如果您沒有可做為合併列印中的名稱和地址來源的郵寄清單,您可以在 Word 中建立一份。
建立新的合併列印清單
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在 [檔案] 索引標籤上,選取 [新增 ],然後選擇 [空白檔]。
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在 [ 郵寄] 索引 標籤上,選擇 [選取收件者] ,然後選取 [輸入新清單]。
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在 [新增通訊清單] 對話方塊中,視需要在每個欄中輸入收件者資訊。 如需使用對話方塊的詳細資訊,請參閱編輯資料來源 (英文)。
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針對每個新的記錄,選取 [新增]。
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如果您需要更多欄,例如訂單號碼,請遵循下列步驟:
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在 [新增通訊清單] 對話方塊中,選擇 [自訂欄位]。
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選擇 [新增]。
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輸入欄位名稱,然後選取 [確定]。
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針對要新增的每個資料行或欄位重複步驟 b 和 c。
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將所有您需要的人員新增到清單中後,請選擇 [確定]。
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在 [儲存通訊清單] 對話方塊中,為新檔案命名,然後選擇 [儲存]。
您現在可以在文件中插入合併列印功能變數。 如需詳細資訊,請參閱插入合併列印欄位。
在 Word 中建立郵寄清單
您可以在 Word 內建立用來在合併列印過程中傳送大宗郵件的郵寄清單。
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在 [檔案] 索引 標籤上,選取 [新增 ],然後選擇 [新增檔]。
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在 [郵寄] 索引 標籤上,選擇 [選取收件者] ,然後選取 [建立新清單]。
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在 [編輯清單欄位] 中,您會看到 Word 提供的一組自動欄位。 如果需要新的欄位,請在 [新的欄位名稱] 中輸入名稱,以將它新增至清單。
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使用 [向上] 和 [向下] 按鈕來重新調整欄位的位置
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選取 [建立]。
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在 [儲存] 對話方塊中,設定清單的名稱,然後將它儲存。
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在 [編輯清單項目] 中,於郵件清單的每一欄中輸入資料。
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針對每個新的記錄,選取 + 按鈕。 若要移除記錄,請移至記錄並按 - 按鈕
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將所有您需要的人員新增到清單中後,請選擇 [確定]。
若要稍後再修改清單,請遵循下列步驟:
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移至 [郵件] > [選取收件者]。
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選取 [使用現有清單],選擇您先前建立的清單,然後選取 [開啟]。
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在 [編輯清單項目] 對話方塊中新增或編輯記錄。