我們全都到過這裡了，對吧？ 在一個令人興奮的旋旋假期之後，您返回工作、開啟 Outlook，並找到兩千封未讀取的訊息等待您。 這足以讓您想要回到假期。 或永遠不要再度假一次。
但 Outlook 是功能強大的程式，它可以協助您快速整理收件匣，速度可能比您想像中的快很多。
準備假期
在她準備休假 10 天時，讓我們和她一起跟隨她。
她負責處理五個不同的項目的通訊與協調、她是二十個不同郵件清單的成員，而且她每天也會收到少量的個人電子郵件訊息。
當哲哲不在辦公室時，Chester 會成為她其中三個專案的主要連絡點，而哲倫會處理另外兩個專案。
我上次休假時，她設定了自動回復，讓大家知道她十天后會回來，但是她沒有做其他動作。 她回來后，收件匣從 50 封郵件增加到 500 封郵件。
這一次，她花幾分鐘的時間離開前一天，她有幾個 Outlook 的重要功能，協助她從假期無壓力地回來。
鍾女士知道設定自動回復可以為同事造成許多問題和混淆。 由於她有 Microsoft 365，她選取 [ 檔案 > 自動回復]，並輸入下列文字。
您好，
感謝您的訊息。 我在 2019 年 5 月 1 日到 2019 年 5 月 10 日之間不在辦公室。 我不在時，不會檢查電子郵件。
如需 Contoso、Fourth Coffee 和 Tailspin Toys 專案的協助，請連絡 Chester Beane。
如需北風項目的說明，請連絡謝麗爾·索引卷標。
— 週二
她可以設定自動回復，以開啟她離開的日期，並關閉傳回的日期。 這是很棒的步驟 1。 不過，她知道 Outlook 還有其他功能，她可以用來協助她控制收件匣。
若要設定您自己的自動回復，請參閱 從 Outlook 自動傳送不在辦公室回復。
現在，「捷進」可以移至 步驟 2：建立規則。
規則是管理郵件的絕佳方式，無論是在辦公室還是不在辦公室。 自動回復功能有自己的內建規則，只有在您不在辦公室時才會開啟。
從 [ 自動回復 ] 視窗底部的 [規則] 對話框中，[按字母] 選取 [ 新增規則]。
接著， 她 advertisements@contoso.com 新 增至 [ 寄件 者] 字段。 她會收到來自此位址的每日訊息，其中包含她休假回來時不需要的時間機密資訊。
在 [ 執行這些動作] 區段中，[按讚] 會核取 [ 刪除該電子郵件位址中的所有郵件 ] 方塊。 她可以根據主旨或郵件內文中的文字，或是郵件的收件者，建立多個規則來移動或刪除或甚至轉寄郵件給組織中的其他人。
建立完規則后，她就可以儲存自動回復並前往度假，因為知道有好數量的電子郵件會自動轉寄給正確的人員，而其他群組將會完全刪除。
如需新增規則的詳細資訊，請參閱使用規則管理電子郵件訊息。
假期后
如果您在休假前未如「金成」那麼井然有序，該怎麼辦？
讓我們關注一下我是，他嘗試在十天假期后處理負載過重的收件匣。 法務人員已設定自動回復，但對方未在對方離開時提供任何指示。
當Google休假回來時，他的收件匣中有1243封郵件。 幸好，他擁有 Outlook Microsoft 365 訂閱，因此他能使用一些重要的 Outlook 功能，輕鬆快速地排序、篩選及處理這些郵件。
首先，按優先順序來排序他的郵件。 這會將所有高優先順序的郵件放在收件匣的頂端，也就是他必須快速處理的郵件。
若要這麼做，他選取郵件清單頂端的 [ 依日期 ] 下拉式清單，然後選擇 [重要性]。 這會幫他排序收件匣。
現可花 15 分鐘回復這五封 「高 重要性」郵件、歸檔到資料夾，然後再按下拉式清單並選取 [低 在頂端 ] 將 [低 重要性] 郵件移至郵件清單頂端，以變更排序順序。 這些訊息只會快速掃描，然後刪除除了其中一封郵件以外的所有郵件。 午餐邀請、防火切入通知，以及有關三天前電源中斷的警告，都不是他需要回復的訊息。
現在他負責處理最重要的電子郵件訊息，而又是又一個 Outlook 內建的篩選器，也就是 @mentions。 他使用郵件清單右上角的 [ 依日期 ] 下拉式清單，選取 [ 已提及的郵件]。
高明知道有人在特定電子郵件訊息中提及他，寄件者可能需要他明確發出的訊息，而不是他的一個工作者。
這些訊息中大約有五十封，而鐘可快速流覽清單、刪除其中一位同事可能已經處理過的郵件，然後回復其他郵件。
如果您有大量的專案，某些專案可能會比其他專案更能區分時間。 先搜尋與時間最敏感專案的相關訊息，有助於讓您掌握這些專案，同時將較不敏感時間的專案儲存為另一天。
若要搜尋含有特定片語的郵件，請使用 Outlook 郵件清單頂端的 [ 搜尋 ] 方塊。 使用引號括住多字片語，只搜尋該片語，而不會搜尋該片語中的每個單字。
依寄件者將郵件分組可讓您尋找可以快速刪除的郵件，例如新聞稿或來自未受監視帳戶的自動郵件，或是您需要及時回復的郵件，例如來自直接監督者的郵件。
若要依寄件者將郵件分組，請按兩下郵件清單右上角的 [ 依日期 ] 下拉式清單，然後選取 [ 寄件者]。
