Excel 隱私權增補內容

[ 新增 ] 索引標籤 (按兩下 [ 檔案 ] 索引標籤，然後按兩下 [ 新增) 可為您提供從 Office.com 下載以範本為基礎的活頁簿之最新協助。 您也可以傳送有關範本的意見反應，併為您下載的每一個範本提供數值分級。

當您開啟以範本為基礎的範本或檔案時，Excel 會根據您的在線 [說明] 設定) 聯繫人 Office.com (。 它會將該範本的標識碼、您目前使用的程式和版本，連同標準計算機資訊一起傳送。

範本識別碼是用來識別從 Office.com 下載或包含在 Excel 安裝中的原始範本。 它不會唯一識別您的活頁簿。 對於相同範本的所有用戶來說，標識碼都是相同的。

如果您選擇在硬碟或伺服器上建立圖像、檔案、數據源或其他文件的連結，該檔案的路徑會儲存到您的活頁簿中。 在某些情況下，連結可能會包含您的使用者名稱或網路上伺服器的相關信息。 若是資料連線，您可選擇在資料連線連結內儲存使用者名稱或密碼。

此外，當您將 XML 架構套用到活頁簿時，您所建立的 XML 架構路徑會儲存到活頁簿。 在某些情況下，該路徑可能包含您的用戶名稱。

當您從外部數據源建立工作表數據函數或數據透視表時，您向該來源要求的數據會儲存為工作表的一部分，並加上數據源的唯一標識符。 最後重新整理快取的人員用戶名稱也會一併儲存。

視您設定活頁簿或數據透視表的方式而定，只會顯示一部分儲存的數據。 若要移除所有儲存的數據，請從工作表數據函數移除與數據源的連線，並移除參照數據的所有樞紐。

當您在 Excel 中建立圖表時，可以篩選您為圖表選取的數據，只顯示一部分數據。 不過，所有選取的數據都會與圖表一起儲存。 若要防止其他人變更圖表或檢視其數據，當您將圖表複製到Microsoft程式時，請以點圖形式貼上圖表。 如果圖表中的數據來自外部數據源，您可以以密碼保護圖表，防止其他人使用來自外部來源的最新數據來更新圖表。 如果您的圖表是以活頁簿中的數據為基礎，以密碼保護圖表有助於防止其他人修改圖表中顯示的數據。

當您列印 Excel 活頁簿，然後儲存該活頁簿時，Excel 會將該文件的路徑儲存到您的印表機。 在某些情況下，路徑可能包含使用者名稱或計算機名稱。

Excel 可讓您新增及編輯表格、圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形及活頁簿中其他對象的替換文字。 替換文字會與活頁簿一起儲存，而且可能包含任何簡報參與者所新增的個人資訊。 對於某些物件，例如您插入活頁簿中的圖片，預設的替換文字會包含您插入之對象的檔案路徑。

螢幕助讀程式等輔助功能功能可使用替換文字。 任何有權存取您檔案的人都可以使用替換文字。

Excel 可讓您存取 SharePoint 上的檔工作區。 檔工作區是一個共享空間，您可以在其中與其他小組成員在一或多個活頁簿上共同作業。

當您存取檔工作區時，Excel 會從檔工作區網站下載數據，以便為您提供該網站的相關信息。 此資料報括：

• 網站的名稱

• 網站的 URL 或位址

• 網站用戶的名稱、電子郵件地址和許可權等級

• 從網站取得的檔、工作及其他信息清單

Excel 也會以 Cookie 的形式儲存您曾在電腦上瀏覽過的檔案工作區網站清單。 此清單可用來讓您快速存取您之前瀏覽過的網站。 您瀏覽過的網站清單不會由Microsoft存取，也不會公開到因特網，除非您選擇讓清單更廣泛地提供使用。

傳真服務可讓您透過因特網傳送傳真，並整理您在 Outlook Microsoft傳送的傳真。 若要使用傳真服務，您必須向傳真服務提供者註冊，與Microsoft不同，後者負責處理傳真並透過因特網傳送傳真。 Microsoft不會透過傳真服務功能收集任何數據。

當您註冊傳真服務時，傳真服務提供者會建立由傳真服務提供者和 Excel 儲存的註冊套件。 套件包含傳真服務提供者網站的位址，以及確認您存取傳真服務提供者的「令牌」。 當您從 Excel 傳送傳真時，此註冊套件會附加到檔中。

您也可以使用傳真服務來計算傳真價格，而不需要實際傳送傳真。 如果您選擇計算傳真的價格，Excel 會使用加密連線傳送您的註冊令牌、要傳送傳真的電話號碼，以及傳真給傳真服務提供者的頁數。 Microsoft不會收到或儲存此資訊。

Excel 可讓您向許多進階內容供應商要求特定字詞或片語的相關信息。 當您要求搜尋特定單字或片語時，Excel 會使用因特網傳送您要求的文字、您目前使用的軟體產品、系統設定的區域設定，以及授權資訊，指出您有權視需要下載研究資訊。

Excel 會將此資訊傳送至您所選取Microsoft或第三方提供者所提供的服務。 此服務會傳回您所要求之單字或片語的相關信息。

通常，您收到的資訊會包含服務網站中其他信息的連結。 如果您按下此連結，服務提供者可能會在您的系統中新增 Cookie，以便日後進行交易時識別您的身分。 Microsoft對於第三方網站與服務的隱私權做法不負責任。 Microsoft不會收到或儲存任何這項資訊，除非您查詢Microsoft擁有的服務。

您可以執行下列動作來關閉研究與參考：

Excel 可讓您使用雙語字典或機器翻譯來翻譯檔的全部或部分內容。 您可以選擇檔案的翻譯方式。

您可以選取或輸入您要翻譯的單字或片語，或是選擇在任一情況下翻譯整份檔，方法是在 [參考資料] 窗格中選取適用的翻譯選項。

如果您選取或輸入要翻譯的單字或片語，您所輸入的片語會與雙語字典進行比較。 有些雙語字典隨附於您的軟體中，其他則可從 Office.com 取得。 如果您輸入的單字或片語不在軟體隨附的雙語字典中，該單字或片語會以不加密的方式傳送至Microsoft或第三方翻譯服務。

如果您想要翻譯整個活頁簿，系統會以不加密方式將活頁簿傳送給Microsoft或第三方翻譯服務。 就像透過因特網傳送的任何資訊一樣，其他人可能會看到您正在翻譯的單字、片語或活頁簿。

如果您選擇使用 Office.com 或第三方翻譯服務上可用的其中一個字典，Excel 會使用因特網傳送您要求的文字、您所擁有的軟體類型，以及系統設定的區域設定和語言。 對於第三方翻譯服務，Excel 可能也會傳送先前的快取驗證資訊，指出您先前已註冊存取網站。

Microsoft SharePoint 提供共用的 Web 工作區網站，讓您可以在檔或會議上共同作業。

當您使用網頁瀏覽器或任何 Office 程式存取 SharePoint 網站時，如果您有許可權在該網站上建立新的子網站，網站就會將 Cookie 儲存到您的電腦。 這些 Cookie 會共同組成您擁有權限之網站的清單。 此清單會由數個 Office 程式所使用，好讓您能夠快速存取您之前瀏覽過的網站。

您瀏覽過的網站清單不會由Microsoft存取，也不會公開到因特網，除非您選擇讓清單更廣泛地提供使用。

在 SharePoint 中，當您建立新的網站或清單，或新增或邀請人員至現有的網站或清單時，網站會為每個人儲存下列專案，包括您的：

• 全名

• 電子郵件地址

您或是網站的其他使用者在網站上所新增或修改的每個項目中，都會加入使用者識別碼。 與 SharePoint 網站上的所有內容一樣，只有系統管理員和網站本身的成員才可以存取此資訊。

SharePoint 網站的所有元素都包含兩個字段： [建立者 ] 和 [ 修改者]。 [ 建立者 ] 欄位會填入最初建立元素之人員的用戶名稱，以及建立日期。 [ 修改 者] 字段會填入上次修改活頁簿之人員的用戶名稱，以及上次修改的日期。

裝載 SharePoint 網站之伺服器的系統管理員可以存取這些網站的部分資料，這些資料是用來分析網站的使用模式，以及提高網站可用時間的百分比。 這些資料只會提供給伺服器管理員，並不會與 Microsoft 分享 (除非 Microsoft 負責代管此 SharePoint 網站)。 特別擷取的數據報括具有網站存取權之每個人的名稱、電子郵件地址和許可權。

凡是擁有特定 SharePoint 網站存取權的使用者，都可以在該網站上搜尋和檢視所有可用內容。

Microsoft SharePoint 提供的稽核功能可讓系統管理員對用戶處理特定內容的方式保持可靠的稽核記錄。

當 SharePoint 系統管理員啟用稽核功能時，伺服器會自動記錄 SharePoint 內容資料庫中使用者執行的特定動作。 這些動作包括檢視、編輯、存回和取出。 針對每個記錄的動作，伺服器會記錄有關檔案、動作和使用者 SharePoint 識別碼的識別資訊。 使用此功能的過程中，系統不會將任何資料傳送至 Microsoft。

此功能預設為關閉，而且僅適用於儲存內容之 SharePoint 網站的系統管理員。

Excel 可讓您從程式本身內傳送立即訊息，並讓您能夠在人員處於在線狀態，或對共用工作簿或工作區進行某些變更時收到警示。

Excel 可以使用立即訊息用戶端，讓您能夠查看其他人的在線形象，以及傳送訊息給他們。 Excel 包含可讓立即訊息目前狀態顯示在網頁內的 Web 控件。 Microsoft SharePoint 頁面使用此控件。 這些頁面不會將目前狀態數據傳回網頁伺服器。

這個 Web 控制項可用來將目前狀態資料從立即訊息程式傳送至 Web 伺服器。 根據預設，目前狀態數據只能傳送至內部網路網站、信任的網站，以及本機計算機上的網站。

Excel 使用以 XML 為基礎的檔案格式。 這些 XML 檔案格式可以擴充，表示使用者可以在檔案中指定更多的結構描述或標籤。 載入宏或其他第三方程式代碼也可以附加其他元數據資訊至這些 Excel 中無法檢視的 XML 檔格式。

您可以在文字檢視器中檢視 XML 檔案，以驗證與檔案關聯的中繼資料。

根據預設，如果您將批註儲存到檔案，Excel 會將您的縮寫新增至每個批注。 具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊。

您可以執行下列動作，從這些批註中移除您的個人資訊：

1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

2. 按一下 [資訊]。

3. 按兩下 [檢查問題]，然後按兩下 [ 檢查檔]。

根據預設，當您在開啟 [追蹤修訂] 功能的檔案上進行變更時，您的用戶名稱和/或縮寫會儲存在活頁簿中，並與您所做的變更相關聯。 之後，凡是具有您檔案存取權的人都可以使用此資訊 (包括原始及修改過的文字)。

接受或拒絕這些變更之後，就會移除您的名稱。 您也可以執行下列動作，從這些變更中移除您的個人資訊：

1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

2. 按一下 [資訊]。

3. 按兩下 [檢查問題]，然後按兩下 [ 檢查檔]。

在某些情況下，Excel 會儲存您的名稱，以便在使用某些功能時為您提供更好的體驗。 例如，您的名稱會儲存在這些位置：

• 作者欄 位

• AuthorName 檔案屬性

您可以執行下列動作，從這些欄位與屬性移除您的名稱：

1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

2. 按一下 [資訊]。

3. 按兩下 [檢查問題]，然後按兩下 [ 檢查檔]。

Microsoft由其他公司建立的 Office 解決方案可能也會在與您的檔案相關聯的自定義屬性中包含您的名稱或其他個人資訊。

如果您使用Microsoft Office Web 控件、Microsoft Excel 數據存取、DataCalc 或其他可讓您直接連線至其他數據源的功能，您的授權資訊 (用戶標識符和密碼) 可能會儲存在活頁簿中。 若要變更或刪除此授權資訊，您必須使用連線方法的特定方法來變更連線的屬性。

根據預設，Excel 儲存的每一個檔案都包含下列檔屬性：

• 作者

• 主管

• 公司

• 上次存檔者

• 活頁簿檢閱者的名稱

此外，視您使用的功能或第三方解決方案而定，其他屬性可能也會儲存到檔案中。 例如，如果您的活頁簿是檔工作流程的一部分，則會儲存額外的檔案屬性來追蹤工作流程。

具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊。

您可以執行下列動作，從這些屬性移除您的名稱：

1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

2. 按一下 [資訊]。

3. 按兩下 [檢查問題]，然後按兩下 [ 檢查檔]。

[檢查檔] 功能也可以用來移除可能無法在所有檢視中使用的其他類型數據，例如批注和修訂。 Microsoft建議您在計劃公開使用的任何活頁簿上執行 [檢查檔]。

隱藏的數據和元數據也可以使用Microsoft Office 物件模型，包含在Microsoft Office 檔案中。 例如，您可以在Microsoft Office 物件模型中隱藏圖片，這表示當您開啟檔案時無法看到圖片，但圖片會儲存在檔案中，日後可顯示。

宏錄製可讓您錄製一連串的動作，以便日後重現這些動作。 如果您選擇錄製宏，當宏最初建立時，您的使用者名稱會儲存為程式代碼中的批注。 您可以從這個位置手動移除使用者名稱。

數位簽名是一項選用功能，可協助您驗證傳送活頁簿給您的人員身分識別。 數位簽名是您要簽署之活頁簿中數據的唯一加密值。 當您傳送含有數位簽名的活頁簿時，簽章會連同活頁簿中的數據一併傳送給收件者，以及來自您的信任數位證書， (發件者) 。 數位證書是由證書頒發機構單位發行，例如 VeriSign，其中包含驗證發件人的資訊，並確認活頁簿的原始內容並未遭到變更。 Excel 可能會在在線自動連絡證書授權單位以驗證數字簽名。

當您簽署活頁簿時，您會看到一個對話方塊，其中顯示數位簽名中包含的資訊，例如系統日期和時間、操作系統版本號碼、Microsoft Office 版本號碼和 Excel 版本號碼。

信息版權管理 (IRM) 可讓您給予特定使用者或群組存取和修改活頁簿的權利。 雖然有些相似之處，但 IRM 與文件保護並不相同。 IRM 可讓您針對特定動作設定整個活頁簿的許可權，例如列印檔或將檔轉寄給其他人，以及閱讀或編輯活頁簿。

當您啟用 IRM 儲存活頁簿時，Excel 會將每位擁有該活頁簿許可權的使用者及其許可權的清單儲存到活頁簿。 這項資訊會經過加密，只有活頁簿擁有者才能存取這項資訊。

此外，啟用 IRM 的活頁簿包含內容授權。 內容授權包含電子郵件地址、許可權和驗證資訊。 每當有人嘗試開啟 IRM 的活頁簿時，Excel 會根據使用者的身分識別檢查活頁簿中儲存的內容授權。 如果使用者從未開啟過活頁簿，Excel 會連絡 IRM 伺服器、驗證使用者的身分識別、下載使用者的新內容授權 (前提是使用者擁有必要的) 許可權，並將該內容授權儲存到活頁簿。

活頁簿擁有者可以選擇避免將內容授權儲存到活頁簿。 不過，如果沒有將此內容授權儲存到活頁簿，Excel 必須在每次開啟活頁簿時連絡 IRM 伺服器。 如果 Excel 未連線至網路或無法連絡 IRM 伺服器，則無法開啟活頁簿。

活頁簿保護可讓您以各種方式保護 Excel 活頁簿，例如只提供特定使用者編輯、批註或讀取活頁簿的許可權。

當您使用活頁簿保護時，系統會要求您輸入使用者識別碼。 這些使用者標識碼可能是 Windows NT 網域帳戶的形式， (例如，網域\用戶名稱) 或 Windows Live ID 電子郵件地址 (例如，someone@example.com) 。 每當您給予使用者讀取或變更文字範圍的許可權時，就會儲存這些使用者標識碼。

您可以在不使用密碼的情況下保護 Excel 活頁簿。 如果您選擇不使用密碼來保護活頁簿，任何讀取活頁簿的人都能看到有權存取者的使用者標識碼。 此外，如果活頁簿儲存為 XML 或 HTML，任何讀取檔案的人都可以使用使用者識別碼。

如果您想要進一步限制使用者識別碼的存取權，您可以選擇使用密碼或信息版權管理 (IRM) 來儲存此檔案。 只有您和其他獲授與存取權的人員才能看到這些使用者標識碼。

當您在 Microsoft Office 中開啟某些舊版 Excel 檔案時，Office 檔案驗證會檢查檔案結構是否符合該檔案格式Microsoft的規格。 如果檔案無法通過此驗證，Microsoft Office 會以 [受保護的檢視] 開啟檔案。

在您結束 Excel 之後，每一個未通過 Office 檔案驗證的檔案複本會儲存在您的電腦上。 Microsoft錯誤報告] 會定期詢問您是否同意傳送這些檔案的複本給Microsoft。 如需Microsoft錯誤報告的詳細資訊，包括完整的隱私聲明，請 參閱Microsoft錯誤報告隱私聲明]。

Excel 會在您編輯活頁簿時自動儲存複本。 如果您不小心關閉活頁簿而不儲存變更，這可協助您復原活頁簿。 您可以執行下列動作，選擇不自動儲存活頁簿復本：

您可以依序按兩下 [ 檔案 ] 索引標籤、[ 資訊]，然後在 [版本] 底下按下您要的活頁簿，來存取和刪除先前儲存活頁簿的最後一個儲存 版本。 您可以依序按兩下 [ 檔案 ] 索引標籤、[ 資訊]、[ 管理版本]，然後按兩下 [復原未儲存的 活頁簿]，即可存取及刪除新建立活頁簿的上次自動儲存版本。 如果您未開啟並使用自動儲存的活頁簿，Excel 會定期刪除這些活頁簿。 如需詳細資訊，請參閱 復原您的 Office 檔案。

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