在 Windows 版 Outlook 中建立排程投票

在 Outlook 中建立投票

1. 選取會議設定。

   1. 檢視所有投票：按兩下此連結可檢視和管理您建立的所有投票。

   2. 時區：選取時區下拉功能表以變更會議的時區。

      : 所使用的時區會從您的召集人設定中擷取，但您可以從清單中選取新的時區。 日光節約時間會列入考慮，而年度切換后的會議會顯示正確的時間。 

   3. 持續時間：從清單中選取會議持續時間。

   4. 會議時間：檢查以將建議的會議時間限工作日和工作時間。

      : 默認的工作時間是從您的召集人設定擷取 (如果有) ，或是使用您的 Exchange 設定。 如果沒有找到任何設定，預設會在上午 8 點到下午 5 點。

   5. 日期選擇器：日期選擇器可讓您挑選不同的日期來查看可用時間。 您可以將不同日期的時間新增至投票。 或者，您可以使用向左鍵和向右鍵來移至前一天或下一天，並使用箭號按鈕之間 (的行事歷圖示，) 跳回今天。

2. 排程投票會) 查看出席者的排程 (，並建議適合的會議時間清單。 用來判斷最佳選項的因素包括出席者數目為免費、需要出席者數目與選擇性出席者是免費的，不論衝突的出席者在其行事曆上是否有暫訂或忙碌的承諾。

   : 排程投票會使用您的 Microsoft 365 商務帳戶來存取您的行事曆和貴組織中出席者的行事曆，以判斷可用性。 與 Microsoft 365 帳戶沒有關聯的行事歷會將出席者的顯示狀態顯示為 未知。

   1. 人員 圖示：將游標停留在人員圖示上會顯示參與者的顯示狀態，以及參與者是必要還是選用。 

      1. 加上底線：召集人

      2. 綠色：可用

      3. 紅色：忙碌

      4. 紫色：不在辦公室

      5. 灰色：未知

   2. 展開/折疊按鈕：可讓您查看參與者的顯示狀態詳細清單，以及是否為指定時間建議的必要或選擇性。

3. 選取一些適當的會議時間。 如果您選取一或多個選項，將會啟用 [ 下一步 ] 按鈕。

4. 選取 [下一步]。 您會在完成建立投票之前，先顯示選取的時間和投票設定清單。
   
   

   1. 您現在可以按下 [ 選取的時間 ] 清單中的 [刪除] 圖示來刪除任何選取的會議時間。

   2. 您可以選擇新增會議地點。

   3. 在線會議預設為啟用。 選取 [在線會議] 複選框將其停用。 設定的名稱將會根據貴組織所選取的預設會議提供者而更新。 您可以在 Outlook 設定中變更會議提供者。

   4. 使用 [展開/折迭] 按鈕來 檢視 [管理投票 設定] 下的選項。

      1. 當出席者達成共識時排程：如果所有必要出席者都投票支援特定的時間選項，行事歷事件就會自動排程。 如果有多個選項可用，將會排程最早的選項。

      2. 在我的行事曆上保留選取的時間：每次您建議的選項時，行事曆上都會有暫訂事件。 所有保留會在會議排程或投票取消時移除。

      3. 通知我有關投票更新的資訊：您會在每次出席者投票時收到一封電子郵件。 郵件包含目前的投票狀態和排程選項。

      4. 要求出席者驗證其身分識別：若要協助防止匿名投票，出席者必須先通過驗證才能進行投票。

      5. 鎖定出席者投票：出席者將無法建議新時間或編輯其他出席者。

         : 租用戶系統管理員也可以使用適當的 Cmdlet，在組織層級更新其中一些設定。 如需詳細資訊，請在
         Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell)中尋找下列設定：
         FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled、FindTimeAutoScheduleDisabled、FindTimeLockPollForAttendeesEnabled 和 FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled。 

5. 選 取 [建立投票]。 排程投票會將投票詳細數據插入電子郵件本文，其中包含投票頁面的連結，以及您目前建立的所有投票的連結。

6. 選 取 [傳 送] 以傳送電子郵件並開始投票程式。