Създаването на справочно поле не само подобрява значението на данните, но и помага за избягване на грешки при въвеждане на данните чрез ограничаване на стойностите, които могат да бъдат въведени. Справочното поле може да показва удобна за потребителя стойност, която е обвързана с друга стойност в таблицата източник на данни. Например искате да запишете клиента за поръчка в таблицата "Поръчки". Но всички данни на клиента се проследяват в таблица "Клиенти". Можете да създадете справочно поле, което показва информацията за клиента в контрола разгъващ се списък или контрола списъчно поле. След това, когато изберете клиента в тази контрола, подходяща стойност — например стойност на първичен ключ на клиента — се съхранява в записа на поръчката.
Забележка В Access има други типове списъчни полета: списъчно поле със стойности, което съхранява само една стойност с валидни значения, дефинирани в свойство, или многозначно поле, което може да съхранява до 100 стойности в едно поле, разделени със запетая (,). За повече информация вижте Създаване или изтриване на списъчно поле със стойности и Създаване и изтриване на многозначно поле.
В тази статия
Какво е справочно поле?
Справочно поле е поле в таблица, чиято стойност се извлича от друга таблица или заявка. Винаги когато е възможно, можете да използвате съветника за справки, за да създадете справочно поле. Съветникът за справки опростява процеса и автоматизира попълването на подходящи свойства за полетата, като създава подходящи релации в таблицата.
Създаване на справочно поле в изглед за проектиране
-
Отворете таблицата в Изглед на проектиране.
-
В първия наличен празен ред щракнете в клетка в колоната Име на полето и след това въведете име за справочното поле.
-
Щракнете в колоната Тип на данните за този ред, щракнете върху стрелката и след това в падащия списък изберете Съветник за справки.
Забележка Съветникът за справки създава три типа списъци, в зависимост от това, което сте избрали в съветника: справочно поле, списъчно поле със стойности и многозначно поле.
-
Внимателно следвайте стъпките в съветника:
-
На първата страница изберете Искам справочното поле да получи стойностите от друга таблица или заявка и след това щракнете върху Напред.
-
На втората страница изберете таблицата или заявката, които съдържат стойностите, и след това щракнете върху Напред.
-
На третата страница изберете едно или повече полета и след това щракнете върху Напред.
-
На четвъртата страница изберете ред на сортиране за полетата при извеждането им в списък и след това щракнете върху Напред.
-
На петата страница коригирайте ширината на колоната, за да могат стойностите да се четат по-лесно, и след това щракнете върху Напред.
-
На шестата страница запазете името на полето или въведете ново, изберете Разрешаване целостта на данните, изберете една от опциите Каскадно изтриване или Ограничаване на изтриването, след което щракнете върху Край.
За повече информация относно поддържането на целостта на връзките вижте Създаване, редактиране или изтриване на релация.
-
-
Запишете промените.
Разбиране за обвързване и показване на стойности
Целта на едно справочно поле е да замени показано на екрана число, например ИД, с нещо по-разбираемо, например име. Например вместо показването на идентификационен номер на даден контакт Access може да покаже името на контакта. Идентификационният номер на контакта е обвързана стойност. Автоматично се търси в таблица или заявка с изходни данни и се заменя с името на контакта. Името на контакта е показаната стойност.
Важно е да се разбере разликата между показана стойност в справочно поле и нейната обвързана стойност. Показаната стойност автоматично се показва по подразбиране в изгледа на таблица с данни. Но обвързаната стойност е тази, която се съхранява, която използвате в критериите за заявки и тази, която Access използва по подразбиране в съединения с други таблици.
В следващия пример на справочно поле AssignedTo:
1 Името на служителя е показаната стойност
2 ИД на служителя е обвързаната стойност, която се съхранява в свойството Обвързана колона от свойствата на справочното поле.
Актуализиране на свойствата на справочно поле
Когато използвате съветника за справки, за да създадете справочно поле, свойствата на справочното поле са зададени за вас. За да промените модела на многозначното поле, задайте неговите свойства в Справка.
-
Отворете таблица в Изглед на проектиране.
-
Щракнете върху името на справочното поле в колоната Име на полето.
-
Под Свойства на полето щракнете върху раздела Справка.
-
Задавайте свойството Контрола за показване на Разгъващ се списък, за да видите всички налични промени на свойствата и да отразите своя избор. За повече информация вижте Свойства на справочно поле.
Изтриване на справочно поле
Важно Когато изтриете справочно поле, което съдържа данни, губите тези данни окончателно – не можете да отмените изтриването. Поради тази причина трябва да архивирате вашата база данни, преди да изтривате полета на таблица или други компоненти на базата данни. Също може изтриването на справочното поле да бъде възпрепятствано, тъй като се поддържа целостта на връзките. За повече информация вижте Създаване, редактиране или изтриване на релация.
Изтриване от изглед на лист с данни
-
Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни.
-
Намерете справочното поле, щракнете с десния бутон в заглавния ред и след това щракнете върху Изтрий полето.
-
Щракнете върху Да, за да потвърдите изтриването.
Изтриване от изглед за проектиране
-
Отворете таблицата в Изглед на проектиране.
-
Щракнете върху селектора на ред до справочното поле и след това натиснете клавиша DELETE или щракнете с десния бутон върху селектора на ред и след това щракнете върху Изтрий редовете.
-
Щракнете върху Да, за да потвърдите изтриването.
Свойства на справочно поле
|
Задайте това свойство |
За да |
|
Управлявате показването |
Задайте това свойство, за да управлявате какви свойства се показват:
|
|
Тип източник на редове |
Изберете дали да попълните справочното поле със стойности от друга таблица или заявка, или от списък със стойности, зададени от вас. Можете също да изберете да попълните списъка с имената на полетата в таблица или заявка. |
|
Източник на редове |
Задайте таблицата, заявката или списъка със стойности, предоставящи стойностите на справочното поле. Когато свойството Тип източник на редове е зададено на Таблица/заявка или Списък с полета, това свойство трябва да се зададе на име на таблица или заявка или на SQL команда, която представя заявката. Когато свойството Тип източник на редове е зададено на Списък със стойности, това свойство трябва да съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая. |
|
Обвързана колона |
Задайте колоната в източника на редове, който предоставя стойността, съхранявана в справочното поле. Тази стойност може да варира от 1 до броя на колоните в източника на редове. Колоната, която предоставя стойността за съхранение, не трябва да е същата колона като показваната колона. |
|
Брой колони |
Задайте броя на колоните в източника на редове, които могат да се показват в справочното поле. За да изберете кои колони да се показват, трябва да зададете ширина на колона в свойството Ширина на колоните. |
|
Заглавия на колони |
Зададете дали да се показват заглавия на колони. |
|
Ширина на колоните |
Въведете ширината за всяка колона. Показваната стойност в справочно поле е колоната или колоните, които се представят в свойството Ширина на колоните като имащи дължина, различна от нула. Ако не искате да показвате една колона, например колона за ИД, задайте 0 за ширината. |
|
Редове в списъка |
Зададете броя на редовете, които се показват, когато покажете справочното поле. |
|
Ширина на списъка |
Зададете ширината на контролата, която се появява, когато показвате справочното поле. |
|
Ограничаване до списъка |
Изберете дали да можете да въвеждате стойност, която не е в списъка. |
|
Позволяване на множество стойности |
Посочите дали справочното поле позволява избиране на множество стойности. Не можете да променяте стойността на това свойство от "Да" на "Не". |
|
Разрешите редактиране на списък със стойности |
Задайте дали можете да редактирате елементите в справочно поле, което се базира на списък със стойности. Когато това свойство е настроено на Да и щракнете с десния бутон върху справочно поле, което се базира на списък със стойности на една колона, ще видите опцията от менюто Редактиране на елементи от списък. Ако в справочното поле има повече от една колона, това свойство се игнорира. |
|
Формуляр за редактиране на елементи от списък |
Наименувате съществуващ формуляр за използване за редактиране на списъка с елементи в справочно поле, която се основава на таблица или заявка. |
|
Покажи само стойностите на източника на редовете |
Показвате само стойности, които съответстват на текущия източник на редове, когато Позволяване на множество стойности е зададено на Да. |
