Skupiny v Microsoft 365 vám umožní spolupracovat s přáteli a rodinou na společném cíli. Skupině můžete posílat zprávy s vyhrazenou e-mailovou adresou, sdílet soubory, plánovat události v kalendáři skupiny a provádět další akce. Přidejte členy při prvním vytvoření skupiny nebo je přidejte později.
Při vytváření skupiny se automaticky vytvoří sdílená Outlook doručená pošta a e-mailová adresa skupiny (například sales@contoso.com), sdílený kalendář a knihovnu dokumentů pro spolupráci na souborech.
Díky Skupiny prostředí v Outlooku můžou členové přistupovat ke všem aktivitám vaší skupiny na jednom místě.
Bez ohledu na to, kde skupinu vytvoříte, můžou s ní členové skupiny pracovat napříč platformami – v Outlooku pro Windows nebo macOS. Skupiny vytvořené pomocí pracovních nebo školních účtů můžou také pracovat se skupinami v mobilní aplikaci Outlook.
Skupina Microsoft 365 je víc než distribuční seznam.
Microsoft 365 Groups nejsou distribuční seznamy ani skupiny kontaktů. Skupina kontaktů je jednoduše sada e-mailových adres, které můžete použít k odeslání e-mailové zprávy nebo pozvánky na schůzku všem najednou. Pokud chcete vytvořit skupinu kontaktů, přečtěte si téma Vytvoření skupiny kontaktů.
Různé typyMicrosoft 365 Groups
Skupina Microsoft 365 snadno nastaví sdílenou doručenou poštu a sdílený kalendář pro všechny uživatele. Skupiny sMicrosoft 365 předplatným pro práci nebo školu se také dodávají s kolekcí sdílených prostředků, včetně sharepointové knihovny a webu, poznámkového bloku OneNotu a místa pro plánování projektů a přiřazení úkolů v Planner.
V závislosti na tom, pro jaký typ účtu je nastavený, můžeSkupina Microsoft 365 fungovat různými způsoby. Jaký je rozdíl mezi účtem Microsoft a pracovním nebo školním účtem?
Zvolte typ účtu, který potřebujete, abyste se dozvěděli o funkcích, které máte k dispozici.
Microsoft 365 Groups s osobními účty
Pokud používáte skupiny s osobním účtem, jako je Outlook.com, Hotmail.com, nebo pokud používáte účet Gmail nebo Yahoo, můžete skupinu vytvořit, ale nebude mít sdílené prostředky OneNotu, SharePointu nebo Planner.
Odesílání e-mailů skupině
Členové skupiny můžou sledovat doručenou poštu skupiny ve své vlastní poštovní schránce, nebo si můžou vybrat, jestli se mají zobrazit všechny zprávy na řídicím panelu skupiny. Každý uživatel má možnost zobrazit a odpovědět na e-maily nebo přeposlat e-maily v poštovní schránce skupiny.
Sdílený kalendář s osobními účty
Každý člen skupiny Outlooku má přístup ke sdílenému kalendáři skupiny. Členové můžou do kalendáře skupiny přidávat události, které uvidí všichni členové skupiny.
Členství ve skupinách s osobními účty
Členové vaší skupiny můžou posílat zprávy skupině pomocí e-mailové adresy jedné skupiny. Outlook.com vlastníci skupiny můžou skupinu upravovat, přidávat nebo odebírat členy a provádět další akce.
Přístup ke skupině odkudkoli
Bez ohledu na to, kde skupinu vytvoříte, můžou s ní členové skupiny pracovat napříč platformami – v Outlooku pro Windows nebo macOS.
Potřebujete další pomoc?
|
|
Pokud chcete získat podporu v Outlook.com, klikněte sem nebo v řádku nabídek vyberte Nápověda a zadejte dotaz. Pokud samoobslužná nápověda váš problém nevyřeší, posuňte se dolů na Stále potřebujete pomoc? a vyberte Ano. Pokud nás chcete kontaktovat na Outlook.com, budete se muset přihlásit. Pokud se nemůžete přihlásit, klikněte sem. |
|
|
|
Pro další nápovědu ke svému účtu Microsoft a předplatným, navštivteNápovědu k účtu a fakturaci. |
|
|
|
Pokud chcete získat nápovědu a řešit potíže s jinými produkty a službami Microsoftu, zadejte svůj problém zde. |
|
|
|
Publikujte dotazy, sledujte diskuse a sdílejte své znalosti v komunitě Outlook.com. |
Microsoft 365 Groups s pracovními nebo školními účty
Kromě vytvoření sdílené doručené pošty, e-mailové adresy skupiny a sdíleného kalendáře se při vytvářeníSkupina Microsoft 365 automaticky vytvoří prostředky, jako je sdílená Outlook doručená pošta, sdílený kalendář nebo knihovna dokumentů pro spolupráci na souborech. Můžete také vytvořit skupinu Teams na základě skupiny, kterou vytvoříte v Outlooku.
Nemusíte si dělat starosti s manuálním přidělováním jednotlivých oprávnění ke všem zdrojům – když přidáte členy do skupiny, automaticky získají oprávnění používat všechny nástroje, které skupina poskytuje.
Přístup ke skupině odkudkoli
Bez ohledu na to, kde skupinu vytvoříte, můžou s ní členové skupiny pracovat na různých platformách – v Outlooku pro Windows, macOS nebo v mobilní aplikaci Outlook.
Požadavky na účet
Skupiny podporuje každé předplatné Microsoft 365, které obsahuje Exchange Online a SharePoint Online. Patří k nim plány Business Essentials a Business Premium a také plány E1, E3 a E5.
Pokud máte plán, který obsahuje jenom Exchange, i přesto získáte funkce sdílené doručené pošty a sdíleného kalendáře skupin v Outlooku, ale nezískáte knihovnu dokumentů, Planner ani další funkce.
Jaký druh skupiny byste měli vytvořit?
Při zvažování možností je důležité si uvědomit, že jedna velikost zřídka vyhovuje všem. Různé týmy upřednostňují různé způsoby práce. Microsoft 365 nabízí nástroje, které umožňují týmu spolupracovat takovým způsobem, který mu vyhovuje.
Pokud váš tým dává přednost spolupráci prostřednictvím e-mailu a potřebuje sdílený kalendář: Vytvořte skupinu Microsoft 365 v Outlook.
Pokud chcete, aby váš tým spolupracoval v houževnatém prostředí chatu nebo používal vložené aplikace: Vytvořte tým Microsoft Teams.
Pokud pro svou firmu chcete vytvořit rozsáhlé otevřené diskuzní fórum – například pro oznámení a diskuze na úrovni vyššího managementu: Vytvořte skupinu v Yammeru.
Microsoft 365 Groups můžete vytvářet z různých nástrojů, včetně Outlook, Outlook na webu, Outlook Mobile, SharePointu, Planner, Teams a dalších. Který nástroj se rozhodnete začít, závisí na tom, s jakým typem skupiny pracujete. Například v Microsoftu obvykle začínáme od Outlook, když vytváříme skupinu uspořádanou podle e-mailu a kalendáře. Pokud je skupina určená pro komunikaci v rámci celé společnosti, obvykle začínáme s Yammerem. Pro spolupráci na chatu bychom skupinu spustili z Microsoft Teams.
Při vytváření skupiny je potřeba se rozhodnout, jestli bude skupina soukromá nebo veřejná. Obsah ve veřejné skupině může zobrazit kdokoli ve vaší organizaci a kdokoli ve vaší organizaci se může ke skupině připojit. Obsah v soukromé skupině musí vidět členové skupiny a uživatelé, kteří se chtějí připojit k soukromé skupině, musí být schváleni vlastníkem skupiny.
Poznámka: V době vydání tohoto článku jsou skupiny vytvořené v Outlooku na webu ve výchozím nastavení soukromé.
Uživatelům, kteří nepatří do vaší organizace, se veřejné ani soukromé skupiny nezobrazí a nemůžou do nich získat přístup, pokud je do skupiny nepozvete jako hosty.
Další informace o změně skupin z veřejné na soukromé (nebo naopak) najdete v tématu Nastavení skupin Microsoft 365 jako veřejných nebo soukromých.
Vlastníci, členové a hosté
Vlastníci skupiny fungují jako moderátoři skupiny. Můžou přidávat nebo odebírat členy a mají jedinečná oprávnění, takže můžou třeba mazat konverzace ze sdílené doručené pošty nebo měnit různá nastavení skupiny. Vlastníci skupiny můžou skupinu přejmenovat, aktualizovat popis nebo obrázek atd. Pokud znáte role SharePointu, je vlastníkem skupiny správce kolekce webů.
Tip: Nejlepší je mít aspoň dva vlastníky pro skupinu, pokud je to možné. Když je pak jeden vlastník nedostupný, může změny ve skupině provádět druhý vlastník.
Členové skupiny jsou běžní uživatelé, kteří skupinu používají ke spolupráci v rámci své organizace. Mají přístup ke všemu ve skupině, ale nemůžou měnit nastavení skupiny. Ve světě SharePointu by to byli členové webu. Informace o přidávání nebo odebírání členů skupiny najdete v tématu Přidání a odebrání členů skupiny v Outlooku.
Hosté jsou v podstatě členové skupiny, kteří ale nepatří do organizace. Ve výchozím nastavení můžou vaši uživatelé zvát hosty, aby se připojili k vaší skupině, a vy můžete toto nastavení řídit. Další informace najdete v článku Přístup hosta ve Skupinách Microsoft 365.
Vyberte typ skupin, které chcete použít:
Pokud dáváte přednost režimu spolupráce se sdílenou doručenou poštou, prostředí skupin v Outlook je pro vás. Vytvořením skupiny v Outlook získáte:
-
Sdílenou doručenou poštu – pro e-mailové konverzace členů. Tato doručená pošta má e-mailovou adresu a můžete ji nastavit tak, aby přijímala zprávy od lidí mimo skupinu, a dokonce i mimo organizaci. Je to skoro stejné jako tradiční distribuční seznam.
-
Sdílený kalendář – pro plánování událostí skupiny
-
Knihovna dokumentů SharePointu – centrální místo, kde skupina ukládá a sdílí soubory
-
Sdílený poznámkový blok OneNotu – pro shromažďování nápadů, průzkumů a informací
-
Sharepointový týmový web – centrální úložiště informací, odkazů a obsahu souvisejícího se skupinou
-
Planner – pro řízení a přiřazování projektových úkolů členům skupiny
Tyto prostředky nemusíte vytvářet ručně. U automatického vytvoření skupiny se vytvoří samy a členům skupiny se přidělí všechna potřebná oprávnění, aby mohli prostředky rovnou začít používat.
K těmto prostředkům se dostanete přes Microsoft Outlook pro Windows, Outlook na webu, Outlook pro Mac (jenom sdílená doručená pošta) nebo Outlook Mobile.
Na kartěMicrosoft 365 Groups najetí myší získáte rychlý přístup ke sdíleným prostředkům skupiny. Prostě najeďte ukazatelem myši na název skupiny v Outlooku na webu nebo na SharePointu.
Vynikající způsob, jak zůstat v kontaktu se skupinou, je Microsoft Teams. V tomto interním chatovacím prostředí může tým v reálném čase neformálně komunikovat o konkrétních tématech nebo se zapojit do určitých podskupin v rámci skupiny. I když integrace Teams nepřichází automaticky, můžete snadno vytvořit skupinu Teams založenou na vaší skupině Microsoft 365.
Skupinu, která už neplní zamýšlený účel, můžete odstranit, abyste uvolnili systémové prostředky a aby se skupina dál nezobrazovala. Viz Úprava nebo odstranění skupiny. Pokud se nechcete zaobírat tím, jestli už je načase neaktuální skupinu smazat, správce může v zásadách vypršení platnosti nastavit, aby se staré skupiny po určité době automaticky mazaly. Více v článku: Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365.
Poznámka: Obsah na této kartě je určený správcům.
Existují tři primární modely zřizováníMicrosoft 365 Groups: otevřené, řízené IT nebo řízené. Každý model má své výhody.
|
Model |
Výhody |
|---|---|
|
Otevřený (výchozí) |
Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny, aniž by musely čekat na oddělení IT nebo ho žádat o pomoc. |
|
Vedený IT |
Uživatelé o skupinu požádají oddělení IT. Oddělení IT jim pomůže vybrat nejlepší nástroje na spolupráci, které nejlépe vyhovují jejich potřebám. |
|
Řízený |
Vytváření skupin omezené na konkrétní lidi, týmy nebo služby (viz Určení, kdo může vytvářet Skupiny Microsoft 365) |
Pokud chcete řídit, jak se vaše Microsoft 365 Groups pojmenovávají, můžete pomocí zásad pojmenování vynutit, aby názvy skupin dodržovaly určité standardy, včetně předpon nebo přípon, a blokovaly problematické názvy. Další informace najdete v článku Zásady pojmenovávání Skupin Microsoft 365.
Každá skupina má alespoň jednoho vlastníka, který může přidávat nebo odebírat členy a provádět základní správu skupiny a jejího obsahu. Obvykle to vlastník dělá v Outlook. Přečtěte si o Přidání a odebrání členů skupiny v Outlooku. Pokud vlastník skupiny (nebo vlastníci) z nějakého důvodu organizaci opustí, správce může skupině přiřadit nového vlastníka. Podívejte se na článek o Přiřazení nového vlastníka skupině, která nemá vlastníka.
Navíc pokud máte oprávnění správce Exchange Online, můžete skupiny spravovat z centra Microsoft 365 Správa (viz Správa členství ve skupinách v Centrum pro správu Microsoftu 365) nebo z PowerShellu (viz Správa členství ve skupinách).Skupiny Microsoft 365 pomocí PowerShellu.
Může se stát, že budete z vašeho tenanta potřebovat odstranit skupinu. Informace o odstranění skupiny najdete v článku: Odstranění skupiny. Pokud dojde k náhodnému odstranění skupiny, správci ji můžou obnovit až po dobu 30 dnů. Viz Obnovení odstraněné skupiny Microsoftu 365.
Pokud dáváte přednost automatizovanějšímu způsobu správy životního cyklu Microsoft 365 Groups, můžete použít zásady vypršení platnosti k vypršení platnosti skupin v určitém časovém intervalu. Vlastníkům skupiny přijde e-mail 30, 15 a 1 den před vypršením platnosti skupiny, který jim umožní skupinu snadno obnovit, pokud je stále potřeba. Více v článku: Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365.
Limity skupiny
|
Maximální... |
Hodnota |
|
Počet vlastníků skupiny |
100 |
|
Počet skupin, které uživatel může vytvořit |
250 |
|
Počet skupin, které správce může vytvořit |
Až do výchozího limitu klienta (500 tis.) |
|
Počet členů |
Víc než 1 000, ale ke konverzacím ve skupině může souběžně přistupovat jen 1 000 členů. Uživatelé si můžou všimnout zpoždění při přístupu ke kalendáři a konverzacím ve velmi velkých skupinách v Outlook |
|
Počet skupin, ve kterých může být uživatel členem |
1 000 |
|
Úložiště souborů |
1 TB + 10 GB pro přihlášeného uživatele + další libovolné zakoupené úložiště. Velikost dalšího úložiště, které si můžete dokoupit, není ničím omezená. |
|
Velikost poštovní schránky skupiny |
50 GB |
Ve výchozím nastavení je maximální počet skupin v organizaci Microsoft 365 v současnosti 500 000. Pokud se chystáte využívat funkci „Zpětný zápis skupin“ nástroje Azure Active Directory Connect, maximální délka atributu „Popis“ je 448 znaků.
Další informace o úložišti SharePointu Online najdete v tématu Limity SharePointu Online a Softwarová omezení a limity SharePointu Online.
Správa skupin Office 365 je účinnější, když máte informace o využití skupin, ze kterých můžete vycházet. Centrum Microsoft 365 Správa má nástroj pro vytváření sestav, který vám umožní zobrazit informace, jako je využití úložiště, počet aktivních Skupiny a dokonce i to, jak vaši uživatelé používají Skupiny. Více v článku: Sestavy Microsoft 365 v Centru pro správu.
Microsoft 365 Groups nabízí řadu nástrojů pro dodržování předpisů, ochranu informací a eDiscovery.
Podívejte se také na
Přehled o Skupinách Microsoft 365 pro správce
Microsoft FastTrack pro Microsoft 365
Příručka k přijetí Microsoftu 365 (PDF)
Vytvoření skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu v Outlooku pro PC
Proč byste měli upgradovat distribuční seznamy na skupiny v Outlooku
