Групи в Microsoft 365 ви позволяват да работите с приятелите и семейството си по обща цел. Можете да изпращате съобщения до групата със специален имейл адрес, да споделяте файлове, да планирате събития в календар на групата и др. Добавяне на членове, когато създавате група за първи път или ги добавяте по-късно.
Създаването на група автоматично създава споделена Outlook папка "Входящи" и имейл адрес на групата (например sales@contoso.com), споделен календар и библиотека с документи за съвместна работа по файлове.
С Групи среда за работа в Outlook членовете имат достъп до цялата дейност на вашата група на едно място.
Независимо къде създавате своята група, членовете на групата могат да взаимодействат с нея на различни платформи – в Outlook за Windows или macOS. Групи, създадени със служебни или учебни акаунти, също могат да взаимодействат с групи в мобилното приложение на Outlook.
Група на Microsoft 365 е нещо повече от списък за разпространение
Групи на Microsoft 365 не са списъци за разпространение или групи с контакти. Групата с контакти е просто набор от имейл адреси, които можете да използвате, за да изпратите имейл съобщение или покана за събрание до всички едновременно. Ако искате да създадете група с контакти, вижте Създаване на група с контакти.
Различни типовеГрупи на Microsoft 365
ЕдноГрупа на Microsoft 365 лесно настройва споделена папка "Входящи" и споделен календар за всички. Групи, настроени с абонамент заMicrosoft 365 за работа или училище, се предоставят и с колекция от споделени ресурси, включително библиотека и сайт на SharePoint, бележник на OneNote и място за планиране на проекти и възлагане на задачи в Planner.
В зависимост от вида на акаунта, с който е настроен,Група на Microsoft 365 може да работи по различни начини. Каква е разликата между акаунт в Microsoft и служебен или учебен акаунт?
Изберете типа на акаунта, който трябва да научите за функциите, налични за вас.
Групи на Microsoft 365 с лични акаунти
Ако използвате групи с личен акаунт, като например Outlook.com, Hotmail.com или ако използвате акаунт за Gmail или Yahoo, все още можете да създадете група, но тя няма да има споделени ресурси на OneNote, SharePoint или Planner.
Изпращане на имейли до вашата група
Членовете на групата могат да следват папката "Входящи" на групата в собствената си пощенска кутия или да изберат да видят всички съобщения в таблото на групата. Всяко лице има възможност да преглежда и отговаря или препраща имейли в пощенската кутия на групата.
Споделен календар с лични акаунти
Всеки член на групата на Outlook има достъп до календар на споделена група. Членовете могат да добавят събития към календара на групата, които всеки в групата може да вижда.
Членство в група с лични акаунти
Членовете на вашата група могат да изпращат съобщения до групата с помощта на имейл адреса на групата. Outlook.com собствениците на групи могат да редактират група, да добавят или премахват членове и др.
Достъп до вашата група от всяко място
Независимо къде създавате своята група, членовете на групата могат да взаимодействат с нея на различни платформи – в Outlook за Windows или macOS.
Все още имате нужда от помощ?
|
|
За да получите поддръжка в Outlook.com, щракнете тук или изберете Помощ в лентата с менюта и въведете заявката си. Ако сами не можете да решите проблема си, превъртете надолу до Все още имате нужда от помощ? и изберете Да. За да се свържете с нас в Outlook.com, ще трябва да влезете. Ако не можете да влезете, щракнете тук. |
|
|
|
За друга помощ за вашия акаунт в Microsoft и абонаменти посетете "Помощ за акаунт и фактуриране". |
|
|
|
За да получите помощ и отстраняване на неизправности в други продукти и услуги на Microsoft, въведете вашия проблем тук. |
|
|
|
Публикувайте въпроси, следвайте дискусии и споделяйте знанията си в общността наOutlook.com. |
Групи на Microsoft 365 със служебни или учебни акаунти
В допълнение към създаването на споделена папка "Входящи", имейл адрес на групата и споделен календар, създаването наГрупа на Microsoft 365 автоматично създава ресурси, като например споделена Outlook папка "Входящи", споделен календар или библиотека с документи за съвместна работа по файлове. Можете също да създадете група в Teams въз основа на групата, която сте създали в Outlook.
Не е необходимо да се безпокоите за ръчното разрешаване на всички тези ресурси, защото добавянето на членове към групата автоматично им дава необходимите разрешения за инструментите, които вашата група предоставя.
Достъп до вашата група от всяко място
Независимо къде създавате своята група, членовете на групата могат да взаимодействат с нея на различни платформи – в Outlook за Windows, macOS или мобилното приложение на Outlook.
Изисквания към акаунта
Всеки абонамент за Microsoft 365, който има Exchange Online и SharePoint Online, ще поддържа групи. Това включва плановете business Основни компоненти и Business Premium и плановете Enterprise E1, E3 и E5.
Ако имате план само за Exchange, все още можете да получите споделената папка "Входящи" и споделените функции на календара на групите в Outlook, но няма да получите библиотеката с документи, Planner или някоя от другите възможности.
Коя група трябва да създадете?
Докато обмисляте опциите, важно е да запомните, че рядко един размер се побира във всички. Различните екипи могат да предпочетат да работят по различни начини и Microsoft 365 разполага с инструменти за разрешаване на сътрудничеството в каквато и да е форма, която вашите екипи предпочитат.
Ако вашият екип предпочита да работи съвместно по имейл и се нуждае от споделен календар: Създаване на група на Microsoft 365 в Outlook.
Ако вашият екип иска да си сътрудничи в среда на постоянен чат или да използва вградени приложения: Създаване на екип на Microsoft.
Ако искате да създадете голям, отворен форум за обсъждане за вашата фирма – например за съобщения и обсъждания на ниво ръководен състав: Създаване на група в Yammer.
Можете да създавате Групи на Microsoft 365 от различни инструменти, включително Outlook, Outlook в уеб, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams и др. Инструментът, от който избирате да започнете, зависи от типа на групата, с която работите. Например в Microsoft обикновено започваме от Outlook, когато създаваме група, организирана около имейл и календар. Ако групата е за комуникация за цялата фирма, обикновено започваме с Yammer. За съвместна работа в чат бихме стартирали нашата група от Microsoft Teams.
Когато създавате група, ще трябва да решите дали искате тя да бъде поверителна, или публична група. Съдържанието в публична група може да се вижда от всеки във вашата организация и всеки във вашата организация може да се присъедини към групата. Съдържанието в лична група трябва да се вижда от членовете на групата, а хората, които искат да се присъединят към лична група, трябва да бъдат одобрени от собственик на групата.
Забележка: В момента групи, създадени от Outlook в уеб, са поверителни по подразбиране.
Не могат да бъдат видени нито публични групи, нито поверителни групи от хора извън вашата организация, освен ако тези хора не са били специално поканени като гости.
За повече информация относно промяната на вашите групи от "Публична" на "Лична" (или обратно) вижте Направете групите на Microsoft 365 публични или частни.
Собственици, членове и гости
Собствениците на групи са модераторите на групата. Те могат да добавят или премахват членове и да имат уникални разрешения, като например възможността за изтриване на разговорите от споделената папка „Входящи“ или за промяна на различни настройки за групата. Собствениците на групи могат да преименуват групата, да актуализират описанието или картината и др. Ако сте запознати с ролите в SharePoint, собственикът на групата е администратор на колекцията от сайтове.
Съвет: Най-добра практика е да имате поне двама собственици на група, ако можете. По този начин, ако единият собственик не е наличен, другият може да прави промени в групата.
Членовете на групата са редовните потребители във вашата организация, които използват групата за съвместна работа. Те имат достъп до всичко в групата, но не могат да променят настройките на групата. В SharePoint те се наричат членове на сайта. За информация за добавянето или премахването на членове на групата вижте Добавяне и премахване на членове на групата в Outlook.
Гостите са като членове на групата, но те са извън вашата организация. По подразбиране вашите потребители могат да канят гости да се присъединят към вашата група и вие можете да контролирате тази настройка. За повече информация вижте Достъп на гости в групи на Microsoft 365.
Изберете типа на групите, които искате да използвате:
Ако предпочитате споделения режим на сътрудничество "Входящи", то средата на групите в Outlook е за вас. Като създадете група в Outlook, ще получите:
-
Споделена папка „Входящи“ – за разговори по имейл между вашите членове. Тази папка има имейл адрес и може да се настрои да приема съобщения от хора извън групата и дори извън вашата организация, подобно на традиционните списъци за разпространение
-
Споделен календар – за планиране на събития, свързани с групата
-
Библиотека с документи на SharePoint – централно място за съхранение и споделяне на файлове от групата
-
Споделен бележник на OneNote – за събиране на идеи, проучвания и информация
-
Екипен сайт на SharePoint – централно хранилище за информация, връзки и съдържание, свързани с вашата група
-
Planner– за разпределяне и управление на задачи от проект между членовете на групата
Не е необходимо да създавате ръчно някой от тези ресурси; създаването на групата автоматично ги създава вместо вас и присвоява необходимите разрешения за членовете на групата, така че да могат да започнат да ги използват веднага.
Можете да получите достъп до тези ресурси чрез Microsoft Outlook за Windows, Outlook в уеб, Outlook for Mac (само за споделена папка "Входящи") или Outlook Mobile.
С картата за посочване наГрупи на Microsoft 365 имате бърз достъп до ресурсите на споделената група. Просто посочете името на групата в Outlook в уеб или SharePoint.
Отличен начин да поддържате връзка с вашата група е Microsoft Teams. Microsoft Teams е вътрешният цикъл за вашия екип – постоянна, базирана на чат работна област, в която можете да провеждате неформални разговори в реално време, разговори около много конкретни теми или специфични подгрупи в групата. Въпреки че интегрирането с Teams не се осъществява автоматично, можете лесно да създадете група в Teams въз основа на вашата група в Microsoft 365.
След като дадена група изпълни предназначението си, можете да я изтриете, за да освободите системни ресурси и да спре да се показва в списъците. Вижте: Редактиране или изтриване на група. Ако не искате да се налага да помните да изтривате остарели групи, вашият администратор може да зададе правила за изтичане на срока, които ще доведат до изтичане на срока на старите групи и автоматичното им премахване след определен период от време. Вижте: Правила за изтичане на срока на група на Microsoft 365.
Забележка: Съдържанието на този раздел е предназначено за администратори.
Има три основни модела на осигуряване наГрупи на Microsoft 365: "Отворено", "Водено от ИТ" или "Контролирано". Всеки от тях има свои предимства.
|
Модел |
Предимства |
|---|---|
|
Отвори (по подразбиране) |
Потребителите могат да създадат собствени групи, ако е необходимо, без да трябва да чакат или да безпокоят ИТ. |
|
Администрирани |
Потребители искат група от ИТ. Той може да ги напътства в избора на най-добрите инструменти за сътрудничество за техните нужди |
|
Контролирани |
Създаването на групи е ограничено до определени хора, екипи или услуги (вижте: Управление на това кой може да създава Групи на Microsoft 365) |
Ако искате да контролирате как са наименувани вашите Групи на Microsoft 365, можете да използвате правила за именуване , за да накарате имената на групите да се придържат към определени стандарти, включително префикси или суфикси, както и да блокирате неподходящи имена. Вижте правила за наименуване на Групи на Microsoft 365 за повече информация.
Всяка група има поне един собственик, който може да добавя или премахва членове, както и да прави някакви основни корекции за групата и нейното съдържание. Обикновено собственикът прави това в Outlook. Вижте: Добавяне и премахване на членове на група в Outlook. Ако собственикът (или собствениците) на дадена група напусне организацията по някаква причина, администраторът може да присвои нов собственик на групата. Вижте Присвояване на нов собственик към изолирана група.
Освен това, ако имате Exchange Online разрешения на администратор, можете да администрирате вашите групи от центъра за Microsoft 365 Администрация (вж. Управление на членството в група в Център за администриране на Microsoft 365) или от PowerShell (вж. Управление Групи на Microsoft 365 с PowerShell.
Може да дойде време, когато искате да изтриете група от вашия клиент. За информация как да изтриете група вижте: Изтриване на група. Ако група бъде изтрита случайно, администраторите могат да възстановят тази група в продължение на до 30 дни. Вижте: Възстановяване на изтрита група на Microsoft 365.
Ако предпочитате по-автоматизиран начин за управление на жизнения цикъл на вашия Групи на Microsoft 365, можете да използвате правила за изтичане на срока , за да изтичате на групи на определен интервал от време. Собствениците на групата ще получат имейл 30, 15 и 1 ден преди изтичането на срока на групата, което им позволява лесно да подновят групата, ако все още е необходима. Вижте: Правила за изтичане на срока на група на Microsoft 365.
-
Позволяване на членовете да изпращат като или да изпращат от името на група на Microsoft 365
-
Мигриране на списъци за разпространение към Групи на Microsoft 365
-
Управление на настройките на вашия екипен сайт, свързан с група
Ограничения за групи
|
Максимален брой... |
Стойност |
|
Собственици на група |
100 |
|
Групи, които потребител може да създаде |
250 |
|
Групи, които може да се създават от администратор |
До лимита от 500 000 за клиент по подразбиране |
|
Брой потребители |
Повече от 1000, макар че само 1000 имат достъп до разговорите в група едновременно. Потребителите може да забележат закъснения при достъпа до календара и разговорите в много големи групи в Outlook |
|
Брой на групите, на които потребителят може да бъде член |
1000 |
|
Съхранение на файлове |
1 терабайт + 10 гигабайта за абониран потребител + допълнително закупено място за съхранение. Можете да закупите неограничено по размер допълнително място за съхранение. |
|
Размер на пощенската кутия на групата |
50 GB |
Максималният брой групи по подразбиране, които една Microsoft 365 организация може да има, в момента е 500 000.Ако планирате да използвате функцията "Group Writeback" от инструмента Azure Active Directory Connect, максималната дължина е 448 знака, свързани с атрибута "Описание".
За повече информация относно мястото за съхранение в SharePoint Online вижте SharePoint Online – ограничения и SharePoint Online – софтуерни граници и ограничения.
Управлението на вашия Групи на Microsoft 365 е по-ефективно, когато имате информация за действие относно използването Групи. Центърът на Microsoft 365 Администрация разполага с инструмент за отчитане, който може да ви позволи да виждате информация, като например използване на място за съхранение, колко активни Групи имате и дори как потребителите използват Групи. Вижте: Отчети на Microsoft 365 в центъра за администриране за повече информация.
Групи на Microsoft 365 ви предоставя редица инструменти за съответствие, защита на информацията и откриване на електронни данни.
Вж. също
Общ преглед на Групи на Microsoft 365 за администратори
Microsoft FastTrack за Microsoft 365
Ръководство за усвояване на Microsoft 365 (PDF)
Създаване на група с контакти или списък за разпространение в Outlook за PC
Защо трябва да надстроите вашите списъци за разпространение до групи в Outlook
