Можете да опростите операция за импортиране и експортиране, която използвате редовно в Access, като създадете спецификация за нея и след това създадете задача в Microsoft Outlook, която да ви напомня да изпълните спецификацията. За допълнително удобство задачата в Outlook съдържа бутон, който можете да използвате, за да изпълните операцията, без да отваряте базата данни на Access. За да използвате тази функция, Outlook трябва да е инсталиран и конфигуриран на вашия компютър.
Първо трябва да изпълните операция за импортиране или експортиране, за да я запишете като спецификация в Access, преди да можете да я планирате като задача на Outlook. Информация как да запишете спецификация за импортиране или експортиране в Access е дадена в статията Записване на подробности за импортиране или експортиране като спецификация.
Планиране на съществуваща спецификация за импортиране или експортиране
Ако имате съществуваща спецификация за импортиране или експортиране, можете да създадете задача на Outlook за нея с помощта на процедурата по-долу.
-
Отворете базата данни на Access, която съдържа спецификацията, ако все още не е отворена. Когато работите със спецификация за импортиране, това ще бъде базата данни местоназначение. При спецификация за експортиране това ще бъде базата данни източник.
-
В раздела Външни данни щракнете върху Записано импортиране или Записани експортирани данни, за да изберете спецификацията.
-
В диалоговия прозорец Задачи за управление на данни под Записано импортиране или Записано експортиране щракнете върху спецификацията, за да я изберете.
-
Щракнете върху Създаване на задача за Outlook. Access стартира Outlook, ако е инсталиран.
Забележка: Ако Outlook не е инсталиран, Access показва съобщение за грешка. Ако Outlook не е конфигуриран правилно, Access показва съветника за стартиране на Outlook. Следвайте инструкциите в съветника, за да конфигурирате Outlook.
-
В прозореца Операция-Име-Задача на Outlook прегледайте и променете настройките на задачата, като например Краен срок и Напомняне.
-
Ако искате задачата да се изпълни само веднъж, задайте дата в полето Начална дата.
-
Ако искате задачата да се изпълнява през определени интервали, щракнете върху Повторяемост. В диалоговия прозорец Повторение на задачи посочете през какви интервали искате спецификацията да се изпълнява, а след това щракнете върху OK. За помощ с настройването на повтарящи се задачи вижте помощта на Outlook.
-
В раздела Задача на прозореца за задача на Outlook, в групата Действия щракнете върху Запиши и затвори. Outlook създава нова задача.
-
За да изпълните спецификацията на по-късна дата, отворете задачата в Outlook. В раздела Задача, в групата Microsoft Office Access щракнете върху Изпълнение на импортирането или Изпълнение на експортирането, след което щракнете върху OK, за да изпълните операцията.
Изпълняване на планирана спецификация за импортиране или експортиране
В планирания момент Outlook показва напомняне. Използвайте следните стъпки, за да изпълните операцията:
-
В диалоговия прозорец на напомнянето щракнете върху Отвори елемента, за да отворите задачата в Outlook.
-
В раздела Задача, в групата Microsoft Office Access щракнете върху Изпълнение на импортирането или Изпълнение на експортирането.
-
Щракнете върху OK, за да изпълните операцията.
Можете също да изпълните задачата по всяко време, като следвате стъпките по-долу.
-
Отворете задачата в Outlook. За да го направите, щракнете върху Задачи в навигационния екран на Outlook, след което щракнете върху задачата, която искате да изпълните.
-
В раздела Задача, в групата Microsoft Office Access щракнете върху Изпълнение на импортирането или Изпълнение на експортирането.
-
Щракнете върху OK, за да изпълните операцията.
Какво друго трябва да знам?
-
Информация как да запишете спецификация за импортиране или експортиране е дадена в статията Записване на подробности за импортиране или експортиране като спецификация.
-
Информация как да променяте имената на спецификации, как да изтривате спецификации или как да актуализирате имената на файловете източници в спецификации е дадена в статията Задачи за управление на данни.
