Отваряне и използване на споделена пощенска кутия в Outlook

Споделената пощенска кутия улеснява определена група хора да следят и изпращат имейли от публичен имейл псевдоним, като например info@contoso.com. Когато човек в групата отговори на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия, имейлът му се показва все едно идва от споделения адрес, а не от индивидуалния потребител. В класическите Outlook можете също да използвате споделената пощенска кутия като споделен календар на екипа. Споделената пощенска кутия също е подходяща за използване като "нормейл" имейл акаунт.

Съвет: Ако сте собственик на малка фирма, който търси повече информация как да настрои Microsoft 365, посетете Помощ за малки фирми и обучение.

Споделена пощенска кутия не е предназначена за всеки, който споделя пощенската кутия, да влиза директно в акаунта. Акаунтът за самата споделена пощенска кутия трябва да остане в дезактивирано състояние.

Съвет: Преди да можете да използвате споделена пощенска кутия, Администратор на Microsoft 365 за вашата организация трябва да я създаде и да ви добави като член. За повече информация вижте Създаване на споделена пощенска кутия, където е описано какво трябва да направи администраторът.

Изберете опция от раздел по-долу за версията на Outlook, която използвате. Коя версия на Outlook имам?

Забележка: Ако стъпките под този раздел Нов Outlook не работят, е възможно все още да не използвате новия Outlook за Windows. Изберете раздела Класически Outlook и следвайте тези стъпки вместо това.

Съвет: За да помогнете на ръководителите и представителите по-добре да навигират в управлението на пощенските кутии в новия Outlook, ето някои съвети за пощата.

Добавяне на споделена пощенска кутия към нов Outlook

След като вашият администратор ви е добавил като член на споделена пощенска кутия, затворете и след това рестартирайте нов Outlook. Споделената пощенска кутия трябва да се показва автоматично във вашия екран с папки.

Какво да направя, ако не се получи?

Ако вашият администратор ви е добавил към споделена пощенска кутия съвсем наскоро, показването на споделената пощенска кутия може да отнеме няколко минути. Изчакайте малко и след това затворете и рестартирайте нов Outlook отново. Или добавете ръчно споделеното поле.

Изберете Поща от навигационния екран в нов Outlook.
В екрана Папка щракнете с десния бутон върху името на акаунта си и изберете Добавяне на споделена папка или пощенска кутия.
В прозореца Добавяне на споделена папка или пощенска кутия въведете името на пощенската кутия, до която искате да получите достъп, например info@contoso.com.

Забележка: Можете да добавите споделената пощенска кутия по всяко време, но преди да можете да започнете да я използвате, вашият ИТ администратор трябва да ви добави като член.

Намиране на споделената пощенска кутия в екрана с папки

В екрана с папки вляво намерете папката Споделено с мен . Щракнете върху папката, за да я разгънете. Вашата споделена пощенска кутия е подпапка под Споделено с мен. Когато изберете името на споделената пощенска кутия там, тя ще се разшири, за да покаже стандартните папки за имейли, като например "Входящи", "Чернови" и "Изпратени".

Изпращане на поща от споделената пощенска кутия

Изберете Поща от навигационния екран в нов Outlook за Windows.
В раздела Начало изберете Нов > Поща.
Ако не виждате полето От в горната част на съобщението (до Изпрати), в раздела Опции изберете Покажи от.
Щракнете върху От в съобщението и сменете на споделения имейл адрес. Ако не виждате вашия споделен имейл адрес, изберете Друг имейл адрес и въведете споделения имейл адрес.
Завършете въвеждането на съобщението, след което изберете Изпрати.

Отсега нататък, когато искате да изпратите съобщение от вашата споделена пощенска кутия, адресът ще бъде наличен в падащия списък "От ".

Всеки път, когато изпращате съобщение от споделена пощенска кутия, получателите ви виждат само споделения имейл адрес в съобщението.

Отговаряне на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия

Отворете нов Outlook за Windows.
Отворете имейл съобщението, на което искате да отговорите.
В полето От в горната част на съобщението трябва да видите името на вашата споделена пощенска кутия. Ако не го направите, изберете падащото поле От и изберете своята споделена пощенска кутия.
Завършете въвеждането на съобщението, след което изберете Изпрати.

Когато искате да изпратите съобщение от вашата споделена пощенска кутия, адресът ще бъде наличен в падащия списък "От ".

Когато изпращате съобщение от споделената пощенска кутия, получателите ще виждат само споделения имейл адрес в съобщението.

Търсене в споделената пощенска кутия

След като споделена пощенска кутия бъде добавена към новия Outlook, търсенето в нея е подобно на търсенето по основната пощенска кутия.

Отворете нов Outlook за Windows.
Изберете папка в споделената пощенска кутия в екрана с папки.
В полето За търсене в горната част на Outlook въведете заявката, която искате да използвате за търсене, след което натиснете клавиша Enter.

Списъкът със съобщения ще покаже резултати въз основа на търсенето от избраната папка в споделената пощенска кутия.

Използване на споделения календар от споделената пощенска кутия

След като вашият администратор ви е добавил като член на споделена пощенска кутия, затворете и след това рестартирайте Outlook. Споделеният календар, свързан със споделената пощенска кутия, се добавя автоматично към списъка ви Календари.

В нов Outlook отидете в изгледа на календар и изберете споделената пощенска кутия.

Когато въвеждате срещи, всеки, който е член на споделената пощенска кутия, ще може да ги вижда.
Всеки член на споделената пощенска кутия може да създава, преглежда и управлява срещи в календара, точно както би правил с личните си срещи. Всеки, който е член на споделена пощенска кутия, може да вижда извършените промени в споделения календар.

Използване на споделения списък с контакти в пощенската кутия

Контактите за споделени пощенски кутии и пощенските кутии на други потребители в момента не са налични в нов Outlook. Организацията на Microsoft Outlook работи активно по актуализирането на това.

Какво друго трябва да знам за споделените пощенски кутии в нов Outlook ?

В момента споделените пощенски кутии могат да бъдат добавяни само като ресурси. В предстояща актуализация възможността за добавяне на споделени пощенски кутии като акаунти ще позволи по-голям достъп за използване и управление на настройките на пощенската кутия. В бъдеща актуализация (пътна карта) възможността за добавяне на споделена пощенска кутия като акаунт ще предостави поддръжка за следните възможности (които в момента не се поддържат):

Известия	Брой непрочетени	Автоматични отговори
Категории	Предпочитание за достъпно съдържание	Фокусирани входящи
Формат на съобщението	Предпочитание за прикачен файл	Правила
Условно форматиране	Мета	Нежелана поща
Бързи стъпки	Спедиция	Правила за съхранение
Събития и покани	Работно време

Други възможности, които не са налични днес за споделени пощенски кутии, но ще бъдат добавени в бъдеща актуализация:

Достъп до онлайн Архив/In-Place Архив на споделената пощенска кутия
Предоставяне на нов делегиран достъп до пощенска кутия

Ето някои съвети за пощата, които да помогнат на помощниците на ръководството и представителите по-добре да навигират в управлението на пощенските кутии в нов Outlook.

Филтри и правила за поща за администраторите на ръководството

В новия Outlook, управителите могат да използват филтъра има имейл филтър за покани в календара за лесно намиране на покани за събрания.

Можете също да настроите правилото "Получени имейли за другите " за акаунта на ръководителя ви и автоматично да го преместите в отделна папка и да го категоризирате по ваше желание.

Плъзгане и пускане на имейли за създаване на задачи

Без усилия бъдете винаги информирани, като плъзгате имейли в "Моят ден", за да ги превърнете в задачи.

Закачане на имейли за бърз достъп

Сега можете да закачите имейл, който да се показва в горната част на папката "Входящи", като ви спестява време да се върнете и да потърсите. Посочете или щракнете с десния бутон върху имейла и изберете Закачи , за да го закачите.

Планиране кога да се изпраща имейл

В днешния свят на хибридните дейности денят ви може да е нощта на някой друг, така че не искате да изпращате имейл до някого през нощта. С новия Outlook е лесно да изпратите имейл, когато искате. Просто изберете стрелката на падащото меню до Изпращане и изберете Планиране на изпращане.

Отлагане на имейл

Понякога имейлът е много важен, но все още не. С функцията отложи можете да планирате време за повторно доставяне на имейлите в папката "Входящи", появявайки се в момента, в който искате, така че да можете да се справите с него, когато е подходящият момент за вас. Просто щракнете с десния бутон върху което и да е съобщение и изберете Отлагане или изберете Отлагане от лентата. След това изберете часа, в който искате да бъде доставен.