使用查詢加總數據

手動輸入範例資料

1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表]。

   Access 會在您的資料庫中新增新的空白資料表。

   附註: 如果您開啟新的空白資料庫，則無需按照此步驟進行。不過，每當您需要在資料庫中新增資料表時，則要按照此步驟進行。

2. 按兩下標題列中的第一個儲存格，然後在範例數據表中輸入欄位名稱。

   根據預設，Access 會將標題欄中的空白欄位表示為 [ 新增字段] 文字，如下所示：

   

3. 使用箭頭鍵移至下一個空白標題單元格，然後輸入第二個功能變數名稱 (您也可以按 TAB 鍵或按兩下新單元格) 。 重複此步驟，直到您輸入所有域名為止。

4. 在範例資料表中輸入資料。

   當您輸入資料時，Access 會推斷每個欄位的資料類型。 如果您是關係資料庫的新使用者，您應該為數據表中的每個欄位設定特定的數據類型，例如 [數位]、[文字] 或 [日期/時間]。 設定數據類型有助於確保正確輸入數據，也有助於避免錯誤，例如在計算中使用電話號碼。 針對這些範例數據表，您應該讓 Access 推斷數據類型。

5. 當您完成輸入數據時，按兩下 [ 儲存]。

   鍵盤快捷方式按 CTRL+S。

   [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

6. 在 [ 表格名稱] 方 塊中，輸入範例數據表的名稱，然後按兩下 [ 確定]。

   您使用每個範例數據表的名稱，因為操作說明區段中的查詢會使用這些名稱。

7. 重複這些步驟，直到您建立本節開頭列出的每個範例數據表為止。

如果您不想手動輸入數據，請遵循下一個步驟，將數據複製到電子表格檔案，然後將電子表格檔案中的數據匯入 Access。

建立範例工作表

1. 啟動您的電子錶格程式，並建立新的空白檔案。 如果您使用 Excel，預設會建立新的空白活頁簿。

2. 複製上面提供的第一個範例表格，並貼到第一個工作表，從第一個單元格開始。

3. 使用電子錶格程式所提供的技術，重新命名工作表。 將工作表命名為與範例數據表相同的名稱。 例如，如果範例數據表名為 [ 類別]，請為您的工作表命名相同的名稱。

4. 重複步驟 2 和 3，將每個範例數據表複製到空白工作表，然後重新命名工作表。

   附註: 您可能需要將工作表新增至電子表格檔案。 如需執行該工作的資訊，請參閱電子錶格程序的說明。

5. 將活頁簿儲存到您的電腦或網路中方便使用的位置，然後進行下一組步驟。

從工作表建立資料庫資料表

1. 在 [外部數據] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中，按兩下 [從檔案 > 新數據源] > Excel。

   [ 取得外部數據 - Excel 電子表格 ] 對話框隨即出現。

2. 按兩下 [瀏覽]，開啟您在上述步驟中建立的電子表格檔案，然後按兩下 [ 確定]。

   [匯入試算表精靈] 隨即啟動。

3. 根據預設，如果您遵循前一節) 中的步驟，精靈會選取活頁簿 (客戶工作表 中的第一個工作表，而來自工作表的數據會出現在精靈頁面的下方區段中。 按一下 [下一步]。

4. 在精靈的下一個頁面上，按兩下 [ 第一列包含欄標題]，然後按兩下 [ 下一步]。

5. 或者，在下一頁使用 [ 欄位選項 ] 底下的文字框和清單來變更功能變數名稱和數據類型，或省略匯入作業中的欄位。 否則，請按一下 [下一步]。

6. 將 [ 讓 Access 新增主鍵 ] 選項保留選取狀態，然後按 [ 下一步]。

7. 根據預設，Access 會將工作表名稱套用到您的新資料表。 接受名稱或輸入其他名稱，然後按兩下 [ 完成]。

8. 重複步驟 1 到 7，直到您從活頁簿中的每個工作表建立表格為止。

重新命名主鍵欄位

1. 在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按下您在上述步驟中建立的每一個數據表，然後按兩下 [ 設計檢視]。

2. 針對每個數據表，找出主鍵欄位。 根據預設，Access 會為每個字段 標識符命名。

3. 在每個主鍵欄位的 [ 功能變數名稱 ] 欄中，新增資料表的名稱。

   例如，您要將 [類別] 資料表的 [標識符] 字段重新命名為 「類別標識元」，並將 [訂單] 數據表的欄位重新命名為 [訂單標識符]。 若是 [訂單詳細數據] 資料表，請將字段重新命名為「詳細數據識別碼」。 若是 [產品] 數據表，請將字段重新命名為「產品標識碼」。

4. 儲存變更。

每當本文中出現範例數據表時，都會包含主鍵欄位，並使用上述步驟重新命名字段。

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建立基本選取查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下您要用於查詢的數據表。

   在查詢設計工具的上方區段中，選取的數據表會顯示為視窗。

3. 按兩下您要用於查詢的數據表欄位。

   您可以包含包含描述性數據的欄位，例如名稱和描述，但您必須包含包含數位或貨幣數據的欄位。

   每個欄位都會出現在設計網格線的儲存格中。

4. 按兩下 [執行 ] 以執行查詢。

   查詢結果集會顯示在 [數據工作表檢視] 中。

5. 或者，切換到 [設計視圖] 並調整查詢。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按下查詢的檔索引標籤，然後按兩下 [ 設計檢視]。 接著您可以視需要新增或移除資料表欄位來調整查詢。 若要移除欄位，請選取設計網格線中的欄，然後按 DELETE。

6. 儲存您的查詢。

新增合計列

1. 確認您的查詢已在 [數據工作表檢視] 中開啟。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按下查詢的檔索引標籤，然後按兩下 [ 資料工作表檢視]。

   -或-

   在 [導航窗格] 中，按兩下查詢。 這會執行查詢，並將結果載入數據工作表。

2. 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

   新的 [合計 ] 列會出現在數據工作表中。

3. 在 [ 合計] 列中，按兩下要加總之欄位中的儲存格，然後從清單中選取 [ 加總 ]。

隱藏合計列

• 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

如需使用合計列的詳細資訊，請參閱 在數據工作表中顯示欄合計一文。

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計算簡單的總計

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下您要用於查詢的數據表。

   如果您使用範例數據，請按兩下 [訂單] 資料表。

   數據表會出現在查詢設計工具上方區段的視窗中。

3. 按兩下您要加總的欄位。 請確定欄位設定為[數位] 或 [貨幣] 資料類型。 如果您嘗試加總非數值欄位中的值，例如 [文字] 字段，Access 會在您嘗試執行查詢時， 在準則表達式錯誤訊息中顯示數據類型不相符 。

   如果您使用範例數據，請按兩下 [運費] 欄。

   如果您想要計算這些欄位的總計，您可以將額外的數值欄位新增至網格線。 合計查詢可以計算多個數據行的總計。

4. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 顯示/隱藏 ] 群組中，按兩下 [ 合計]。

   [合計] 列會出現在設計網格線中，而 [群組依據] 會出現在 [運費] 欄的單元格中。

5. 將 [ 合計 ] 列中儲存格中的值變更為 [加總]。

6. 按兩下 [執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

   提示: 請注意，Access 會在您加總的功能變數名稱開頭附加 “SumOf”。 若要將欄標題變更為更有意義的專案，例如 [ 總運送]，請切換回 [設計檢視]，然後按兩下設計網格線中 [運費] 欄的 [ 欄位 ] 列。 將游標放在 [ 運費 ] 旁邊，然後輸入 「 總交貨量」字樣，後面接著冒號，像這樣： 總運費：運費。

7. 或者，儲存查詢並關閉查詢。

計算排除部分記錄的總計

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下 [訂單] 資料表和 [訂單詳細數據] 資料表。

3. 將 [訂單日期] 字段從 [訂單] 數據表新增到查詢設計網格線的第一欄。

4. 在第一欄的 [ 準則] 列中，輸入 日期 () -1。 該表達式會將當天的記錄從計算總計中排除。

5. 接下來，建立一欄來計算每筆交易的銷售金額。 在格線第二欄的 [字段 ] 列中輸入下列表示式：

   總銷售額： (1-[訂單詳細數據]。[Discount]/100) * ([訂單詳細數據]。[單價]*[訂單詳細數據]。[數量])

   請確定您的表示式參照字位設定為 [數位] 或 [貨幣] 數據類型。 如果您的表達式參照到設定為其他數據類型的欄位，當您嘗試執行查詢時，Access 會在準則表示式中顯示訊息數據類型不相符 的訊息。

6. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 顯示/隱藏 ] 群組中，按兩下 [ 合計]。

   [合計] 列會出現在設計網格線中，而 [群組依據] 會出現在第一欄和第二欄。

7. 在第二欄中，將 [ 合計 ] 列單元格中的值變更為 [加總]。 Sum 函數會新增個別銷售數位。

8. 按兩下 [執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

9. 將查詢儲存為 [每日銷售額]。

   附註: 下次在 [設計視圖] 中開啟查詢時，您可能會注意到 [總銷售額] 數據行 [ 欄位 ] 和 [ 合計 ] 列中所指定的值稍有變更。 表達式會顯示在 Sum 函數內，而 [ 合計 ] 列會顯示 Expression ，而非 Sum。

   例如，如果您使用範例數據並建立查詢 (如上述步驟) 所示，您會看到：

   總銷售額：總 ( (1-[訂單詳細數據]。折扣/100) * ([訂單詳細數據]。Unitprice*[Order Details]。數量) )

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建立合計查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 選取您要處理的數據表，然後按下 [ 新增]。

   每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

   如果您使用先前列出的範例數據表，請新增 [產品] 和 [訂單詳細數據] 數據表。

3. 按兩下您要用於查詢的數據表欄位。

   原則上，您只會將群組字段和值欄位新增至查詢。 不過，您可以使用計算而非值字段，接下來的步驟會說明如何執行。

   1. 將 [產品] 資料表中的 [類別] 字段新增至設計網格線。

   2. 在網格線的第二欄中輸入下列表達式，以建立計算每個交易銷售金額的欄：

      總銷售額： (1-[訂單詳細數據]。[Discount]/100) * ([訂單詳細數據]。[單價]*[訂單詳細數據]。[數量])

      請確定您在表示式中參照的欄位為 [數位] 或 [貨幣] 資料類型。 如果您參照其他數據類型的字段，當您嘗試切換到 [數據工作表檢視] 時，Access 會在準則表示式中顯示不相符 的錯誤訊息。

   3. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 顯示/隱藏 ] 群組中，按兩下 [ 合計]。

      [合計] 列會出現在設計網格線中，而在該列中，[群組依據] 會出現在第一欄和第二欄。

   4. 在第二欄中，將 [ 合計 ] 列中的值變更為 [加總]。 Sum 函數會新增個別銷售數位。

   5. 按兩下 [執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

   6. 請在下一節中保持查詢開啟以供使用。

      搭配合計查詢使用準則

      您在上一節中建立的查詢包含基礎表中的所有記錄。 它並不會在計算總計時排除任何順序，而且會顯示所有類別的總計。

      如果您需要排除某些記錄，您可以在查詢中新增準則。 例如，您可以忽略低於 $100 美元的交易，或只計算部分產品類別的總金額。 本節中的步驟說明如何使用三種類型的準則：

   7. 計算合計時忽略特定群組的準則。    例如，您只會計算「視頻遊戲」、「藝術與框架」，以及「運動」類別的總計。

   8. 計算后隱藏特定總計的準則。    例如，您只能顯示大於 $150,000 的總計。

   9. 排除個別記錄不包含在總計中的準則。    例如，當 (單價 * 數量) 降到 $100 以下時，您可以排除個別銷售交易。

      下列步驟說明如何逐一新增準則，並查看對查詢結果的影響。

      新增準則至查詢

   10. 在 [設計檢視] 中開啟上一節的查詢。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按下查詢的檔索引標籤，然後按兩下 [ 設計檢視]。

       -或-

       在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按下查詢，然後按兩下 [ 設計檢視]。

   11. 在 [類別標識符] 欄的 [ 準則 ] 列中，輸入 =Dolls 或 Sports 或 Art and Framing。

   12. 按兩下 [執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

   13. 切換回 [設計視圖]，然後在 [總銷售額] 欄的 [ 準則 ] 列中輸入 >100。

   14. 執行查詢以查看結果，然後切換回 [設計視圖]。

   15. 現在新增準則以排除低於 $100 的個別銷售交易。 若要這麼做，您必須新增另一欄。

       附註: 您無法在 [總銷售額] 欄中指定第三個準則。 您在此欄中指定的任何準則都適用於總值，而非個別值。

   16. 將表達式從第二欄複製到第三欄。

   17. 在新欄的 [ 合計 ] 列中，選取 [ 位置 ]，然後在 [ 準則 ] 列中 輸入 >20。

   18. 執行查詢以查看結果，然後儲存查詢。

       附註: 下次在 [設計視圖] 中開啟查詢時，您可能會注意到設計網格線有微微變更。 在第二欄中， [欄位 ] 列中的運算式會以 Sum 函數 括住，而 [ 合計 ] 列中的值會顯示 [表達式 ] 而非 [加總]。

       總銷售額：加總 ( (1-[訂單詳細數據]。折扣/100) * ([訂單詳細數據]。Unitprice*[Orde r Details]。數量) )

       您也會看到第四欄。 此欄為第二欄的複本，但您在第二欄中指定的準則實際上會顯示為新欄的一部分。

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建立交叉資料表查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下要用於查詢的數據表。

   每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

   如果您使用範例數據表，請按兩下 [訂單] 資料表和 [訂單詳細資料] 資料表。

3. 按兩下您要在查詢中使用的欄位。

   每個功能變數名稱都會出現在設計網格線 [ 功能 變數] 列的空白儲存格中。

   如果您使用範例數據表，請從 [訂單] 資料表新增 [出貨城市] 和 [出貨日期] 字段。

4. 在 [ 欄位 ] 列中的下一個空白儲存格中，複製並貼上或輸入下列表達式： 總銷售額：總銷售額 (CCur ([訂單詳細數據]。[單價]*[數量]* (1-[Discount]) /100) *100)

5. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 查詢類型] 群組中，按兩下 [ 交叉表]。

   [ 合計 ] 列和 交叉表列 會出現在設計網格線中。

6. 按兩下 [城市] 字段中 [ 合計 ] 列中的儲存格，然後選取 [群組依據]。 對 [出貨日期] 欄位執行相同動作。 將 [總銷售額] 字段 [ 合計 ] 儲存格中的值變更為 [表達式]。

7. 在 交叉表列 中，將 [城市] 欄位中的儲存格設為[ 列名]，將 [出貨日期] 字段設為 [欄名]，並將 [總銷售額] 字段設為 [值]。

8. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 結果 ] 群組中，按兩下 [ 執行]。

   查詢結果會顯示在 [數據工作表檢視] 中。

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