建立名稱、地址和其他資訊的目錄

1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果需要編輯郵件清單，請參閱合併列印：編輯收件者。

此時，請勿在產生的目錄檔中包含您只想要列印一次的文字。

1. 輸入您要針對目錄中的每個項目重複的文字，例如 名稱： 或 地址： 個別記錄的標籤。

2. 按兩下或點選您要在檔案中放置合併功能變數的位置，然後插入合併功能變數。 如需詳細資訊，請參閱 郵件合併功能變數

   : 

   • 若要建立含有一個標籤或標題列的表格，請建立文件標題。 將表格的標籤放在頁首內。 然後將合併功能變數放在檔本文中。

   • 

   • 這適用於橫跨多個頁面的較長目錄，因為它會為每個頁面建立頁首。

   您無法手動輸入合併域字元 (« ») 。 您必須使用 [郵件合併] 工作窗格。

   

   如果合併功能變數出現在括弧內，例如 { MERGEFIELD City }，則 Word 顯示域代碼，而非域結果。 這不會影響合併，但很難設定格式。 以滑鼠右鍵按單下域代碼，然後選取快捷方式功能表上的 [切換域代碼 ]。

   

   如果漏掉任何地址部分，請參閱合併列印：符合欄位來修正。

3. 視需要重複步驟 2。

4. 完成主文件並插入所有合併功能變數之後，請移至 [ 檔案 ] > [另存新檔]。

1. 移至 [郵寄 > 預覽結果]。

2. 使用 [上一頁 ] 和 [ 轉寄 ] 按鈕捲動您的數據，或使用 [尋找收件者 ] 搜尋特定記錄

3. 如果您需要編輯，請選取 [預覽結果 ] 以返回合併域檢視。

1. 選 取 [郵件 > 完成 & 合併 ]，然後選擇 [編輯個別檔]。 您會看到 2 個其他選項，但您無法將它們與目錄搭配使用。

2. 選取下列其中一項：

   • 若要合併所有記錄，請選取 [ 全部]。

   • 若只要合併您在文件視窗中看到的記錄，請選取 [當前記錄]。

   • 若要合併記錄範圍，請在 [ 寄 件者] 和 [ 收件 者] 方塊中輸入記錄編號。

   選取 [確定]。

3. 在新檔中，新增您只想要列印一次的文字，例如頁首、頁尾、欄標題或任何其他文字。

4. 儲存或列印目錄，就如同任何一般檔一樣。