Osvědčené postupy pro aplikaci Outlook

Složky výsledků hledání

Složky výsledků hledání jsou užitečné při shromažďování informací z různých poštovních složek a složek kanálů RSS. Oceníte je jako užitečné zejména v případech, kdy potřebujete shromáždit informace uložené v různých složkách, jako například při přípravě na čtvrtletní schůzku.

Pokud dostáváte velké množství zpráv (více než 200 zpráv denně), můžou složky výsledků hledání představovat dobrý způsob, jak oddělit poštu odeslanou různými odesílateli.

Oblíbené položky (volitelné)

Část Oblíbené položky umožňuje zobrazit složky, které jsou jinak skryty v seznamu poštovních složek.

Část Oblíbené položky, podsada poštovních složek, se zobrazuje v horní části Navigační podokno. Fungování tohoto systému není závislé na povinném používání složky Oblíbené položky. Pokud však máte malou obrazovku, můžete minimalizovat navigační podokno a dál úspěšně zařazovat zprávy přetažením na minimalizovaný panel, provádět běžná vyhledávání a přecházet do složek Kalendář, Kontakty a Úkoly.

Osvědčilo se mít ve složce Oblíbené položky následující složky: Doručená pošta, 1-Reference, Odeslaná pošta a Odstraněná pošta.

Začátek stránky

Výchozí příznak

Osvědčilo se nastavit příznak rychlého kliknutí na hodnotu Dnes (výchozí nastavení).

Začátek stránky

Volitelné rychlé kroky

Kromě výše uvedených rychlých kroků bude vhodné v závislosti na práci a obecných každodenních činnostech vytvořit následující typy rychlých kroků:

Když začnete vytvářet rychlé kroky, zjistíte, že existují i další způsoby, jak optimalizovat počet kliknutí nutných k provedení úkolu. Kdykoli zjistíte, že děláte něco opakovaně, zkuste vytvořit rychlý krok. Když se projekt změní, aktualizujte rychlé kroky tak, aby prováděly pouze to, co skutečně chcete udělat.

Začátek stránky

Odstraňujte

Odstraňte zprávy, které nemusíte číst. Pokud se jedná o nevyžádanou poštu, odstraňte je také.

Pokud nikdy nechcete dostat žádnou další zprávu jako součást této konverzace, ignorujte ji.

Vyzkoušejte: Dvouminutový dril

Je neuvěřitelné, co se dá stihnout za dvě minuty. Během dvou (nebo i méně) minut dokážete například odpovědět na mnoho zpráv. Pokud ale zpracování zprávy zabere víc než dvě minuty, tak zprávu odložte. Abyste získali představu, jak dlouho trvají dvě minuty, odměřte si je.

Po zpracování zprávy postupujte jedním z následujících způsobů:

• Pokud není důležitá, odstraňte ji.

• Zařaďte ji pomocí rychlého kroku do jedné z referenčních složek (například 1-Reference).

Abyste získali přehled, co jste už dokončili, zejména pro účely analýzy v období ročních hodnocení a nebo pro účely přípravy zpráv, použijte rychlý krok Hotovo, pomocí kterého zároveň označíte zprávy jako dokončené.

Delegujte

Někdy dostanete zprávu, která je ve skutečnosti určena ke zpracování někým jiným. V takových případech na ni odpovězte a osobu, na kterou ji delegujete, přidejte do řádku Komu. Pokud tuto akci provádíte často, zvažte možnost vytvoření rychlého kroku pro přidání kontaktu, na který zprávu delegujete, na řádek Komu.

Pokud budete chtít reagovat později, označte zprávu příznakem, než ji odešlete. Na panelu úkolů úlohu označte kategorií @Čeká se.

Odkládejte

Řekněte ne

Při prohlížení kalendáře a seznamu úkolů buďte realističtí v otázkách toho, co můžete zvládnout. Někdy to znamená, že je potřeba říci ne. Několik způsobů, jak získat zpět čas tím, že řeknete ne:

• Odmítněte schůzky, kterých se nemusíte účastnit. Ano, to můžete udělat.

• Odstraňte úkoly, o kterých víte, že je nemusíte udělat nebo že je neuděláte.

• Odešlete zprávy, ve kterých adresátům sdělíte, že na odpovědi pracujete (a nezapomeňte si je při odeslání označit příznakem). Je lepší někomu dát vědět, že odpovíte k reálnému datu, než nechat příslušnou osobu, aby si myslela, že jste na daný požadavek zapomněli.

Správa kalendáře

Realita je taková, že pokud máte přes den plno schůzek, máte méně času na dokončení úkolů a psaní zpráv. Úkoly si tedy přesuňte na další dny.

Pokud má úkol zabrat delší dobu nebo se jedná o něco, co musíte udělat (na rozdíl od úkolů, u kterých se rozhodnete, že je nemusíte provádět), přetáhněte ho ze seznamu denních úkolů do kalendáře, a vyhraďte si tak na něj čas.

Způsoby vytváření úkolů

Během procházení kalendáře a úkolů začnete nezbytně přemýšlet nad dalšími záležitostmi, které je potřeba udělat. Následuje několik způsobů vytvoření úkolů v Outlooku:

• Označte zprávu příznakem.

• Zadejte příslušné informace do pole Zadejte nový úkol v horní části seznamu úkolů.

• Vytvořte nový úkol pomocí klávesové zkratky CTRL+SHIFT+K.

• Když řídíte vozidlo a následující postup umožňují zákony, použijte funkci hlasové poznámky na mobilním zařízení k záznamu úkolů, které si později přepíšete do seznamu úkolů.

• Pokud jste na schůzce, zaznamenávejte si poznámky přes OneNote. Položky s příznakem z aplikace OneNote se zobrazí v seznamu úkolů v Outlooku.

Způsoby správy úkolů

Následují různé způsoby, které vám zjednoduší zpracování úkolů:

• Přidávejte úkoly v pořadí, v jakém jste je dostali. Můžete je zadat do pole Zadejte nový úkol na panelů úkolů či v horní části seznamu úkolů nebo do volného místa seznamu denních úkolů, případně můžete na pásu karet vybrat Nový úkol.

• Odstraňujte úkoly, které nemusíte dělat. Váš seznam úkolů je svaté území – nedopusťte, aby bylo zneuctěno, protože v opačném případě ztratíte jeho funkčnost. U zpráv s příznaky, které chcete zachovat, vyberte možnost Odebrat ze seznamu. Jinak je jen odstraňte.

• Dokončené úkoly označte jako dokončené, a odeberte je tak ze seznamu úkolů.

• S úkoly bude možné lépe pracovat, pokud u zprávy s příznakem změníte předmět úkolu. Například zpráva s příznakem a s předmětem Nelze změnit členství ve skupině pomocí klávesnice by měla být přejmenována na Odpovědět Romanovi, což je u tohoto úkolu další akce. Předmět úkolu změníte tak, že na panelu úkolů vyberete příslušnou položku a zadáte nový předmět nebo kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete Přejmenovat úkol. Při změně předmětu úkolu se nezmění předmět zprávy. Změní se jen předmět, který vidíte v seznamu úkolů.

• Vytvoření a přiřazení barevných kategorií vám pomůže zvýraznit potřebné úkoly a usnadní zjistit, co musíte zvládnout pro následující krok.

• Seskupte si dohromady podobné úkoly, například úkoly se stejnou kategorií. Jestliže chcete úkol přesunout, vyberte ho v seznamu úkolů a přemístěte ho přetažením. Potom můžete pracovat na podobných úkolech současně.

• Úkoly v denním seznamu úkolů a na panelu úkolů přetáhněte na den, kdy plánujete příslušný úkol provést. Úkoly, které budou nějakou chvíli trvat, přetáhněte do kalendáře, a vyhraďte si tak dobu na jejich provedení.

I když je dobré mít ve věcech pořádek, nevěnujte příliš mnoho času stanovení priorit a správě seznamu úkolů. Proces správy seznamu úkolů by neměl ovládnout veškerý váš život!

Používejte kalendář: Vytvářejte si události, abyste mohli spravovat svůj čas

Nezapomeňte: Vždycky je víc práce než času.

V souvislosti se správným řízením času budete potřebovat čas na zpracování zpráv, správu schůzek a úkolů a provedení toho, co je potřeba udělat.

Tento čas si můžete naplánovat pomocí obvyklých schůzek v kalendáři. S kalendářem byste měli zacházet jako se skutečným plánovačem svého času – pokud jste si nějakou akci naplánovali, potom je potřeba ji v příslušném čase provést.

Vyhraďte si čas pro následující činnosti:

• Zpracujte zprávy. Pokud dostáváte velké množství zpráv, je zvláště důležité, abyste si vyhradili čas na jejich zpracování. Přestože jste nastavili pravidla, aby do doručené pošty přicházely jen důležité zprávy, potřebujete v každém případě čas na jejich zpracování.

• Každý den a týden si projděte svoje úkoly a schůzky. Podívejte se do svého kalendáře a na svoje úkoly a vyhodnoťte, jaké mají události a schůzky priority. Pokud máte přeplněný program, představují uvedené kontroly příležitost pro následující aktivity:

• Smazání konfliktních schůzek, protože nemůžete být na dvou místech současně

• Plánování doby pro plnění pracovních úkolů

• Evaluace na základě vašeho programu, jestli svůj čas využíváte hodnotně a jestli si stanovujete správné priority

• Scházejte se pravidelně se svým nadřízeným. Pravidelné schůzky s nadřízeným můžou přispět k lepšímu chápání pracovních úkolů a ke správnému určení priorit podle aktuálních potřeb. Pravidelnou nebo opakovanou schůzku nastavíte tak, že vyberete Opakování .

Začátek stránky

Týdenní kontrola

Když se podíváte na svůj čas a úkoly jako na celek, pomůže vám to prioritně vykonávat důležité úkoly a až po nich ty méně důležité. Pomůže vám to ozřejmit ostatním, dokončení jakých úkolů je a není možné od vás realisticky očekávat. Když si projdete minulý a nadcházející týden, můžete se lépe připravit na týdenní schůzku se svým vedoucím nebo připravit e-mailovou zprávu o stavu.

Místo provádění práce

Jakmile zpracujete zprávy, přejděte do modulu Úkoly, kde se vám v Outlooku bude nejlépe pracovat (tj. odpovídat na zprávy atd.). Po přechodu do modulu Úkoly vás navíc nebudou rozptylovat příchozí zprávy v doručené poště.

Hromadné zpracování úkolů

Při procházení seznamu úkolů a kalendáře provádějte podobné úkoly společně. Pokud máte například jen několik minut, vyřiďte si všechny telefonáty (když jich máte jenom pár). S úkoly, kterým musíte věnovat značné množství energie (někdy to může být odpovídání na zprávy), se vypořádejte, když budete mít víc energie. Úkoly, které nevyžadují tolik energie, jako například čtení stavových zpráv, provádějte později během dne, když se vaše zásoby energie sníží. Když budete úkoly zpracovávat hromadně, budete postupovat dopředu ve všech projektech současně.

Jedním ze způsobů, jak hromadně zpracovávat úkoly, je změnit uspořádání z možnosti Uspořádat podle: Počáteční datum na možnost Uspořádat podle: Kategorie. Uděláte to tak, že vyberete záhlaví Uspořádat podle a pak Kategorie.

Dokončování úkolů

Úkoly, které dokončíte, označte jako dokončené. Outlook ukládá seznam dokončených úkolů automaticky. Může představovat užitečné shrnutí toho, co jste zvládli udělat. Pokud nepotřebujete uchovávat záznam o úkolu nebo zprávu, odstraňte je nebo vymažte příznak.

Práce v offline režimu

Pokud máte před sebou hodně práce, zvažte možnost přechodu do offline režimu, abyste přerušili tok příchozích zpráv, které odvádějí vaši pozornost.

Při přechodu mezi prací v režimu online a offline se mění všechny e-mailové účty ve vašem profilu v aplikaci Outlook.

• Na kartě Posílání a příjem vyberte ve skupině Předvolby možnost Pracovat offline.

  

Když pracujete offline, možnost Pracovat offline je zvýrazněná.

Jestliže se chcete vrátit do online režimu, vyberte zvýrazněnou možnost Pracovat offline.

Začátek stránky

Vyhledání zprávy od určité osoby

• Pokud chcete najít zprávu od určité osoby, vyberte v libovolné složce pole Hledat a na kartě Hledání vyberte Od.

  

• Zadejte jméno příslušné osoby.

  

Nebo začněte tím, že do pole Hledat zadáte příslušné jméno, pak stisknete klávesu se šipkou dolů a vyberete možnost Od, abyste upřesnili výsledky.

Vyhledání zprávy s přílohou

Jestliže chcete vyhledat zprávu s přílohou, vyberte pole Hledat a na kartě Hledání vyberte možnost Obsahuje přílohy.

Podmínky pro vyhledávání můžete postupně přidávat, takže pokud chcete najít zprávu s přílohou od určitého kontaktu, sestavte vyhledávání tím, že na pásu karet vyberete příslušné možnosti (Od a Obsahuje přílohy).

Hledání zpráv v celé poštovní schránce

Může se stát, že zprávu nenajdete, když ji hledáte jen ve své referenční složce. Může totiž jít o zprávu, kterou jste odeslali vy nebo která se nesprávně zařadila. V takových případech začněte vyhledávat v libovolné složce (Doručená pošta, 1-Reference atd.), pak vyberte rozevírací seznam vyhledávacího pole a zvolte Aktuální poštovní schránka.

Možnost Aktuální poštovní schránka můžete vybrat i na kartě Hledání.

Pokud máte podezření, že hledaný obsah by mohl být v přijaté žádosti o schůzku (a tedy ve vašem kalendáři), zkuste vybrat Všechny položky Outlooku.

Pokud zjistíte, že často hledáte v celé poštovní schránce, můžete přejít do zobrazení Backstage a nastavit výchozí rozsah hledání tak, aby byly vždy prohledány všechny složky.

1. Vyberte kartu Soubor a pak položku Možnosti.

2. Vyberte Hledání.

3. V části Výsledky vyberte Aktuální poštovní schránka.

   

Ukončení vyhledávání

Jakmile hledanou položku najdete a chcete přejít k dalšímu úkolu, vyberte vedle pole okamžitého vyhledávání ikonu zavření nebo na kartě Hledání vyberte ve skupině Zavřít možnost Ukončit hledání.

Základní pravidla pro profesionální zprávy: Jak postupovat

• Zprávu si před odesláním přečtěte.

• Předmět by měl být popisný a orientovaný na danou akci. Příklad: Prodejní tým: Pošlete prosím navrhovaná data školení představenstva, kde Prodejní tým je názvem skupiny a Pošlete prosím představuje akci. Mezi další užitečné předpony patří Pro informaci: a Nutná akce.

• Pokud je požadována akce, uveďte to, co požadujete, v poli Předmět.

• Pokud se změní téma konverzace, změňte předmět zprávy.

• Všechny zprávy by měly být krátké a týkat se daného tématu.

• Obsah zprávy řaďte od nejdůležitějšího k méně důležitému.

• Zvažte možnost vyznačení důležitých informací tučným písmem.

• Úkoly nebo otázky by měly být na samostatných řádcích, aby byly dobře vidět a bylo možné je zaznamenat.

• Zvýrazněte tučným písmem jména lidí, kterým pokládáte otázky. Příklad: Romane: Jaký je stav projektu?

• Omezte počet lidí, kterým zprávu odesíláte, jen na ty, kdo si danou zprávu potřebují přečíst.

• Osoby, které je potřeba informovat, uveďte na řádku Kopie.

• Osoby, které mají odpovědět nebo provést akci, uveďte na řádku Komu.

• Pokud je to vhodné, používejte podpis, měl by však být jednoduchý, krátký, profesionální a pokud je to možné, bez grafiky.

• Pokud potřebujete okamžitou odpověď, neposílejte zprávu. Zatelefonujte nebo pošlete rychlou zprávu.

• Pokud se účastníte e-mailové konverzace, která obsahuje více než deset zpráv bez řešení, zvažte možnost zorganizování schůzky, aby se mohl příslušný problém prodiskutovat. E-mail není vždy vhodný prostředek k řešení složitých problémů. Vyberte zprávu a na kartě Domů ve skupině Odpovědět vyberte možnost Schůzka.

  

• Zprávy, které vyžadují rozsáhlejší odpověď, potvrďte. Pokud máte moc práce a nemůžete ihned poskytnout úplnou odpověď, dejte odesílateli vědět, že se problémem zabýváte a že odpovíte do určité doby nebo data. Zprávu si označte příznakem, abyste se k ní vrátili později.

• Ikonu označující vysokou důležitost používejte s rozmyslem.

  

• Pokud pokládáte otázku, na kterou může odpovědět více lidí, vyberte jen jednu osobu a neposílejte svůj dotaz skupině.

Zpracovat: Označení příznakem při odeslání

Když posíláte zprávu osobě, od které potřebujete odpověď, postupujte takto:

• Zprávu si označte při odeslání příznakem.

• Název úkolu zprávy s příznakem změňte na panelu úkolů tak, aby začínala textem Zpracovat.

• Označte ho kategorií @Čeká se.

• Když provedete tyto tři kroky, budete vědět, že vaší příští akcí má být odeslání další zprávy nebo zjišťování odpovědi.

Základní pravidla pro profesionální zprávy: Co nedělat

• Nepoužívejte šablony.

• Nezahrnujte svého vedoucího do všech zpráv, které posíláte.

• Neposílejte zprávy, když se zlobíte. Je lepší zprávu napsat, uložit do složky s koncepty a vrátit s k ní později.

• Neočekávejte rychlou odpověď, když posíláte dlouhé zprávy (delší než dva odstavce).

• Neposílejte zprávu s žádostí o reakci dřív než jeden den po odeslání první zprávy. Jestliže nedostanete odpověď včas, zkuste kontakt přes telefon nebo aplikaci pro posílání zpráv, jako je Microsoft Teams.

• Nepoužívejte oznámení o přečtení nebo doručení u každé odeslané zprávy. Používejte je jenom tehdy, když si nejste jistí, že vaši příjemci zprávu obdrží.

• Nepřidávejte příznaky ani ikonu pro vysokou důležitost do každé zprávy, kterou posíláte. Vaši příjemci se je naučí ignorovat.

• Nepoužívejte všechna písmena velká.

• Neposílejte přílohy – raději posílejte odkazy. Toto pravidlo platí zejména pro žádosti o schůzky, kde můžou přílohy významným způsobem přispět k překročení kvót stanovených pro servery.

• Nerozšiřujte distribuční seznamy. Při rozšiřování distribučních seznamů se zprávy hůř čtou a v důsledku toho se můžou doručit do nesprávných poštovních složek u osob, které používají pravidla.

• Vyhněte se sarkastickým poznámkám. Váš pokus o humor nemusí být pochopen.

• Nepište nic, co by nemohl číst kdokoli z vaší společnosti. Nikdy nevíte, kde může vaše zpráva skončit.

• Nepoužívejte kurzívu nebo zábavná písma, která se těžko čtou.

• Nepoužívejte červené barvy písma, protože se obtížně čtou a můžou se nesprávně interpretovat jako velmi důležité sdělení.

• U skupiny kontaktů nepoužívejte možnost Odpovědět všem, pokud žádáte o odebrání. Vůbec nikdy.

Doporučení pro skupiny kontaktů (dříve označované jako distribuční seznamy)

Pokud odpovídáte rozsáhlé skupině kontaktů, dodržujte všechny pokyny, jak máte a nemáte postupovat.

Pokud potřebujete více informací nebo chcete problém prověřit samostatně, pošlete odpověď celé skupině kontaktů, abyste všem dali vědět, že reagujete. Pak odpovězte příslušnému kontaktu individuálně. Po vyřešení daného problému nezapomeňte skupinu kontaktů v odpovědi o řešení informovat. Díky tomu můžou ostatní uživatelé ve skupině kontaktů na řešení odkazovat.

Použití vloženého komentáře

Přidání vloženého komentáře do zprávy, kterou obdržíte, představuje pohodlný způsob, jak odpovědět na otázky a rychle reagovat na problémy. Osvědčil se následující postup:

1. Ve zprávě uveďte, že jste přidali vložený komentář. Například přidejte poznámku Viz další komentář níže.

2. Odlište svůj text od původní zprávy. Například:

   • Změňte barvu písma.

   • Před komentář přidejte svoje jméno nebo iniciály do závorek, například [Jiří Burian].

     

   • Změňte písmo na kurzívu nebo tučné písmo nebo obojí.

3. Neodstraňujte nic, co jste nenapsali.

V případě, že chcete okomentovat jen malou část delší zprávy, zkopírujte příslušnou část do odpovědi, použijte jinou barvu a citovanou část oddělte uvozovkami. Potom napište svou odpověď.

Kdy používat skrytou kopii

Když přidáte jméno příjemce do pole Skrytá kopie ve zprávě, bude odeslána kopie této zprávy příslušnému příjemci, ale jméno příjemce se ostatním příjemcům zprávy nezobrazí.

Funkci skryté kopie používejte, když chcete odebrat osoby, které jsou v e-mailové konverzaci navíc, když si myslíte, že již nepotřebují další e-mail nebo když se změní téma konverzace.

Jestliže například jste jedním z pěti uživatelů, kteří dostali otázku, a chcete odpovědět, přesuňte ostatní čtyři kontakty na řádek Skrytá a napište do zprávy něco jako: Přidávám na skrytou kopii Jakuba, Jaroslava, Josefa a Janu. Tady je odpověď… Další zprávy se pak budou posílat mezi vámi a původním odesílatelem.

Skrytou kopii nepoužívejte k tomu, abyste někoho dalšího (například svého vedoucího) informovali o citlivé záležitosti. Příjemce Skryté kopie si nemusí uvědomit, že obdržel skrytou kopii a může odpovědět všem, čímž odkryje, že obdržel skrytou kopii zprávy. Může to být považováno za neférové jednání.

Pokud chcete další osobu informovat o nějaké záležitosti, raději zprávu po odeslání předejte.

Začátek stránky

Kdy je vhodné svolat schůzku?

Schůzku svolejte v následujících případech:

• Nová skupina lidí spolu poprvé pracuje.

• Několik lidí si mezi sebou poslalo více než 10 relativně dlouhých zpráv.

• Je potřeba diskutovat, debatovat nebo spolupracovat.

• Schůzku svolejte, pokud se jedná o nejúčinnější způsob, jak se posunout dál. Dříve než schůzku svoláte, jasně stanovte její cíl.

Koho pozvat

Pozvěte pouze zainteresované osoby. S každou osobou navíc pozvanou na schůzku se zvýší její složitost a zhorší možnosti řízení. Na druhou stranu, pokud je potřeba učinit rozhodnutí, je nutné, aby byli přítomni všichni klíčoví účastníci, protože jinak by schůzka byla plýtváním času a prostředky.

Výběr času konání schůzky

Dobu, kdy se můžou všichni sejít, zvolte na základě informací o volném čase pozvaných účastníků v modulu Kalendář. K zobrazení dostupnosti všech účastníků použijte Pomocníka pro plánování.

V mřížce informací o volném čase budou zobrazeny dostupné časy schůzek. Dvojice čar a zvýraznění označuje navrhovaný začátek a konec schůzky.

Pokud při vytváření žádosti o schůzku chcete zobrazit Pomocníka pro plánování, vyberte na kartě Schůzka ve skupině Zobrazit možnost Pomocník pro plánování.

Podokno Vyhledávač místností obsahuje navrhované časy, které jsou pro schůzku nejvhodnější (tj. kdy je k dispozici většina účastníků). Pokud chcete zvolit čas schůzky, vyberte některý z navržených časů v podokně Vyhledávač místností v části Navrhované časy nebo vyberte čas v mřížce informací o volném čase.

Poznámka: Jestliže se podokno Vyhledávač místností nezobrazí, vyberte na kartě Schůzka ve skupině Možnosti položku Vyhledávač místností.

Jestliže zjistíte, že pravidelně vytváříte schůzky se stejnou skupinou kontaktů, vytvořte v navigačním podokně skupinu, abyste snadněji u těchto kontaktů získali informace o volném čase. Tyto skupiny zároveň můžou zahrnovat místnosti, což usnadní vyhledání volného prostoru ke schůzce.

Postup vytvoření skupiny kalendářů:

• V Kalendáři přejděte v navigačním podokně k seznamu kalendářů a klikněte pravým tlačítkem myši na Vlastní kalendáře.

• Zadejte název nové skupiny kalendářů a vyberte Enter.

• Klikněte pravým tlačítkem myši na novou skupinu kalendářů a vyberte Přidat kalendář.

• Zvolte zdroj a pak vyberte kalendáře, které chcete přidat.

Kdy se setkat osobně a kdy na dálku

Osobně se setkejte v následujících případech:

• Skupina bude společně pracovat poprvé.

• Mají se prezentovat nebo rozdat neelektronické materiály.

• Jedná se o pracovní debatu.

• Jedná se o schůzku vyžadující značnou spolupráci.

• Ne všichni uživatelé mají k dispozici telefon, aplikaci pro online konference nebo odpovídající software a vybavení pro e-schůzky.

V ostatních případech zvažte využití aplikace pro online schůzky, jako je Microsoft Teams, nebo telefonickou schůzku.

Práce se souvisejícími dokumenty

Když se připravujete na schůzku, je často nutné sdílet před schůzkou nebo během ní dokumenty.

Pokud jsou všichni účastníci připojeni k podnikové síti, umístěte tyto dokumenty na web SharePoint nebo do sdílené síťové složky.

Jestliže kterýkoli z účastníků není zaměstnancem vaší společnosti (například dodavatel, který nemá přístup k vašemu intranetu), zvažte možnost použití aplikace SharePoint Workspace.

V žádostech o schůzku neposílejte přílohy.

Příprava programu: Úkoly mají pomáhat

• Centrálním umístěním položek agendy je kategorie @Schůzka   .

Vytvořte jeden úkol, označte ho kategorií @Schůzka a nastavte Počáteční datum nebo Termín splnění s datem vaší schůzky. S tím, jak se bude blížit datum schůzky a budou přibývat témata k diskuzi, přidávejte k úkolu poznámky, odrážky a nápady, jak vás napadnou. Tento úkol bude programem vaší schůzky.

Po schůzce označte úkol jako dokončený a vytvořte nové úkoly k dalším akcím.

• Chcete prodiskutovat sadu zpráv nebo jenom jednu zprávu?   

Pokud máte zprávu, kterou chcete probrat na schůzce, označte ji příznakem pro den schůzky a pomocí kategorie @Schůzka.

Pokud chcete na schůzce prodiskutovat víc než tři zprávy, neoznačujte každou z nich příznakem, protože by to vedlo k přeplnění vašeho seznamu úkolů. Místo toho vytvořte nový úkol s názvem schůzky. Klikněte na něj pravým tlačítkem myši a přetáhněte na něj příslušné zprávy (zkopírujte je). Úkol označte kategorií @Schůzka.

• Když pro své myšlenky potřebujete víc místa:   

Pokud spolupracujete s dalšími lidmi nebo jen potřebujete víc místa na své myšlenky, zvažte použití poznámkového bloku aplikace OneNote, který se dá sdílet prostřednictvím webu SharePointu nebo místního serveru. OneNote přináší bohatější nabídku možností pro záznam poznámek než úkoly v Outlooku.

Během schůzky: Spolupráce

Nástroj, který používáte pro spolupráci v průběhu schůzky, závisí na umístění a přístupu účastníků.

Pokud spolupracujete na dokumentu a všichni účastníci jsou ve stejné místnosti, použijte funkce aplikace Word Sledování změn a Komentář.

Pokud prezentujete a někteří z účastníků prezentaci sledují na dálku, použijte funkce online schůzky a chatu Microsoft Teams. V případě méně formálních schůzek můžete všechny spojit přes skupinový chat Microsoft Teams a nasdílet svoji plochu nebo druhý monitor.

Jestliže chcete spolupracovat spíše jednorázově, můžete použít aplikaci OneNote k společnému zápisu poznámek do jednoho poznámkového bloku. Pokud se nejedná o sdílený poznámkový blok, pošlete poznámky po skončení schůzky ve zprávě.

Pokud si děláte poznámky nebo provádíte zápis ke schůzce, můžete použít aplikaci OneNote také ke vkládání podrobností o schůzkách z aplikace Outlook do svých poznámek. Po schůzce můžete poslat poznámky účastníkům jako zprávu.

Jak ukončit opakovanou schůzku

Když doběhne série schůzek, je lepší namísto zrušení schůzky, při kterém by byly odstraněny všechny historické instance schůzky, změnit vzorec opakování na ukončení při posledním konání schůzky. Uděláte to tak, že vyberete tlačítko Opakování a změníte koncové datum.

Kdy a jak sdílet kalendář

Možná nebude vhodné, abyste sdíleli svůj kalendář, protože by sice každý ve vaší organizaci mohl vidět, kdy máte volno a kdy ne, ale nemusí být žádoucí, aby každý znal obsah nebo předmět schůzek. Svůj kalendář však můžete snadno sdílet s členy týmu, pokud chcete, aby měli možnost zobrazit všechny vaše schůzky.

Může být vhodné, aby někdo jiný spravoval za vás váš kalendář, například asistentka, která za vás může přijímat nebo odmítat žádosti o schůzky. V takovém případě můžete svůj kalendář delegovat. Pokud delegujete kalendář, vyberte jenom jednu osobu: Nenastavujte u svého kalendáře jako delegáty všechny uživatele. Když budete mít více než jednoho delegáta, může v kalendáři dojít k chybám.

Namísto sdílení svého kalendáře vytvořte kalendář SharePoint pro činnosti skupiny, do kterého budou mít všichni přístup. Kalendář na webu SharePoint můžete například vytvořit proto, aby bylo možné sledovat plány dovolených ve skupině.

Pokud schůzky vytváříte s účastníky, kteří si nemůžou zobrazit vaše informace o volném čase (například kontakty mimo vaši společnost), pošlete jim svůj kalendář ve zprávě.

Začátek stránky

Kdy používat kontakty z Outlooku v podnikovém prostředí

I když pracujete pro společnost s globálním adresářem, nastanou situace, kdy si budete chtít ponechat kontakt v aplikaci Outlook. Kontakty vytvářejte pro:

• Osoby mimo vaši organizaci

• Osoby, u kterých si chcete něco připomenout nebo u kterých chcete přidat ke kontaktu informace, například datum narození

• Osoby, které chcete synchronizovat s mobilním telefonem, zejména pokud váš telefon není připojen k podnikovému adresáři nebo pro případy, kdy nemáte k dispozici připojení

Kdy v Outlooku vytvořit skupinu kontaktů

Skupiny kontaktů (dříve označované jako osobní distribuční seznamy) vytvářejte v aplikaci Outlook, když chcete usnadnit odesílání zpráv skupině uživatelů mimo společnost. Pro všechny skupiny uvnitř společnosti vytvořte veřejnou skupinu kontaktů (informace, jak postupovat, vám poskytne správce systému).

Začátek stránky

Co jsou rychlé kroky?

Funkce Rychlé kroky vám umožňuje provést několik akcí jediným kliknutím. Jedná se o užitečný nástroj, díky kterému můžete udržet doručenou poštu v nezahlceném stavu a používat Outlook efektivněji. Pokaždé, když si uvědomíte, že v Outlooku opakujete stejné kroky, zkuste si vytvořit rychlý krok.

Proč má být podokno čtení zobrazené napravo a ne dole (nebo vypnuté)?

Čtení delšího sloupce úzkého textu je snadnější než čtení kratší a širší části textu. Je to proto, že se oči pohybují snadněji dolů než na velkou vzdálenost zleva doprava, kdy může neustálý pohyb hlavou a krkem způsobit únavu. Lepší je mít podokno čtení zapnuté, abyste nemuseli otvírat každou zprávu, jejíž obsah si chcete přečíst.

Co mám dělat se složkami, které již nepotřebuji?

Seznam složek v navigačním podokně by měl být vyhrazen pro složky, které často používáte. Pokud obsahuje složky, které neznáte, přesuňte veškerou poštu do složky pro referenci a stávající složky smažte.

Jak nastavím, aby se všechny zprávy posílané jen mně zobrazily modrou barvou?

1. Na kartě Zobrazení vyberte ve skupině Aktuální zobrazení možnost Nastavení zobrazení.

   

2. V dialogovém okně Rozšířené nastavení zobrazení vyberte Podmíněné formátování.

   

3. V dialogovém okně Podmíněné formátování vyberte tlačítko Přidat.

4. Do pole Název zadejte Já a potom vyberte Písmo.

5. V dialogovém okně Písmo vyberte v části Barva možnost Modrá a pak zvolte OK.

6. V dialogovém okně Podmíněné formátování vyberte tlačítko Podmínka.

7. V dialogovém okně Filtr zaškrtněte políčko Kde jsem vedle položky Jediná osoba na řádku Komu a v každém otevřeném dialogovém okně vyberte tlačítko OK.

   Poznámka: Podmínku Kde jsem můžete změnit přes rozevírací nabídku.

Kdy mám použít zobrazení konverzace?

Zobrazení konverzace je užitečné v následujících případech:

• Když kontrolujete zprávy méně často, a musíte tedy zobrazovat současně více zpráv.

• Máte velké množství vláken konverzace, ve kterých je značné množství předávaných informací v rámci diskuzí.

• Potřebujete vidět kontext, kdo komu odpovídal.

• Dostáváte velké množství zpráv.

Když zobrazíte zprávy v zobrazení konverzace, budete snadno vidět konverzace s největší frekvencí předávání informací. V takových případech je vhodné přečíst jen poslední zprávu v konverzaci a reagovat na ni. Také můžete vybrat celou konverzaci a provést s ní nějakou akci. Například může obsahovat dlouhou řadu zpráv, kde v poslední se jednoduše říká: „Děkuji, to mi jako odpověď na mou otázku stačí.“, takže zbytek konverzace můžete smazat.

Když se nacházíte v okně konverzace, můžete také vidět zprávy z ostatních složek, což je velice užitečné, když obdržíte novou zprávu k dlouhé konverzaci – můžete vidět celou historii, včetně svých odpovědí.

Mám mít osobní a pracovní zprávy pohromadě?

To, že snížíte počet míst, kde si čtete zprávy, neznamená, že byste měli míchat pracovní a osobní zprávy dohromady. Osvědčilo se používat pro pracovní a osobní komunikaci samostatné e-mailové účty. Měli byste ale snížit počet e-mailových adres, se kterými musíte pracovat. Outlook vám naštěstí umožňuje zobrazit několik účtů současně. Kromě pracovního e-mailového účtu (Exchange Server) si můžete do stejného profilu v Outlooku přidat i další účty, jako je Outlook.com nebo Gmail.

Jak mi pomůžou stavy označující přečtenou a nepřečtenou zprávu?

Prostřednictvím stavů označujících přečtenou a nepřečtenou zprávu v Outlooku snadno a rychle zjistíte, které zprávy jste nejméně jednou přečetli a které jste zatím nepřečetli. Uvedené stavy však můžete jednoduše nastavit, i když se jen proklikáváte zprávami, takže se nejedná o dokonalou evidenci, ale pouze o nástroj.

Pokud chcete rychle označit zprávu jako přečtenou, stiskněte klávesovou zkratku CTRL+Q. Jestliže ji chcete označit jako nepřečtenou, stiskněte zkratku CTRL+U.

Proč stav označující zprávu jako přečtenou nebo nepřečtenou nestačí?

Někteří uživatelé se tyto stavy snaží používat k označení nové zprávy nebo referenční položky. Stav označující nepřečtenou zprávu je však nespolehlivý, protože jakmile zpráva ztratí fokus (když vyberete jinou zprávu), označí se automaticky jako přečtená. Navíc poměrně často označují zprávy jako přečtené jiná zařízení (například telefony). V takovém případě se pak zprávy musí nevyhnutelně číst znovu a znovu je nutné věnovat duševní úsilí rozhodování o nezbytných krocích. Používání těchto stavů k rozlišování položek v doručené poště na úkoly a na zatím nezpracované zprávy přestane fungovat, pokud vám přijde velké množství zpráv, jejichž část vůbec nepřečtete, protože po jediném pohledu na jejich předmět víte, že je číst nemusíte. Daleko efektivnějším postupem zpracování doručené pošty je procházení jednotlivých zpráv a rozhodování o příslušných akcích u každé z nich. Pak by neměly zůstávat v doručené poště jako nepřečtené, ale měly by se z ní přesunou pryč.

Proč je vhodné zprávy zařazovat?

Ukázalo se, že je dobré mít zprávy uložené v hlavním úložišti, abyste je mohli poté, co je zpracujete, použít později pro referenci. Když budete mít omezený počet složek, které je potřeba prohlížet (1-Reference a 2-Osobní), není třeba mít obavy, že zprávu zařadíte do nesprávné složky, ani není nutné zprávu kopírovat do více složek, pokud se zpráva týká více než jednoho tématu či projektu.

Tím neříkáme, že není třeba procházet všechny zprávy, které se týkají určitého tématu nebo projektu. Outlook nabízí lepší nástroje (například kategorie a složky výsledků hledání), které vám umožní efektivně hledat.

Proč mám mít jenom jednu referenční složku?

Díky tomu, že máte jednu referenční složku, nemusíte přemýšlet nad tím, ve které složce jsou uloženy které zprávy, a budete vědět, že na všechno, co se nachází v této složce, jste se již podívali a že jste si tyto položky chtěli uchovat.

Když budete mít více složek, bude nutné, abyste se vždy, když budete chtít zařadit zprávu, rozhodli, kterou složku použít. To se nadále komplikuje, když pro zprávu existuje více vhodných složek. Vzhledem k tomu, že při více možnostech výběru řadu složek nevyužijete, budou složky nepřehledné.

Přestože uchovávání všech zpráv ve složce doručené pošty se může zdát důležité, skrytě za to zaplatíte pokaždé, když se podíváte na zprávu a budete přemýšlet, jestli ji musíte zpracovat nebo jestli ji máte uloženou jen pro referenci. Pokud si v doručené poště necháte jen nové položky, přestanete se zbytečně stresovat. Složka doručené pošty je místem, do kterého vám můžou zasahovat ostatní. O obsahu referenční složky však rozhodujete výhradně vy.

Proč potřebuji různé složky pro skupiny kontaktů?

• Různé nastavení archivace:    Pro různé skupiny kontaktů byste měli vytvořit různé složky podle tématu a frekvence automatické archivace. Pokud jste například členem skupiny kontaktů pro vyhledávání volných míst ve sdílených vozech, měly by být zprávy ve složce Vyhledávání volných míst odstraňovány každý den. Skupina kontaktů, která se vztahuje k pracovním tématům, by se měla archivovat méně často, například ročně.

• Efektivní seskupení konverzací:    Když máte samostatné složky pro tematické skupiny kontaktů, můžete vidět pohromadě ve skupině celé konverzace. V případě potřeby lze ve složce účinně vyhledávat.

Proč potřebuji samostatné složky pro skupiny kontaktů a informační kanály RSS?

Zprávy odesílané na velké distribuční seznamy a do informačních kanálů RSS můžou vaši doručenou poštu snadno zahltit. Chovejte se k těmto informačním streamům stejně jako k obsáhlým novinám: můžou zahrnovat užitečný nebo zajímavý článek, ale čtení celého obsahu by trvalo velmi dlouho. Využijte pravidla, aby vám pomohla rozlišit pro vás nejzajímavější a nejrelevantnější obsah.

Které skupiny kontaktů by se měly přesměrovat do jiné složky než Doručená pošta?

Správnými kandidáty pro pravidla distribučních seznamů a složek jsou distribuční seznamy s následujícími vlastnostmi:

• Je do nich doručováno mnoho zpráv.

• Jsou směrovány mnoha lidem.

Zprávy podnikové úrovně s důležitými informacemi (například od generálního ředitele) a zprávy z oddělení IT o výpadku serveru by neměly být doručeny do složky. Zprávy pro skupinu kontaktů, které jen příležitostně obsahují užitečný nebo zajímavý obsah, bez ohledu na četnost, by měly mít pravidlo a složku.

Jak nastavím pravidla pro informační kanál RSS?

Pokud se přihlásíte k odběru několika informačních kanálů RSS, pracujte s nimi jako s dalším distribučním seznamem. Přesuňte zajímavé položky z informačního kanálu RSS (podle klíčových slov) do složky doručené pošty. Ostatní položky nechejte automaticky zařazovat do složek informačních kanálů RSS.

Co když používám zásady uchovávání informací nebo online archiv na serveru Exchange Server?

Namísto automatické archivace používejte řešení, které stanovila vaše organizace, a jako vždy, dodržujte podnikové zásady. Pokud tyto zásady stanoví, že máte používat více složek pro jednotlivé typy položek, postupujte v souladu s nimi.

Proč je vhodné používat pravidla?

Postupem času budete pravděpodobně dostávat čím dál větší počet zpráv. Nemůžete si přečíst každou doručenou zprávu – a ani byste se o to neměli pokoušet. Radši čtěte jenom zprávy, jejichž přečtení je pro vás důležité. Pravidla vám pomůžou upřednostnit důležité zprávy a minimalizovat vyrušení.

Jaká data nastaví příznaky?

Co mám dělat s úkoly a příznaky označenou poštou na panelu úkolů z předchozích let?

Pokud úkoly ani příznaky aktivně nepoužíváte k žádnému účelu, vyberte všechny položky, klikněte na ně pravým tlačítkem myši a zvolte možnost Odstranit. Tato akce odstraní staré úkoly a odebere příznak ze zpráv s příznakem a kontaktů, aniž by byly odstraněny příslušné položky.

Co mám dělat s nepoužitými kategoriemi?

Všechny kategorie, které neplánujete použít, odstraňte. Stejná sada kategorií se vztahuje na všechny položky, pokud tedy používáte kategorie u kontaktů, je třeba si je ponechat.

Jaký je nejlepší způsob volby barev?

Při vytváření barevných kategorií pečlivě vybírejte barvy. Nevybírejte například stejnou barvu pro kategorii @Telefon i @E-mail, ale vyberte podobné kategorie (například odstíny zelené) pro všechny kategorie 1:1. Postupem doby budete umět podívat se na seznam úkolů a jenom na základě barvy určit, jestli je možné daný úkol momentálně provést. Pokud je například kategorie @Domů fialová a vy jste v práci, nemůžete provádět žádné fialové úkoly.

Proč si mám plánovat čas?

Tím že si budete plánovat čas pomocí kalendáře, bude probíhat aktualizace informací o vašem volném čase a jiní uživatelé vám s menší pravděpodobností naplánují jiný úkol. Pokud máte přeplněný kalendář, může to představovat jediný způsob, jak si vyhradit čas na konkrétní práci.

Také vám to pomůže dát si závazek, že práci uděláte – pokud to uvedete v kalendáři, měli byste se cítit zavázáni, že ve stanovenou dobu příslušnou práci odvedete. Když vám na dobu vyhrazenou pro práci někdo naplánuje jiný úkol, nezapomeňte si příslušný čas přeplánovat. Nesnažte se sami sebe ošidit.

Jak mám zpracovat těch 10 000 zpráv, které mám v doručené poště?

Pokud máte v doručené poště více než 20 položek, zpracujte zprávy, které jste dostali minulý týden, a pak vyberte všechny zbývající zprávy a přesuňte je do složky 1-Reference. Ano, můžete to udělat a bude to skvělý pocit.

Proč dostávám tolik zpráv?

Pokud máte pocit, že jste zavaleni zprávami, pravděpodobně dostáváte víc zpráv, než jste schopni zpracovat a je možné že bude potřeba nastavit přísnější pravidla. Zkuste analyzovat, odkud zprávy přicházejí, tím, že je seřadíte podle kategorie Od a potom sbalíte všechna záhlaví. Čtete skupiny kontaktů, které nepotřebujete číst? Pokud ano, vytvořte si pravidlo. Když změníte zobrazení, nezapomeňte ho vrátit zpět.

Mám 10 minut: Co si mám ve složce doručené pošty přečíst nejdříve?

Pokud máte málo času, například mezi schůzkami, můžete si přečíst zprávy označené modrou barvou – tedy zprávy odeslané přímo vám. Tyto zprávy často čekají na váš další krok a jsou nejdůležitější.

Jak často mám číst zprávy?

Pro mnoho z nás je čtení zpráv téměř návyková záležitost. Věnujte 20 minut ráno tomu, že zprávy projdete, a pak obraťte svou pozornost k vytvoření denního přehledu seznamu úkolů. Pak se pusťte do práce. Když omezíte dobu, kterou strávíte čtením zpráv, na jednou ráno a jednou na konci dne, může se významně zvýšit vaše produktivita. Zkuste tak postupovat týden a uvidíte.

Jak mám zvládat komplikované úkoly?

Plánování některých úkolů vyžaduje více prostoru. Pro tyto úkoly použijte aplikaci OneNote. Pokud například plánujete projekt s více kroky, s vnořenými úkoly a podobně, bude vhodnějším nástrojem aplikace OneNote.

Pokud si jen chcete připomenout několik souvisejících úkolů, uveďte je v seznamu v textu hlavní části úkolu. Pokud existují související zprávy, přetáhněte je do jednoho úkolu.

Mám mít osobní a pracovní úkoly pohromadě?

Pokud je to možné, mějte osobní a pracovní úkoly pohromadě na jednom místě. Tím, že budete udržovat jenom jeden seznam, snížíte počet míst, kde musíte zjišťovat, co je potřeba udělat. I když už máte jenom jeden seznam, použijte k oddělení osobních a obchodních úkolů kategorie, abyste seznam mohli účinně spravovat. Vaše osobní úkoly se uloží na Exchange Server vaší společnosti, takže by si je mohli zobrazit pracovníci oddělení IT. Proto si do seznamu přidávejte jen takové osobní úkoly, které nebudou působit nevhodně.

Proč není správné snažit se na úkoly prostě pamatovat?

Pamatování úkolů nemusí fungovat. Pokud se spolehnete na Outlook, osvobodí vás to a nebudete muset zbytečně zaměstnávat svůj mozek tím, že budete sledovat, jaké máte úkoly. Můžete přestat plýtvat energií mozku, protože si nebudete muset neustále úkoly připomínat (nesmím zapomenout poslat Janovi zprávu o šablonách, poslat Janovi zprávu o šablonách…). Pak se budete moct soustředit na aktuální činnost.

Proč si mám úkoly ukládat v Outlooku?

Příčiny, proč seznam úkolů v aplikaci Outlook funguje lépe než seznam na papíře:

• Seznamy na papíře nelze automaticky aktualizovat.

• V seznamech na papíře nelze snadno měnit uspořádání.

• Svůj seznam úkolů odkudkoli zobrazíte přes Outlook na webu.

• Outlook se integruje s OneNotem, s Microsoft SharePoint Serverem a s mobilním zařízením.

• Seznamy na papíře lze snadno ztratit.

Pokročilé nastavení: Jak vytvořím složku výsledků hledání?

K dispozici je možnost snadného přístupu k sadě zpráv týkajících se určitého tématu pro schůzku. Vytvořte kategorii pro schůzku a potom vytvořte složku výsledků hledání s následujícími kritérii: kategorie <název> a nedokončeno a od určitého časového období. Když obdržíte zprávu k danému tématu, označíte ji příslušnou kategorií. Když se sejdete, označíte zprávy, které jste probrali, jako dokončené.

Začátek stránky

Knihy a další zdroje

• Systém Getting Things Done (GTD) na webu David Allen & Company

• Total Workday Control Using Microsoft Outlook, autor: Michael Linenberger

• Lifehacker: Tipy a položky ke stažení usnadňující pracovní i osobní život

• How Bill Gates Works, časopis Fortune 500 na webu CNNMoney.com

Začátek stránky