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您的 Outlook 信箱就這麼大,而電子郵件卻不停地傳入。 為了防止信箱爆掉,您可以把您要保留的舊項目移到「封存」,這是一個獨立的 Outlook 資料檔 (.pst),可以根據需要隨時從 Outlook 開啟。

如果您包含 Exchange Server 帳戶,且貴組織使用 Exchange Server Online 封存Microsoft,則 Outlook 配置檔中的任何帳戶不會顯示 [ 封存 ] 命令和功能。 您的網路管理員也可以停用這項功能。

在預設情況下,Outlook 會使用 [自動封存] 定期封存項目。 若要深入了解,請參閱自動封存較舊的項目

您也可以隨時手動封存項目。 如此一來,可以控制要封存哪些項目、要將其儲存在何處,以及項目要過多久才封存。

  1. Outlook 中:按兩下 [ 檔案 > 資訊 > 工具 ] > 清理舊專案

    • 清理舊項目

    如果郵件設定檔是連線到 Exchange Server,您可能就無法使用 [封存] 與 [自動封存]。 此外,您的組織可能會有郵件保留原則來覆寫 [自動封存]。 詳細資訊請詢問您的系統管理員。

  2. 按一下 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,然後選擇您要封存的資料夾。

  3. 在 [封存郵件早於] 下,輸入日期。

    [封存] 對話方塊

  4. 如果您要使用不同的設定來封存一些資料夾,可以建立多個 .pst 檔案。 例如,您希望 [寄件備份] 資料夾保留項目的時間久於 [收件匣] 資料夾項目保留的時間。

  5. 選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 方塊,來封存那些排除在自動封存之外的個別項目。 這個選項並不會移除那些項目的排除設定,而是僅針對這次的封存忽略 [不自動封存] 設定。

  6. 按一下 [確定]。

關閉 [自動封存]

若只要在需要時封存,請關閉 [自動封存]。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

  2. 在 [自動封存] 下,按一下 [自動封存設定]。

  3. 清除 [每 n 天自動封存] 方塊。

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