Използване на помощника за планиране в Outlook в уеб

1. Влезте в Outlook в уеб.

2. В долната част на страницата изберете , за да отидете в календара.

3. В горния край на страницата изберете Ново събитие.

4. В полето Поканване на хора въведете имената или имейл адресите на хората, които искате да поканите.

   Изберете незадължително , за да добавите незадължителни участници.

5. Отстрани на формуляра за събитие, прегледайте информацията за събития и информация за останалите участници в изгледа "ден". Заетата информация за участника се показва в червено в началото на събитията в календара ви.

   

6. Щракнете върху произволно място в мрежата, за да изберете нов час за събитието.

Помощникът за планиране може да бъде използван преди или след като сте предоставили подробности за събитието. Ако въведете датата, часа и продължителността на събитието и добавите участници, преди да отворите помощника за планиране, тези данни се пренесет и можете да ги променяте, ако е необходимо.

С помощта на помощника за планиране можете веднага да преглеждате календара на участник и да определяте неговата достъпност – свободна или заета – за датата и часа на събитието.

Отваряне на помощника за планиране

1. Влезте в Outlook в уеб.

2. В долната част на страницата изберете , за да отидете в календара.

3. В горния край на страницата изберете Ново събитие.

4. В горния край на формуляра на събитието изберете помощник за планиране.

В помощника за планиране можете да добавяте участници и стая и да променяте датата и часа на събитието, но не можете да променяте заглавието на събитието.

Добавяне на присъстващи лица

1. В помощника за планиране изберете Добавяне на задължителен участник или Добавяне на незадължителен участник.

2. Въведете името или имейл адреса на човека, когото искате да добавите, и натиснете клавиша ENTER.

Добавяне на стая

1. В помощника за планиране изберете Добавяне на стая.

2. Изберете стая от списъка. Можете да промените сгради, като изберете падащото меню в горния край на списъка.

   Когато изберете списък със стаи, помощникът за планиране ще покаже конферентните зали и тяхната достъпност.

Преглеждане на календари

Когато добавите участници и място, информацията от календарите им се показва в мрежата на календара.

• Изберете датата в горния край на помощника за планиране, за да изберете нова дата за събранието. В календара изберете месеца или използвайте стрелките нагоре или надолу, за да промените месеца.

• Изберете начален час или краен час, за да промените кога започва или завършва събранието.

• Можете да използвате плъзгача в долната част на помощника за планиране, за да видите наличността на участниците преди или след избраното от вас време.

• Алтернативно можете да изберете дата и час директно върху мрежата и да преоразмерите селекцията в мрежата, за да промените продължителността на събитието.

Изпращане на покана за събрание

1. Изберете Готово , за да запишете промените и да затворите помощника за планиране.

2. Изберете Изпрати , за да изпратите поканата за събрание.

Помощникът за планиране може да бъде използван преди или след като сте предоставили подробности за събитието. Ако въведете датата, часа и продължителността на събитието и добавите участници, преди да отворите помощника за планиране, тези данни се пренесет и можете да ги променяте, ако е необходимо.

С помощта на помощника за планиране можете веднага да преглеждате календара на участник и да определяте неговата достъпност – свободна или заета – за датата и часа на събитието.

1. В лентата с инструменти " поща " или " Календар " изберете нова събитие в календара.

2. На страницата по- подробно за новото събитие направете едно от следните неща:

   • Добавете подробни данни за събития – например заглавие и местоположение, начална и крайна дата и час и друга информация – ако е необходимо, добавете хора и след това изберете помощник за планиране .

   • Изберете помощник за планиране и след това, ако е необходимо, Добавете присъстващи и Добавете стая.

В екрана за подробни данни на помощника за планиране можете да промените датата и часа на настъпване на събитието, но не можете да променяте заглавието на събитието. Страницата с подробни данни за събитието предлага опции, които не са налични в помощника за планиране. Тези опции включват например напомнянето за събранието, добавящо напомняне за имейл за изпращане и предоставяне на описание или други подробности за събитието.

Участниците могат да бъдат добавяни за събитие преди или след като изберете помощника за планиране. Ако сте добавили присъстващи на страницата с подробни данни за събитието, когато отворите помощника за планиране, ще видите календарите на тези участници в мрежата отдясно на екрана за подробни данни. Стъпките, дадени в този раздел, са специално за добавяне на участник, след като отворите помощника за планиране.

1. В полето участници в екрана по-подробно въведете името на човека, когото искате да поканите на събитието.

   

   Забележка: Започвайки с първия знак, който въвеждате, Outlook съответства на вашия запис и предлага имената на хората, които са в организацията ви или хората, с които сте кореспондирали.

2. Изберете име в списъка с предложения, които се появяват под полето участници , или изберете търсене в указателя.

   Забележка: Всеки човек, когото добавите, се добавя автоматично като Задължително присъствие. И се показва Календарът на всяко лице (в реда, в който са избрани) отдясно на вашия календар в екрана календар, създаването на мрежа. Докато добавяте хора, ще виждате общия брой поканени, както и броя конфликти в графика.

   

3. За да промените състоянието на участник, щракнете с десния бутон върху името на участника или ако използвате сензорно устройство, докоснете и задръжте името и направете едно от следните неща:

   • Изберете Премахни , за да изтриете участника. Или изберете Премахни до името на участника.

   • Изберете посещаемост по избор.

Ако не сте добавили стая към местоположението на събитието, преди да отворите помощника за планиране, можете да добавите един тук. Има бутон за Добавяне на стая в долната част на екрана с подробни данни за помощника за планиране, който ви позволява да видите конферентните зали от списъка с адреси на вашата организация. Помощникът за планиране автоматично показва само залите, които са свободни във времето, което сте задали в момента, но можете да видите и другите зали, ако желаете.

Ако вашата организация разполага с повече зали, администраторът на организацията може да ги е подредил в списъци. Списъците със зали са колекции от зали, които обикновено имат подобни характеристики, например се намират в една и съща сграда.

1. Изберете Add Room.

2. Изберете стая или изберете списък със стаи и след това изберете една от наличните стаи в този списък.

   

След като сте избрали стая, тя се добавя в мрежата на календара. Можете да промените заседателната зала, като изберете Промяна на стая. За да премахнете конферентната зала, щракнете с десния бутон върху нея (ако използвате устройство със сензорен екран, докоснете и задръжте върху името) и след това изберете Премахни.

Когато добавите участници и място, информацията от календарите им се показва в мрежата на календара.

Можете да изберете изглед на ден или на седмица в горната част на календара. Ако изберете изглед на седмица, мрежата на календара ще покаже обединен изглед от календарите на всички участници.

Когато сте готови с работата в помощника за планиране, направете едно от следните неща:

• Изберете OK , за , за да запишете промените.

• Изберете отхвърли , за да отмените.

Ще бъдете върнати към страницата с подробни данни за ново събитие, където можете да приключите с добавянето на повече подробности за събранието, ако е необходимо. Когато сте готови, направете едно от следните неща:

• Изберете Изпращане , за да изпратите поканата до събитието.

• Изберете отхвърли , за да отмените всичките си промени.