在 Outlook 中使用編輯或代理人許可權共用和存取行事曆

在傳統 Outlook 中將某人設為我的代理人

代理人會自動取得「代理傳送者」權限。 根據預設，代理人只能讀取您的會議要求和回應。 代理人沒有被授與讀取您 [收件匣] 中其他郵件的權限。

1. 選取 [檔案] 索引標籤，然後選取 [委派存取] > [帳戶設定]。

2. 在對話框中，選取 [新增]。

   如果沒有出現 [新增]，Outlook 和 Exchange 之間可能不存在作用中的連線。 Outlook 狀態列會顯示連線狀態。

3. 輸入您要指定為代理人的人員名稱，或搜尋，然後在搜尋結果清單中選取該名稱。

   : 代理人必須是您組織的 Exchange 全域通訊清單 (GAL) 中的人員。

4. 選取 [新增]，然後選取 [確定]。

5. 在 [代理人權限] 對話方塊中，可以接受預設的權限設定，或為 Exchange 資料夾選取自訂的存取層級。

   如果代理人僅需要處理會議邀請和回應的權限，那麼預設的權限設定 (包括 [代理人會收到寄給我的會議相關郵件複本]) 就已足夠。 您可以將 [收件匣] 權限設定保留為 [無]。 會議邀請和回應會直接送到代理人的 [收件匣] 中。

   : 根據預設，系統會針對您的 [行事曆] 資料夾授與代理人 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限。 一旦代理人代表您回應會議，該會議項目便會自動新增到您的 [行事曆] 資料夾。

6. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限，請選取 [自動傳送郵件給代理人，告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

7. 如有需要，請選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

   : 此設定會影響所有 Exchange 資料夾。 這包括所有的 [郵件]、[連絡人]、[行事曆]、[工作]、[記事] 和 [日誌] 資料夾。 沒有任何方式可以僅在指定的資料夾中授與私人項目的存取權。

8. 選取 [確定]。

   : 

   • 使用「代理傳送者」權限傳送的郵件會在 [寄件者] 旁包含代理人和您的名稱。 當以 [傳送為] 權限傳送郵件時，只會顯示您的名稱。

   • 一旦您將某人新增為代理人，他們就可以將您的 Exchange 信箱新增至他們的 Outlook 配置檔。 如需相關指示，請參閱 管理其他人的郵件和行事曆專案。

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變更代理人權限

1. 選取 [檔案] 索引標籤，然後選取 [委派存取] > [帳戶設定]。

2. 選取您要變更許可權的代理人名稱，然後選取 [許可權]。

   : 如果您想要移除所有「委派存取」許可權，請不要選取 [許可權]，而是選取 [移除 ] 並略過這些步驟的其餘部分。

3. 變更代理人能存取之所有 Outlook 資料夾的存取權限。

4. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限，請選取 [自動傳送郵件給代理人，告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

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變更代理人對私人項目的存取權限

如果您已指派許可權讓他們存取您的 Outlook 資料夾，您可以隱藏約會、會議、工作和聯繫人中的個人資訊。 開啟每個個人項目，然後在 [ 卷標] 群組中選取 [私人]。

若要授與存取您私人項目的授權，請執行下列動作：

1. 選取 [檔案] 索引標籤，然後選取 [委派存取] > [帳戶設定]。

2. 選取您要變更私人約會存取權的代理人名稱，然後選取 [許可權]。

3. 選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

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您可以將您行事曆的編輯者或代理人權限授與貴組織中的任何人。 您能夠指派編輯者至您的主要行事曆 (稱為「行事曆」)，或是任何您建立的其他行事曆。 代理人則僅能指派給您的主要行事曆。 您不能將編輯者或代理人權限授與組織以外的人員。

指派沒有委派許可權的編輯器

1. 在 Outlook 網頁版中，從導航窗格選取 [ 行事歷]。

2. 從 [ 常用] 索引 標籤選取 [共用行事曆]。

3. 在 [共用與使用權限] 頁面中，輸入您要共用行事曆的人員名稱或其電子郵件地址。 雖然您可以與多人共用您的行事曆，但一次只能新增一個人。

4. 在您新增了想要管理您行事曆的人員之後，請選取其名稱旁邊的下拉式清單，然後選擇您想要授與的存取層級。

5. 選取 [可以編輯] 以授與他們能夠變更您行事曆的權限。

   • [可以檢視我忙碌的時間]、[可以檢視標題和位置] 和 [可以檢視所有詳細資料] 等選項允許其他人檢視您的行事曆，但不能進行變更。 組織外部人員的存取權僅限於這些選項。

指派代理人

代理人不僅可以編輯您的行事曆，還可以代表您排程和回復會議。

1. 在新 Outlook 的瀏覽窗格中，選取 [ 行事歷]。

2. 從 [ 常用] 索引 標籤選取 [共用行事曆]。

3. 在 [ 共用和許可權 ] 頁面中，輸入您要與之共用行事曆之人員的名稱或電子郵件位址，並指派代理人存取權。 雖然您可以與多個人員共用您的行事曆，但在 Outlook 網頁版中您一次只能新增一個人員。

4. 在您新增了想要管理您行事曆的人員之後，請選取其名稱旁邊的下拉式清單，然後選擇您想要授與的存取層級。

   • 選取 [代理人] 則可為其授與編輯者權限，而且他們將代表您接收和回覆會議邀請的權限。 若要允許代理人查看您標示為 [私人] 的行事曆上的事件，請選取 [ 讓代理人檢視私人事件] 複選框。

     

     : 標示為 [私人] 的行事曆項目會受到保護。 大部分的行事曆共用對象只能查看項目被標示為 [私人] 的時間，而無法查看其主旨、位置或其他詳細資料。 但如果您選取 [允許代理人檢視私人活動] 核取方塊，對方就能查看詳細資料。

5. 新增完想要共用行事曆的人員，並選擇要給予他們的共用權限之後，請選擇 [共用]。 如果您決定現在不要共用行事曆，請選取 [移除] ]

   您的行事曆共用對象會收到告知的電子郵件訊息。 當他們選取邀請中的 [接受] 按鈕時，您的行事曆將會新增至他們的行事曆清單中。

6. 給予某人您的行事曆代理人權限之後，您將會在 [共用與使用權限] 看到另一個選項，讓您能控制會議邀請和回覆的處理方式。 如果您有多個代理人，您必須為每一位代理人執行此動作。

7. 在 [代理人] 下方，選取 [將邀請及回覆傳送至] 旁的下列其中一個選項：

   • 僅限代理人 會議邀請及回覆只會傳送給您的代理人。

   • 委派並傳送複本給我 會議邀請和回復會傳送給您和您的代理人。 只有您的代理人會看到接受或拒絕會議邀請的選項，而傳送給您的通知會顯示為一般電子郵件訊息。 您仍然可以開啟行事曆專案並回應來回復會議。

   • 我的代理人和我 ] 會議邀請及回覆會同時傳送給您和您的代理人。 只有您們其中一人可以回覆會議邀請。

8. 如果您決定不與某人共用您的行事曆，請在 [代理人] 底下選取 [ 移除 您不再想要擔任代理人的人員]。 

停止共用行事曆

如果您想要停止與某人共用您的行事曆，並移除其許可權，請執行下列動作： 

1. 在新 Outlook 的瀏覽窗格中，選取 [ 行事歷]。

2. 從 [ 常用] 索引 標籤選取 [共用行事曆]。

   根據預設，主要行事曆的名稱為「行事曆」。 如果您建立了其他行事曆，您可以改為選取其中一個行事曆。 您無法移除來自其他人行事曆的共用權限。

3. 選 您要停止共用行事曆的人員旁邊的 [ 移除 ]。

   該位人員就會從具有您行事曆存取權的人員名單中移除了。 如果該人員在貴組織內，您的行事歷會從他們的行事曆清單中移除。 如果該人員不在您的組織中，則不會移除其行事曆複本，但不會再同步處理至您的行事曆或接收更新。

指派編輯許可權

1. 在 Outlook.com 中，從導航窗格選取 [ 行事歷]。

2. 從 [ 常用] 索引 標籤選取 [共用行事曆]。

3. 在 [共用與使用權限] 頁面中，輸入您要共用行事曆的人員名稱或其電子郵件地址。 雖然您可以與多人共用您的行事曆，但一次只能新增一個人。

4. 新增您要共用行事曆的人員之後，請選取其名稱旁的下拉式清單，然後選擇您希望對方擁有的存取層級。

5. 選取 [可以編輯 ] 以授與此人變更您行事曆的許可權。  然後選取 [共享]。 您的共享物件會收到接受 並檢視行事曆的電子郵件邀請。