自動從員工資料建立組織圖
Applies ToVisio Plan 2 Visio Professional 2024 Visio Standard 2024 Visio Professional 2021 Visio Standard 2021 Visio Professional 2019 Visio Standard 2019 Visio Professional 2016 Visio Standard 2016

組織圖這種圖表可顯示員工、職稱和群組之間的關係。

如果您的所有員工資訊均位於一個文件裡 (例如 Excel 工作表或 Exchange Server 目錄),則 Visio 可以產生一個圖表,替您加上圖形與連接器。 如果您不想自動產生組織圖,則可在不使用外部資料來源的情況下繪製圖表

若要啟動 [組織結構精靈],請選取 [檔案 > 新增 ],然後選取 [組織結構] 類別,然後選取 [建立]

在 Visio 2016 中,選取 [檔案 > > 商務 > 組織結構],然後選取 [建立]

組織圖圖表

自動從現有的資料來源產生圖表

當您選取從範本建立圖表時,[ 組織結構 精靈] 會隨即啟動。 在精靈的第一個頁面上,選取 [已經儲存在檔案或資料庫的資訊],然後遵循精靈的指示執行。

您可以使用的資料來源

  • Microsoft Excel 工作表

  • 文字檔

  • Microsoft Exchange Server 目錄

  • ODBC 相容資料來源

資料來源裡的必要欄

資料來源必須要有以下欄:員工名稱、唯一識別碼、員工上司。 無論資料來源裡的欄名稱是什麼都沒關係,因為您要在精靈中手動找出哪些欄 (或欄位名稱) 包含員工名稱和上司名稱。

  • 員工名稱    員工名稱在此欄位中的顯示方式,就是員工在組織結構圖形上的顯示方式。

  • 唯一標識碼     如果所有名稱都是唯一的,則此欄可以是 [員工名稱] 欄。 否則,請包含具有可唯一識別每位員工之值的數據行。

  • 員工上司的物件    無論該標識碼是名稱或標識碼,此欄位都必須包含每個管理員的唯一標識碼。 對於位於組織結構頂端的員工,請將此字段保留空白。

範例:資料來源為文字檔時

下文舉逗號分隔的文字檔為例,該文字檔有五欄四列,而且首列是標題列。 Visio 會為您產生此範例文本檔 – 啟動 [組織結構精靈],選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後選取 [下一步]。 在下一頁中,選 取 [分隔符] 文字,輸入檔名,然後選取 [下一步]。 Visio 會開啟文字編輯器,以此範例資料做為指南。

Name,Reports_to,Title,Department,Telephone

Joe Sampleboss, ,CEO,Executive,x5555 Jane Samplemgr,Joe Sampleboss,Development Manager,Product Development,x6666 John Samplepos、Jane Samplemgr、Software Developer、Product Development、x6667

從新資料檔案建立組織圖

如果您尚未將資料置於不同的程式裡,卻想如此進行時,Visio 會開啟 Excel 或文字編輯器,內含良好範例格式的範例資料。 用您的實際資料取代範例資料,然後結束精靈,就能產生組織圖。

  1. 若要啟動 [組織結構精靈],請選取 [檔案 > 新增 ],然後選取 [組織結構] 類別,然後選取 [ 建立]

    在 Visio 2016 中,選取 [ 檔案 > > 商務 > 組織結構],然後選取 [ 建立]

  2. 在精靈的第一個頁面上,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後選取 [ 下一步]

  3. 取 [Excel ] 或 [分隔符] 文字,輸入新檔案的名稱,然後選取 [ 下一步]如果您選取 Excel,會開啟含有範例文字的 Microsoft Excel 工作表。 如果選取的是 [分隔的文字],內含範例文字的記事本頁面會隨即開啟。

  4. Excel 或記事本開啟之後,使用範例文字做為所要加入資訊的範例,然後在其中輸入您的資訊。 員工名稱與上司這兩個欄為必要欄,您可新增或刪除其他欄。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

變更版面配置、變更圖形、插入圖片

[組織圖] 範本會新增一個 [組織圖] 索引標籤至功能區。 使用此索引標籤上的工具,對圖表外觀進行大幅變更。

[版面配置][排列] 群組具有可變更版面配置與圖形階層的工具。

使用 [圖形] 圖庫,選擇圖表中的圖形樣式。 使用 [圖片] 群組裡的工具,將圖片插入所選的圖形,刪除預留位置圖片,並在將圖片插入圖形後,變更該圖片。 如果您並未使用精靈新增圖片至所有圖形,則可現在進行新增。 在 [ 組織結構] 索引 標籤上,選取 [插入 > 多張圖片]。 這些圖片全都必須位於單一資料夾中,而且檔案名稱的格式必須是「員工名稱.檔案類型」,例如:劉喬治.jpg (該姓名必須精確符合資料來源裡的姓名)。

[組織資料] 群組具備多項工具,可使用精靈從外部來源匯入資料,可匯出組織資料至 Excel 檔或文字檔,還可對圖表裡的資料與外部資料來源加以比較。

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

您建立組織圖之後,可以重新排列資訊以反映虛擬小組關係。 將相關的圖形互相移近,然後新增點線連接器以顯示次要報告結構。 或者使用 [小組框架] 來醒目提示虛擬小組。 將 [小組框架] 圖形從 [圖形] 視窗拖曳到繪圖上,然後使用側邊上的縮放控點來加入虛擬小組上的人員。

小組框架

更新使用外部資料來源的組織圖

若要反映組織結構中的變更,您可以重新整理圖表資料或手動更新組織圖:

  • 選取 [數據 > 外部數據 ] > [全部重新整理]

如果新資料不完全符合建立圖表時使用的資料,您可能必須手動移動人員。

如果您有新的圖表,請使用 Visio 將圖表與舊版圖表進行比較,即會顯示變更項目。

  1. 開啟新版或舊版的組織圖。

  2. 選取 [組織結構 > 組織數據 > 比較]。 在 [比較組織資料] 方塊中,尋找您要比較的版本。

  3. 在 [比較類型] 底下,請根據您已開啟的版本選取情況。

  4. 在 [報告類型] 底下,請選擇您要的選項。

  5. 選取 [確定]

更新後如果仍然無法取得想要的圖表,您可能必須重新建立圖表。

想要更多資訊嗎?

尋找組織結構 Visio 範例和圖表範例

另請參閱

在 Visio Web App 中建立組織結構

Need more help?

Want more options?

探索訂閱權益、瀏覽訓練課程、瞭解如何保護您的裝置等等。

社群可協助您詢問並回答問題、提供意見反應,以及聆聽來自具有豐富知識的專家意見。