本文說明如何為數據表欄位或 Access 資料庫中表單上的控制項設定預設值。 每當您在資料庫中建立新記錄時,您設定的預設值會出現在欄位或控制件中。
本文內容
了解預設值
每當您希望 Access 自動在新記錄中輸入值時,您會將預設值新增至資料表欄位或表單控制件。 例如,您可以讓 Access 一律將目前的日期新增至新訂單。
一般說來,您會在數據表欄位中新增預設值。 您可以在 [設計檢視] 中開啟數據表,然後在欄位的 [預設值 ] 屬性中輸入值來新增值。 如果您為數據表欄位設定預設值,Access 會將您的值套用至您以該欄位為基礎的任何控制件。 如果您沒有將控件系結至數據表欄位,或是連結至其他數據表中的數據,則會為表單控制項本身設定預設值。
您可以將數據表欄位的預設值設定為 [簡短文字]、[長文字]、[數位]、[日期/時間]、[貨幣]、[是/否] 和 [超連結] 數據類型。 如果您不提供值,字段會保留 Null (空白) ,直到您輸入值為止。 在您定義預設值之後,Access 會將該值套用至您新增的任何新記錄。 如有需要,除非驗證規則禁止,否則您可以將記錄中的值從預設值變更為另一個值。
設定資料表欄位的預設值
當您設定數據表欄位的預設值時,任何系結至該欄位的控件都會顯示預設值。
設定預設值
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在 [導航窗格] 中,以滑鼠右鍵按下您要變更的數據表,然後按兩下 [ 設計檢視]。
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選取要變更的欄位。
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在 [一 般] 索引 標籤的 [ 預設值 ] 屬性方塊中輸入值。
您可以輸入的值取決於為欄位設定的數據類型。 例如,您可以輸入 =Date () ,在 [日期/時間] 字段中插入目前的日期。 如需預設值的範例,請參閱本文稍後 的預設值範例。
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儲存變更。
設定控制件的預設值
一般而言,只有當您沒有將該控件系結至數據表欄位,或是連結至另一個數據表中的數據時,您才會為控件設定預設值。
設定預設值
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在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的表單,然後按一下 [設計檢視]。
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以滑鼠右鍵按下您要變更的控制件,然後按下 [ 內容 ] 或按 F4。
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按兩下屬性表中的[ 全部 ] 索引標籤,找出 [預設值 ] 屬性,然後輸入您的預設值。
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按 CTRL+S 儲存您的變更。
設定清單框或下拉式方塊的預設列
根據預設,清單框和下拉式方塊控件會顯示兩種類型的清單:值清單和查閱清單。 值清單是位於清單框或下拉式方塊控件之 [ 數據列來源 ] 屬性中的硬編碼項目清單。 相反地,查閱清單會從查閱欄位 (使用查詢從另一個數據表取數據的欄位) 取其數據,然後將該數據載入下拉式方塊控件。
對於值清單和查閱清單,您可以指定預設會出現哪一個清單專案,但針對每種清單類型都遵循不同的程式。 下列步驟說明如何設定值清單和查閱清單的預設值。
設定值清單的預設值
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在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的表單,然後按一下 [設計檢視]。
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以滑鼠右鍵按兩下清單框或文字框控制件,然後按一下 [ 內容 ] 或按 F4。
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確定 [ 列來源 ] 屬性包含值清單。 值清單中的專案會以雙引號括住,並以分號分隔。 例如,您可能會看到如下所示的 清單:「良好」;」Fair“;”不佳」。
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如果 [ 列來源 ] 屬性包含查詢 (以 SELECT) 開頭的文字字串,請移至下一組步驟。
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在 [ 預設值 ] 屬性方塊中,輸入下列專案:
[control_name]。ItemData (n)
在此情況下,control_name是清單框或下拉式方塊控件的名稱,而 n 是您要設為預設值的清單項目數量。 如果您不知道控制件的名稱,請查看位於屬性表頂端的 Name 屬性中的值。
例如,假設您有一個名為 [ 擁有者] 的下拉式方塊控件,而您想要使用清單中的第三個值做為預設值。 在 [ 預設值 ] 屬性方塊中輸入下列內容:
[擁有者]。ItemData (2)
您輸入 2 而非 3 ,因為 ItemData 是零,這表示它會開始計算為零,而不是一個。
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儲存變更,然後切換回 [表單視圖]。 當您新增記錄至資料庫時,您選取的預設值應該會出現在清單或下拉式方塊中。
設定查閱清單的預設值
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在 [數據工作表檢視] 中開啟提供查閱欄位之源數據的數據表。
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請注意與您要設為預設值之專案相關聯的索引鍵值。
附註: 根據預設,Access 會隱藏主鍵和外鍵欄位。 如果您沒有看到索引鍵字段,請以滑鼠右鍵按下表格標題列中的任何單元格,按兩下 [取消隱藏欄],然後在 [ 取消隱藏欄 ] 對話框中,選取您的索引鍵欄位,然後按兩下 [ 關閉]。
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在 [導航窗格] 中,以滑鼠右鍵按兩下包含查閱欄位的數據表,然後按兩下 [ 設計檢視]。
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選取查閱欄位,然後在 [ 一般 ] 索引標籤的 [ 預設值 ] 屬性方塊中,輸入您在步驟 1 和 2 記下的索引鍵值。 這是對應到您要設為預設值之清單專案的值。
例如,假設您有10個供應商,而您想要預設顯示最常用供應商的名稱。 若要這麼做,您可以找出唯一識別供應商的索引鍵值,然後在外鍵欄位的 [預設值 ] 屬性方塊中輸入該索引鍵值。
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儲存變更、切換到 [數據工作表檢視],然後輸入新的記錄。 當您新增記錄時,您的預設值會出現在查閱欄位中。
預設值的範例
下表列出並說明一些預設值。 您可以調整這些範例以搭配自己的數據使用。
運算式 |
預設欄位值 |
---|---|
1 |
1 |
"MT" |
MT |
"紐約, 紐約州" |
紐約,N.Y. (請注意,如果值包含標點符號) |
"" |
零長度字串 |
Date( ) |
今天的日期 |
=是 |
「是」會以計算機的本機語言顯示 |