您可以使用 Office 程式將檔案儲存或轉換為 PDF，這樣您就能將它們共用或使用商業印表機列印出來。 而且不需任何其他軟體或增益集。
請在您想要檔案能達到下列目的時，使用 PDF 格式︰
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在大部分電腦上呈現相同外觀。
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檔案大小較小。
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符合產業格式。
範例包括履歷表、法律文件、電子報、要讀取 (未編輯) 和列印的檔案，以及適用於專業印刷的檔案。
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許多程式，包括 Microsoft Word，都能夠開啟和編輯 PDF 檔案。 只要以 PDF 格式共用某個專案，就無法保證收件者無法編輯檔案。
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當您將電子表格轉換成 PDF 時，電子錶格內的內部連結會在轉換期間遺失，因此必須驗證連結。 不過，其他來源的外部連結則不會有問題。
若要查看逐步指示，請從下拉式清單中選取一種 Office 程式。
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開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。
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在 [ 外部數據] 索 引標籤的 [ 匯出 ] 群組中，選取 [PDF] 或 [XPS]。
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在 [ 檔案名] 欄 位中，輸入或選取檔的名稱。
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在 [ 存盤類型] 清單中，選 取 [PDF (*.pdf) 。
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如果檔案需要高列印品質，請選擇 [標準 (在線發佈及列印) 。
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如果檔案大小比列印品質更重要，請選 取 [最小大小 (在線發佈) 。
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選 取 [選項 ] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記，以及選取輸出選項。 選取 [確定] 。
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選取 [發佈]。
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如果先前已儲存盤案，請選取 [ 檔案 > 儲存複本]。如果檔案未儲存，請選取 [ 檔案 > 另存新檔]。
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選取 [瀏覽 ] 以選擇您電腦上要儲存盤案的位置。
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在下拉式清單中，選取 [PDF]。
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選取 [儲存]。
選 取 [其他選項 > 選項 ] 以自訂 PDF。
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若只要從檔中的某些頁面建立 PDF 檔案，請在 [ 頁面範圍] 底下選擇一個選項。
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若要在 PDF 中包含追蹤修訂，請在 [ 發佈內容] 底下，選取 [顯示標記的檔]。 否則，請確定已選取 [檔 ]。
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若要在 PDF 檔案中建立一組書籤，請選取 [使用建立書籤]。 然後，選擇 [標題]，或者，如果您在檔中新增書籤， 則 Word 書籤]。
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如果您想要在 PDF 中包含檔案摘要資訊，請確定已選取 [檔案摘 要資訊]。
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若要讓螢幕助讀軟體更容易閱讀檔，請選取 輔助功能的檔結構標籤。
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ISO 19005-1 兼容 (PDF/A) 此選項將輸出版本 1.7 PDF 的 PDF 文件，此為封存標準。 PDF/A 可協助確保文件在稍後於不同的電腦開啟時，外觀仍舊一致。
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字型可能無法內嵌時的點陣圖文字 如果無法將字型嵌入至文件，PDF 會使用文字的點陣圖影像，PDF 會因此看起來與原始文件相同。 如果未選取此選項，而檔案使用無法嵌入的字型時，PDF 閱讀程式可能會以另一種字型替代。
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使用密碼加密檔 若要限制存取，因此只有具有密碼的人員才可以開啟 PDF，請選取此選項。 當您選取 [確定] 時，Word 開啟 [加密 PDF 檔案] 方塊，您可以在此輸入並重新輸入密碼。
使用 Word 開啟並複製 PDF 內容
您可以在 Word 中開啟 PDF，並從 PDF 複製您要的任何內容。
移至 [檔案 > 開 啟並流覽至 PDF 檔案。 Word 會在新檔案中開啟 PDF 內容。 您可以從中複製所需的任何內容，包括影像和圖表。
若要在 Mac 版 Office 中將檔案另存為 PDF，請遵循下列簡單步驟：
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選取 [檔案]。
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選擇 [另存新檔]。
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選取視窗底部的 [ 檔案格式 ]。
![使用 Word [另存新檔] 中的 [檔案格式] 工具來選取其他儲存格式 (如 PDF)](https://support.content.office.net/zh-tw/media/bf047901-d193-450b-913d-58c6f9cc6a6f.png)
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從可用的檔案格式清單中選擇 PDF 。
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如果您的檔名還沒有，請為它命名，然後選取 [ 匯出]。
: 使用 最適合列印時，超連結可能無法正確轉換。 這是 Mac 版 Word 中的已知問題。
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使用 在線服務 時，只能使用 Microsoft 具有合法權利的字型。 如果檔包含自定義字型，將會取代該字型，並可能導致問題。 您可以在檔案中內嵌字型來避免這種情況。
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若要深入瞭解內嵌字型，請流覽：
您可以使用 Word、PowerPoint 和 OneNote 網頁版將文件轉換成 PDF。
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選取 [檔案 > 列印 > 在 PowerPoint 中 列印 (您會選取三種) 格式的其中之一。
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在 [ 印表機] 下的下拉功能表中，選取 [ 另存為 PDF] ，然後選取 [ 儲存]。
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然後在開啟的 [檔案總管] 功能表中，您可以命名 PDF 並選擇儲存位置，然後選取 [儲存 ]。
這樣便可產生一份保留原始文件版面配置與格式的基本 PDF。
如果您需要進一步控制 PDF 的選項，例如新增書籤，請使用傳統型應用程式將檔案轉換成 PDF。 選取 PowerPoint 和 OneNote 工具列中的 [在傳統型應用程式中開啟] 以開始使用傳統型應用程式，然後在 Word 中先選取 [編輯] 下拉式清單，然後選取 [在傳統型應用程式中開啟] 。
![[在傳統型應用程式中開啟] 命令的影像](https://support.content.office.net/zh-tw/media/2c318ee9-7f41-430c-8720-109ac585ee3d.png)
如果您沒有傳統型應用程式，您可以 嘗試 或 購買 Microsoft 365。
若要在 iOS 上將 Word 檔或 Excel 活頁簿匯出為 PDF 格式，請點選左上角的 [檔案] 按鈕，選擇 [匯出]，然後選擇 [PDF]。
![點選 [檔案] > [匯出] 來將您的文件匯出為 PDF](https://support.content.office.net/zh-tw/media/3af9199a-1003-4d54-99b1-7945aac94de6.png)
可攜式文件格式 (PDF)：可保存文件格式，而且方便共用檔案。 於線上檢視或列印 PDF 格式檔案時，會保留您想要的格式。 如果要以商業印刷的方式輸出文件，PDF 格式也相當實用。 相較於 XPS，PDF 格式廣為許多機構與組織所接受，檢視器也能用於多種平台。
XML 文件規格 (XPS)：一種可以保存文件格式設定，並方便檔案共用的電子檔案格式。 XPS 格式能確保您在線上檢視或列印該檔案時，保留與原先預期完全相同的格式，而且檔案中的資料無法輕易地進行變更。
: 大部分的新式網頁瀏覽器都可以開啟和顯示 PDF 檔案。 不過，如果您的作業系統較舊，您可能需要在裝置上安裝 PDF 閱讀程式，例如 Adobe Systems 提供的 Acrobat Reader。
