نقل البيانات من Excel إلى Access

الخطوة 1: استيراد البيانات من Excel إلى Access

استيراد البيانات هو عملية يمكن أن تمر بسلاسة أكبر إذا كنت تستغرق بعض الوقت لإعداد بياناتك وتنظيفها. استيراد البيانات يشبه الانتقال إلى منزل جديد. إذا قمت بتنظيف وتنظيم ممتلكاتك قبل الانتقال، فإن الاستقرار في منزلك الجديد أسهل بكثير.

تنظيف بياناتك قبل الاستيراد

قبل استيراد البيانات إلى Access، من المستحسن القيام بما يلي في Excel:

• تحويل الخلايا التي تحتوي على بيانات غير ذرية (أي قيم متعددة في خلية واحدة) إلى أعمدة متعددة. على سبيل المثال، يجب تقسيم خلية في عمود "Skills" يحتوي على قيم مهارة متعددة، مثل "برمجة C#" و"برمجة VBA" و"تصميم ويب" لفصل الأعمدة التي تحتوي كل منها على قيمة مهارة واحدة فقط.

• استخدم الأمر TRIM لإزالة المسافات البادئة واللاحقة والمضمنة المتعددة.

• إزالة الأحرف غير المطبوعة.

• البحث عن الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم وإصلاحها.

• إزالة الصفوف المكررة أو الحقول المكررة.

• تأكد من أن أعمدة البيانات لا تحتوي على تنسيقات مختلطة، خاصة الأرقام المنسقة كنص أو تواريخ منسقة كأرقام.

لمزيد من المعلومات، راجع مواضيع تعليمات Excel التالية:

• أفضل عشر طرق لمسح البيانات

• التصفية حسب القيم الفريدة أو إزالة القيم المتكررة

• تحويل الأرقام المخزّنة كنص إلى أرقام

• تحويل التواريخ المخزّنة كنص إلى تواريخ

اختر أفضل نوع بيانات عند الاستيراد

أثناء عملية الاستيراد في Access، تريد اتخاذ خيارات جيدة بحيث تتلقى بعض أخطاء التحويل (إن وجدت) التي تتطلب تدخلا يدويا. يلخص الجدول التالي كيفية تحويل تنسيقات أرقام Excel وأنواع بيانات Access عند استيراد البيانات من Excel إلى Access، ويقدم بعض التلميحات حول أفضل أنواع البيانات للاختيار في معالج استيراد جداول البيانات.

بمجرد أن تكون البيانات في Access، يمكنك حذف بيانات Excel. لا تنس النسخ الاحتياطي لمصنف Excel الأصلي أولا قبل حذفه.

لمزيد من المعلومات، راجع موضوع تعليمات Access استيراد البيانات أو إنشاء ارتباط إليها في مصنف Excel.

إلحاق البيانات تلقائيا بالطريقة السهلة

هناك مشكلة شائعة لدى مستخدمي Excel وهي إلحاق البيانات بنفس الأعمدة في ورقة عمل كبيرة واحدة. على سبيل المثال، قد يكون لديك حل تعقب الأصول الذي بدأ في Excel ولكنه أصبح الآن يتضمن ملفات من العديد من مجموعات العمل والأقسام. قد تكون هذه البيانات في أوراق عمل ومصنفات مختلفة، أو في ملفات نصية هي موجزات بيانات من أنظمة أخرى. لا يوجد أمر واجهة مستخدم أو طريقة سهلة لإلحاق بيانات مماثلة في Excel.

أفضل حل هو استخدام Access، حيث يمكنك بسهولة استيراد البيانات وإلحاقها في جدول واحد باستخدام معالج استيراد جداول البيانات. علاوة على ذلك، يمكنك إلحاق الكثير من البيانات في جدول واحد. يمكنك حفظ عمليات الاستيراد وإضافتها كمهام Microsoft Outlook المجدولة وحتى استخدام وحدات الماكرو لأتمتة العملية.

الخطوة 2: تسوية البيانات باستخدام معالج Table Analyzer

للوهلة الأولى، قد يبدو تخطي عملية تطبيع بياناتك مهمة شاقة. لحسن الحظ، تعد تسوية الجداول في Access عملية أسهل بكثير، وذلك بفضل معالج محلل الجداول.

1. سحب الأعمدة المحددة إلى جدول جديد وإنشاء علاقات تلقائيا

2. استخدام أوامر الأزرار لإعادة تسمية جدول وإضافة مفتاح أساسي وجعل عمود موجود مفتاحا أساسيا والتراجع عن الإجراء الأخير

يمكنك استخدام هذا المعالج للقيام بما يلي:

• تحويل جدول إلى مجموعة من الجداول الأصغر وإنشاء علاقة مفتاح أساسي وأجنبي تلقائيا بين الجداول.

• أضف مفتاحا أساسيا إلى حقل موجود يحتوي على قيم فريدة، أو قم بإنشاء حقل معرف جديد يستخدم نوع بيانات الترقيم التلقائي.

• إنشاء علاقات تلقائيا لفرض التكامل المرجعي مع التحديثات المتتالية. لا تتم إضافة عمليات الحذف المتتالية تلقائيا لمنع حذف البيانات عن طريق الخطأ، ولكن يمكنك بسهولة إضافة عمليات حذف متتالية لاحقا.

• ابحث في جداول جديدة عن بيانات زائدة عن الحاجة أو مكررة (مثل نفس العميل برقمي هاتف مختلفين) وقم بتحديث هذا حسب الرغبة.

• قم بنسخ الجدول الأصلي احتياطيا وإعادة تسميته عن طريق إلحاق "_OLD" باسمه. بعد ذلك، يمكنك إنشاء استعلام يقوم بإعادة إنشاء الجدول الأصلي، مع اسم الجدول الأصلي بحيث تعمل أي نماذج أو تقارير موجودة تستند إلى الجدول الأصلي مع بنية الجدول الجديدة.

لمزيد من المعلومات، راجع تسوية بياناتك باستخدام Table Analyzer.

الخطوة 3: الاتصال ببيانات Access من Excel

بعد تسوية البيانات في Access وإنشاء استعلام أو جدول يقوم بإعادة إنشاء البيانات الأصلية، من السهل الاتصال ببيانات Access من Excel. بياناتك موجودة الآن في Access كمصدر بيانات خارجي، وبالتالي يمكن توصيلها بالمصنف من خلال اتصال بيانات، وهو حاوية من المعلومات المستخدمة لتحديد موقع مصدر البيانات الخارجي وتسجيل الدخول إليه والوصول إليه. يتم تخزين معلومات الاتصال في المصنف ويمكن أيضا تخزينها في ملف اتصال، مثل ملف اتصال بيانات Office (ODC) (ملحق اسم الملف.odc) أو ملف اسم مصدر البيانات (ملحق.dsn). بعد الاتصال بالبيانات الخارجية، يمكنك أيضا تحديث (أو تحديث) مصنف Excel تلقائيا من Access كلما تم تحديث البيانات في Access.

لمزيد من المعلومات، راجع استيراد البيانات من مصادر البيانات الخارجية (Power Query).

الحصول على بياناتك في Access

يرشدك هذا القسم خلال المراحل التالية لتطبيع بياناتك: تقسيم القيم في عمودي Salesperson و Address إلى أكثر أجزاءها ذرية، وفصل الموضوعات ذات الصلة إلى جداولها الخاصة، ونسخ هذه الجداول ولصقها من Excel إلى Access، وإنشاء علاقات رئيسية بين جداول Access التي تم إنشاؤها حديثا، وإنشاء استعلام بسيط وتشغيله في Access لإرجاع المعلومات.

مثال على البيانات في نموذج غير عادي

تحتوي ورقة العمل التالية على قيم غير ذرية في عمود مندوب المبيعات وعمود العنوان. يجب تقسيم كلا العمودين إلى عمودين منفصلين أو أكثر. تحتوي ورقة العمل هذه أيضا على معلومات حول مندوبي المبيعات والمنتجات والعملاء والطلبات. يجب أيضا تقسيم هذه المعلومات بشكل أكبر، حسب الموضوع، إلى جداول منفصلة.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

يمكنك دائماً الاستفسار من أحد الخبراء في مجتمع Excel التقني أو الحصول على الدعم في المجتمعات.