.

• Dokumenty – připojí se ke sdílenému aliasu týmu a kalendáři týmu v Outlooku. Připojte tento web ke skupině Microsoft 365 a přidejte chat v reálném čase v Microsoft Teams.

• Koš – poskytuje přístup k nedávno zahozenému obsahu týmu.

Jakmile přidáte šablonu webu krizové komunikace, je čas si ji přizpůsobit a nastavit jako vlastní. 

Prezentace důležitých novinek a oznámení Pomocí webové části Hero můžete zvýraznit krizové protokoly, situační aktualizace a užitečné zdroje informací. Poskytnutí užitečných informací – pomocí webové části Text můžete týmu poskytnout užitečné informace. Zvýrazněte odkazy na často používané prostředky – pomocí webové části Rychlé odkazy získáte snadný přístup k prostředkům krize. Poskytnutí přístupu ke klíčovým kontaktům – Pomocí webové části Lidé můžete zobrazit seznam klíčových kontaktů pro krizové týmy. Zajištění snadného přístupu k dokumentům – pomocí webové části Knihovna dokumentů můžete poskytnout rychlý přístup k prostředkům a dokumentům oddělení. Zkontrolovat nedávnou aktivitu týmového webu – pomocí webové části Aktivita na webu můžete zobrazit obsah, ke který nedávno použili ostatní členové týmu. Poskytnutí přístupu k výukovým materiálům a dalším zdrojům – webová část Rychlé odkazy slouží ke kurátorování seznamu interních a externích zdrojů agentur.

Přizpůsobte si vzhled webu, navigaci na webu, webové části a obsah tak, aby vyhovoval potřebám uživatelů a organizace. Když provádíte vlastní nastavení, ujistěte se, že je web v režimu úprav, a to výběrem možnosti Upravit v pravém horním rohu webu. Při práci můžete změny uložit jako koncept nebo znovu publikovat , aby byly úpravy viditelné pro diváky.

1. Pomocí webové části Hero zvýrazněte krizové protokoly, situační aktualizace a užitečné zdroje informací

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Hero a vyberete Upravit vlastnosti ().

2. Pak vyberte možnosti Vrstvy a Dlaždice, které nejlépe vyhovují potřebám organizace.

Podívejte se na různá rozložení a přečtěte si další informace o úpravách webové části Hero.

2. Pomocí webové části Text poskytněte týmu užitečné informace.

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Text a vyberete Upravit vlastnosti ().

2. Upravte text přímo ve webové části. 

Přečtěte si další informace o úpravách webové části Text.

3.  Použití webové části Rychlé odkazy k zajištění snadného přístupu k prostředkům krize

1. Přejděte do webové části Rychlé odkazy, vyberte odkaz a pak vyberte Upravit vlastnosti ().

2. V případě potřeby upravte odkaz, název, ikonu a popis.

3. Pokud chcete přidat odkaz, vyberte + Přidat odkazy.

Podívejte se na různá rozložení a přečtěte si další informace o úpravách webové části Rychlé odkazy.

4.  Použití webové části Lidé k výpisu klíčových kontaktů pro krizové týmy

1. Začněte odstraněním zástupné webové části Lidé.

2. Na pravé straně najděte panel nástrojů (). Vyberte Zobrazit všechny webové části a pak v seznamu webových částí vyberte nebo přetáhněte položku Lidé .

3. Vyberte Upravit vlastnosti ().

4. Upravte rozložení, zadejte jméno osoby nebo skupiny a pak vyberte Uložit.

Přečtěte si další informace o webové části Lidé.

5.  Použití webové části Knihovna dokumentů k zajištění rychlého přístupu k prostředkům a dokumentům oddělení

1. Pokud chcete změnit zobrazení nebo zdroj složky pro webovou část Knihovna dokumentů, vyberte upravit vlastnosti ().

2. Pokud chcete upravit složky, popisky a obsah knihovny dokumentů, přejděte do knihovny v části Obsah webu, proveďte úpravy a pak uvidíte aktualizaci obsahu ve webové části.

Přečtěte si další informace o úpravách webové části Knihovna dokumentů.

6.  Použití webové části Aktivita webu k udržování aktuálních dat o týmových aktivitách

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Aktivita webu a vyberete Upravit vlastnosti ().

2. Zadejte číslo na panelu nástrojů v části Zobrazit tento počet položek najednou.

Přečtěte si další informace o používání webové části Aktivita webu.

7.  Webová část Rychlé odkazy slouží ke kurátorování seznamu interních a externích agenturních zdrojů.

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Rychlé odkazy a vyberete Upravit vlastnosti ().

2. V případě potřeby upravte odkaz, název, ikonu a popis.

3. Pokud chcete přidat odkaz, vyberte + Přidat odkazy.

Přečtěte si další informace o používání části Rychlé odkazy.

Přizpůsobení následujících stránek v rámci webu 

• Nejnovější aktualizace – poskytuje aktuální informace o aktuálních krizích a reakcích vašeho týmu. Tuto stránku můžete přizpůsobit úpravou webových částí Text a Výzva k akci .

• Plán projektu – sledujte všechny problémy, které můžou projektu překřižovat. Upravte tuto šablonu seznamu úpravou textových polí seznamu.

• Plánovač obsahu – Uspořádá obsah, který se bude sdílet až k událostem. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu.

Přizpůsobení vzhledu a navigace na webu

Než svůj web nasdílíte s ostatními, dotkněte ho tím, že zajistíte, aby uživatelé mohli web najít, snadno procházet odkazy a stránky a rychle přistupovat k obsahu webu.

• Knihovny dokumentů můžete upravovat tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Upravte a přizpůsobte navigaci na webu.

• Vzhled webu můžete změnit přizpůsobením motivu, loga, rozložení záhlaví a vzhledu webu.

• Přidejte nebo odeberte stránky na tento web nebo navigaci na webu tak, aby vyhovovaly existujícímu obsahu.

• Zvolte, jestli chcete tento web přidružit k centrálnímu webu ve vaší organizaci, nebo ho v případě potřeby přidejte do existující navigace na centrálním webu .

Sdílejte svůj web s ostatními poté, co jste web přizpůsobili, zkontrolovali a publikovali konečný koncept. 

1. Vyberte Nastavení a pak Oprávnění webu.

2. Pak vyberte Pozvat lidi a pak vyberte Přidat členy do skupiny a pak Přidat, abyste udělili úplný přístup k obsahu týmového webu, sdíleným prostředkům, jako je týmový outlookový kalendář a práva pro úpravy webu.

3. Pak vyberte Pozvat ostatní , pak sdílet jenom web a potom Uložit , abyste mohli sdílet web, ale ne sdílené prostředky nebo práva pro úpravy webu.

Přečtěte si další informace o správě nastavení týmového webu, informací o webu a oprávněních.

Po vytvoření a spuštění webu je další důležitou fází údržba obsahu webu. Ujistěte se, že máte plán pro udržování obsahu a webových částí v aktualizovaném stavu. 

Osvědčené postupy údržby webu:

• Plán údržby webu – Vytvořte plán pro kontrolu obsahu webu tak často, jak je potřeba, abyste měli jistotu, že je obsah stále přesný a relevantní.

• Pravidelně publikujte příspěvky – distribuujte nejnovější oznámení, informace a stav v rámci organizace.  Zjistěte, jak přidat příspěvek na týmový nebo komunikační web a ukázat ostatním uživatelům, kteří budou publikovat oznámení o tom, jak můžou používat sharepointové příspěvky.

• Kontrola odkazů a webových částí – Udržujte odkazy a webové části aktualizované, abyste měli jistotu, že využíváte plnou hodnotu svého webu.

• Použití analýz ke zlepšení zapojení – Zobrazte si využití webu pomocí integrované sestavy dat o využitía získejte informace o oblíbeném obsahu, návštěvách webů a dalších informacích.

• Pravidelné kontroly nastavení webu – Po vytvoření webu v SharePointu můžete měnit nastavení, informace o webu a oprávnění pro tento web.