SharePoint 工作流程是預先設定的迷你應用程式，以簡化並自動化各種商務程序。 工作流程的範圍從收集簽章、意見反應，或核准計劃或文件，甚至到追蹤一般程序的目前狀態，皆可包含在內。 SharePoint 工作流程的設計旨在節省您的時間與精力，並為您定期執行的工作帶來一致性與效率。
附註:
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自 2020 年 8 月 1 起，已針對新租用戶淘汰 SharePoint 2010 工作流程，並自 2020 年 11 月 1 日從現有的租用戶中移除。 如果您使用的是 SharePoint 2010 工作流程，建議您移轉到 Power Automate 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 2010 工作流程淘汰。
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自 2023 年 4 月起，SharePoint 2013 工作流程已遭取代，並於 2024 年 4 月 2 日關閉新租使用者。 它將會從現有的租用戶中移除，並將於 2026 年 4 月 2 日完全淘汰。 如果您使用的是 SharePoint 2013 工作流程，建議您移轉到 Power Automate 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 2013 工作流程淘汰。
SharePoint 工作流程是什麼？
您可能已經知道流程圖是什麼。 這是程序的圖形地圖，其中包含每個步驟的相關指示。
一個 SharePoint 工作流程就像會耗費許多勞力、猜測和標準工作流程中的隨機性。
例如，在圖例中查看檔核准程式。 手動執行此程式可能代表有許多檢查和追蹤、轉寄文件和傳送提醒，而且每一項工作都必須由您或一或多位同事執行。 這表示大量的額外工作，以及持續發生的干擾情形。
但是當您使用 SharePoint 文件核准工作流程來執行流程時，所有的檢查、追蹤和提醒及轉寄等動作皆會由工作流程自動化完成。 如果有人晚一點完成工作，或發生其他問題，大部分隨附的工作流程都會產生通知，讓您知道此情形。 流程監視會減少。
執行 SharePoint 工作流程很簡單。 選擇工作流程類型，選取您的選項，然後讓工作流程執行。 如果需要，請取消或終止工作流程。
所包括的每個工作流程類型都可做為範本。 您可以為單一清單或文件庫、或使用 初始表單 的整個網站集合新增工作流程的實例，以針對實例指定您想要的選項和選取項目。 這些選項和選取項目包括工作流程將工作指派給誰、工作期限、工作流程的啟動方式以及由誰啟動，以及工作通知中要包含的指示。 透過移至 [清單設定] > [工作流程設定] > [新增工作流程]，建立新工作流程。 如果您想要，請參閱 2010 和 2013 工作流程。
重要: 根據預設，核准、收集意見反應和收集簽章工作流程皆未啟用，且不會列在關聯表單的 選取工作流程範本 清單方塊中。 若要使這些流程成為可供使用，網站系統管理員必須在網站集合層級中啟用它們。 請移至 [網站設定] > [網站集合功能] > [啟用] 工作流程功能。 此外，SharePoint 2013 提供以 SharePoint 2010 為基礎的工作流程範本。 如果您想要以相似的邏輯建立 SharePoint 2013 型工作流程，請使用類似 SharePoint Designer 2013的工具。
有五種預先設定的工作流程類型。
在不同狀態之間切換時，工作流程會將工作指派給人員，並傳送工作的電子郵件警示給該人員。 此工作完成時，工作流程會更新項目的狀態，並將進度推到下一個狀態。 「三態」工作流程是專為使用「問題追蹤」清單範本所設計，但可與包含三個以上值之 [選擇 ] 欄的任何清單搭配使用。
若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解三態工作流程。
若要新增或啟動工作流程，您必須具有執行工作流程之清單、文件庫或網站集合的正確權限：
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若要新增工作流程 根據預設，您必須擁有管理清單權限，才能 [新增] 工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組和 [成員] 群組具有管理清單權限，[訪客] 群組則沒有。)
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若要啟動工作流程 此外，根據預設，您必須具有 [編輯專案] 許可權，才能 啟動 已新增的工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組和 [成員] 群組皆具有編輯項目權限，[訪客] 群組則沒有。) 或者，[擁有者] 可以選擇設定特定的工作流程，這樣一來，僅 [擁有者] 群組的成員可以啟動這些流程。 如果子網站具有唯一權限，[擁有者] 必須確保將必要權限明確指派給工作流程使用者。 請參閱 自定義 SharePoint 清單或文檔庫的許可權。
下列圖表提供規劃、新增、執行及修改 SharePoint 工作流程之基礎結構的高階檢視。 每個步驟的相關個別章節。
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規劃 請確定您知道您需要哪些選項，以及當您使用初始表單新增工作流程版本時，您需要提供哪些資訊。
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新增 填寫初始表單，將您的工作流程版本新增到清單、文件庫或網站集合。
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開始 以手動或自動方式，在清單或文件庫中的文件或其他項目上開始新的工作流程。 (如果您手動啟動該表單，您將有機會在較簡短的初始窗體上變更部分工作流程的關聯表單設定。) 當工作流程啟動時，它會建立工作、傳送通知訊息，並開始追蹤動作和事件。
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監控 當工作流程正在執行時，您可以檢視 [工作流程狀態 ] 頁面，以查看哪些工作已完成，以及已執行哪些其他動作。 如有需要，您可以從此處調整目前和未來的工作，甚至取消或終止此工作流程執行。
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校閱 執行完成後，您可以在 [ 工作流程狀態 ] 頁面檢閱其完整歷程記錄。 此外，也可以從相同的頁面建立此工作流程的一般效能統計報告。
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變更 如果工作流程的運作方式與您想要的方式不符，您可以開啟您用來新增工作流程的原始關聯窗體，並在該窗體中進行變更。
如果您需要更靈活的使用內建工作流程，您可以使用像 SharePoint Designer 2013 這樣的工具以更進一步的自訂工作流程。 您也可以從頭開始建立自己的原始工作流程。
使用工作流程設計工具，您可以建立規則，將條件和動作與 SharePoint 清單和文件庫中的項目建立關聯。 對清單或文件庫中的項目進行變更會觸發工作流程中的動作。
例如，您可以設計會啟動其他核准工作流程的工作流程 (如果項目的成本超過特定金額)。
您也可以定義適用於一組相關文件的工作流程。 例如，如果您的工作流程與文件庫相關聯，或已篩選為文件內容類型，則會顯示一組關聯式文件組動作。 文件組允許將一組文件視為單一單位處理，因此文件組的工作流程動作會在文件組中的每一個項目上執行。
