Споделянето в Outlook зависи от това, което искате да споделите, и типа достъп, който искате да дадете на хората, с които споделяте.
Например можете да споделите една пощенска кутия от няколко лица, където всички входящи и изходящи съобщения са от тази пощенска кутия. Или можете да споделите една или повече папки или цялата си пощенска кутия с други хора. Можете дори да позволите на други да управляват вашия календар или пощенска кутия.
Когато дадете на някого разрешение да управлява вашата пощенска кутия, му давате права за представител. Това надхвърля привилегиите за редактиране и позволява на някого да изпраща или отговаря на поща или календарни елементи от ваше име. В специални случаи можете дори да позволите пълно управление на вашата пощенска кутия и календар, когато представителят ви има разрешения да действа като вас , когато създавате или отговаряте на съобщения или събития. За да научите повече за представителите, вижте За представителите: Позволяване на някой друг да управлява пощата и календара ви в Outlook.
Ако и как можете да получите достъп до тези различни опции за споделяне в Outlook, зависи и от типа на акаунта, който използвате. Например някои опции за споделяне са ограничени до служебни или учебни акаунти, използвани в дадена организация. Други опции, като например споделянето на календари, имат по-широк достъп и могат да бъдат извършени и с личен акаунт, като например Outlook.com или Hotmail.com акаунт.
Съвет: За да научите повече за акаунтите, вижте Каква е разликата между акаунт в Microsoft и служебен или учебен акаунт?
Различни начини за споделяне в Outlook
Таблицата по-долу описва различните начини за споделяне в Outlook, типа на необходимия акаунт и дали ви е необходим ИТ администраторът на вашата организация, за да го настрои вместо вас.
|
Тип споделяне |
Описание |
Примерни сценарии |
Тип акаунт |
Изисква инсталиране от ИТ администратор |
|
Споделени пощенски кутии |
Споделената пощенска кутия предоставя групов или индивидуален достъп до цялата пощенска кутия. Това включва съдържанието на пощенската кутия, като например папки, календари и контакти. Когато човек в групата отговори на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия, имейлът изглежда е от споделения адрес, а не от отделен потребител. Разрешенията в споделените пощенски кутии могат да се различават между членовете. |
Екипът за обслужване на клиенти иска една пощенска кутия, където всички входящи и изходящи имейли отиват в info@contoso.com. Всеки член на екипа за обслужване на клиенти с достъп до споделената пощенска кутия може да получава и отговаря на съобщения. Отговорите винаги се изпращат от info@contoso.com независимо кой от групата отговаря на съобщението. |
Служебни или учебни акаунти |
Да, изисква настройка от администратор.Администраторът ще даде разрешения на всички потребители, които се нуждаят от достъп до споделената пощенска кутия. |
|
Споделени календари |
Споделените календари са ограничени до папката на календара във вашата пощенска кутия. Можете да изберете да споделите календара си с един или няколко души. Разрешенията могат да се различават между хората, с които споделяте календара си, и също така зависят от акаунта, който използвате за споделяне на календара си. Някои аспекти на споделянето на календари са ограничени само до служебни или учебни акаунти. |
Може да искате да споделяте календари с планировчи, изпълнителни администратори, колеги, приятели, семейство или други надеждни лица. |
Служебни или учебни и лични акаунти |
Не се изисква настройка от администратор. В повечето случаи можете да изберете календара, който искате да споделите, и да дадете разрешения от Outlook. Ако използвате служебен или учебен акаунт, можете да дадете права на представител, което позволява на представителя да изпраща и отговаря на покани за събрания от ваше име. |
|
Споделени папки |
Изберете да споделите една или повече папки във вашата пощенска кутия с други хора във вашата организация. Можете да зададете нивото на достъп до всяко лице, с което споделяте, като дадете привилегии само за преглед, редактиране или делегиране.Има два типа привилегии на делегиране. Можете да изберете хората да изпращат от ваше име или да изпращат като вас. |
Сценарий 1: Искате да споделите папка само с привилегии за преглед. Например вие управлявате проект и искате да дадете на някого от вашия екип достъп до всички имейли в тази папка. Можете да позволите на това лице да отговаря на съобщения, но то може да отговаря само като себе си, но не и от ваше име.Сценарий 2: Ръководител присвоява права на представител на своя помощник, така че помощникът да може да следи и отговаря на имейли от негово име. Или иска помощникът да има пълно управление на пощенската си кутия и да му даде разрешения "Изпращане като". И в двата случая ръководителят може да избере да сподели цялата си пощенска кутия (включително календара си) или да сподели само избраните папки. |
Служебни или учебни акаунти |
В зависимост от това как искате другите да имат достъп, може да се изисква настройка на администратор. Можете да споделяте папки с други лица във вашата организация. Това включва добавянето на някого като представител и предоставянето му на "Изпращане от името на привилегии". За да дадете на някого обаче "Изпращане като привилегии", трябва да се обърнете към ИТ администратора, отговорен за управлението на Outlook във вашата организация, за да настроите това вместо вас. |
Готови ли сте да започнете да споделяте?
Изберете статия по-долу за това как да започнете да споделяте.
