Tady je několik tipů, jak excelovou tabulku pro hromadnou korespondenci připravit. Zkontrolujte, že:
-
Názvy sloupců v tabulce odpovídají názvům polí, která chcete do hromadné korespondence vložit. Pokud třeba chcete čtenáře v dokumentu oslovit křestním jménem, potřebujete samostatné sloupce pro křestní jméno a příjmení.
-
Veškerá slučovaná data se nachází na prvním listu vaší tabulky.
-
Datové položky s procenty, měnami a poštovními směrovacími čísly jsou v tabulce správně naformátované tak, aby mohl Word jejich hodnoty správně přečíst.
-
Excelová tabulka, která se má v hromadné korespondenci použít, je uložená na místním počítači.
-
Před připojením tabulky k dokumentu hromadné korespondence v aplikaci Word jsou dokončeny veškeré změny a přidáno všechno potřebné.
Poznámky:
-
Informace z excelové tabulky můžete importovat tak, že naimportujete informace z textového souboru s oddělovači (CSV) nebo textového souboru (TXT) a použijete Průvodce importem textu k vytvoření nové tabulky.
-
Další informace najdete v článku Příprava zdroje dat v Excelu pro wordovou hromadnou korespondenci.
Připojení a úprava seznamu adresátů
Připojte se ke zdroji dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Úprava seznamu adresátů
-
Zvolte Upravit seznam příjemců.
-
V okně Příjemci hromadné korespondence zrušte zaškrtnutí políčka vedle jména člověka, kterému nechcete korespondenci posílat.
Poznámka: Abyste snadněji našli jména a adresy, můžete seznam seřadit nebo filtrovat. Další informace najdete v článku Seřazení dat pro hromadnou korespondenci nebo Filtrování dat pro hromadnou korespondenci.
Můžete vložit jedno nebo více polí hromadné korespondence, která si berou informace z tabulky do dokumentu.
Vložení slučovacího pole na obálku, štítek, do e-mailové zprávy nebo dopisu
-
Přejděte na Korespondence > Blok adresy.
Další informace najdete v článku Vložení bloku adresy.
-
Pokud chcete přidat řádek s pozdravem, zvolte Řádek s pozdravem.
Další informace najdete v článku Vložení řádku s pozdravem.
-
Pokud chcete přidat další slučovací pole, jako jsou čísla faktur, přečtěte si článek Vložení polí hromadné korespondence.
-
Zvolte OK.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
Pokud se chcete dozvědět více o možnostech nastavení e-mailové zprávy, přečtěte si článek Hromadná korespondence ve Wordu.
Jakmile vložíte požadovaná slučovací pole, podívejte se na náhled výsledků a potvrďte, že je obsah v pořádku. Potom můžete proces sloučení dokončit.
-
Přejděte na Korespondence > Náhled výsledků.
-
Zvolte Další
-
Přejděte na Dokončit a sloučit > Tisk dokumentů nebo Odesílání e-mailových zpráv.
Dokument hromadné korespondence zůstane po uložení připojený ke zdroji dat. Dokument hromadné korespondence můžete znovu použít pro další hromadnou korespondenci.
-
Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.
Tady je několik tipů, jak excelovou tabulku pro hromadnou korespondenci připravit. Zkontrolujte, že:
-
Názvy sloupců v tabulce odpovídají názvům polí, která chcete do hromadné korespondence vložit. Pokud třeba chcete čtenáře v dokumentu oslovit křestním jménem, potřebujete samostatné sloupce pro křestní jméno a příjmení.
-
Veškerá slučovaná data se nachází na prvním listu vaší tabulky.
-
Datové položky s procenty, měnami a poštovními směrovacími čísly jsou v tabulce správně naformátované tak, aby mohl Word jejich hodnoty správně přečíst.
-
Excelová tabulka, která se má v hromadné korespondenci použít, je uložená na místním počítači.
-
Před připojením tabulky k dokumentu hromadné korespondence v aplikaci Word jsou dokončeny veškeré změny a přidáno všechno potřebné.
Další informace najdete v článku Příprava zdroje dat v Excelu pro wordovou hromadnou korespondenci.
Připojení a úprava seznamu adresátů
Připojte se ke zdroji dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
-
Zvolte Upravit seznam příjemců.
Více informací najdete v článku Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.
Další informace o řazení a filtrování najdete v článku Seřazení dat pro hromadnou korespondenci nebo Filtrování dat pro hromadnou korespondenci.
-
Klikněte na OK.
Můžete vložit jedno nebo více polí hromadné korespondence, která si berou informace z tabulky do dokumentu.
-
Přejděte na Korespondence > Vložit slučovací pole.
-
Přidejte požadované pole.
-
Podle potřeby opakujte kroky 1 a 2.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
Pokud se chcete dozvědět více o možnostech nastavení e-mailové zprávy, přečtěte si článek Hromadná korespondence ve Wordu.
Jakmile vložíte požadovaná slučovací pole, podívejte se na náhled výsledků a potvrďte, že je obsah v pořádku. Potom můžete proces sloučení dokončit.
-
Přejděte na Korespondence > Náhled výsledků.
-
Pomocí tlačítek Další nebo Předchozí přecházejte mezi záznamy ve zdroji dat a sledujte, jak vypadají v dokumentu.
-
Přejděte na Dokončit a sloučit > Tisk dokumentů nebo Sloučit do e-mailu.
Dokument hromadné korespondence zůstane po uložení připojený ke zdroji dat. Dokument hromadné korespondence můžete znovu použít pro další hromadnou korespondenci.
-
Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.
