报表提供在 Microsoft Access 数据库中查看、格式化和汇总信息的方式。 例如，您可以为所有联系人创建一个简单的电话号码报表，或为不同地区和时间段的总销售额创建一个汇总报表。
在本文中，您将概括地了解 Access 中的报表。 此外，您还将了解创建报表和使用对数据进行排序、分组和汇总等选项的基础知识，以及如何预览和打印报表。
本文内容
Access 中的报表概述
报表有什么作用？
报表是一种数据库对象，您需要显示数据库中的信息以用于以下任何用途时，它将助您一臂之力：
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显示或分发数据汇总。
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存档数据快照。
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提供单个记录的详细信息。
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创建标签。
报表的组成部分
您可以创建不显示数据的“未绑定”报表，在本文中，为了方便起见，我们假定报表与诸如表或查询等数据源相绑定。 报表是按节来设计的，您可以在设计视图中查看这些节。 了解每个节的工作原理将有助于创建更好的报表。 例如，您选择用于放置计算控件的节确定了 Access 计算结果的方式。 下表是节类型及其用途的摘要：
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节 |
打印时节将如何显示 |
可以在哪里使用节 |
|---|---|---|
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报表页眉 |
报表开头。 |
报表页眉用于显示一般出现在封面上的信息，如徽标、标题或日期。 当您在报表页眉中放置使用“总和”聚合函数的计算控件时，将计算整个报表的总和。 报表页眉位于页面页眉之前。 |
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页面页眉 |
每页的顶部。 |
使用页面页眉可在每页上重复报表标题。 |
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组页眉 |
每个新记录组的开头。 |
使用组页眉可显示组名。 例如，在按产品分组的报表中，使用组页眉可以显示产品名称。 当您在组页眉中放置使用“总和”聚合函数的计算控件时，将计算当前组的总和。 一个报表上可具有多个组页眉节，具体取决于您已添加的分组级别数。 有关创建组页眉和页脚的详细信息，请参阅添加分组、排序或汇总部分。 |
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主体 |
对记录源中的每个行显示一次。 |
此位置用于放置组成报表主体的控件。 |
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组页脚 |
每个记录组的末尾。 |
使用组页脚可显示组的汇总信息。 一个报表上可具有多个组页脚，具体取决于您已添加的分组级别数。 |
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页面页脚 |
每页的底部。 |
使用页面页脚可显示页码或每页信息。 |
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报表页脚 |
报表末尾。 注意: 在设计视图中，报表页脚显示在页面页脚下方。 但是，在所有其他视图（如布局视图或在打印或预览报表时）中，报表页脚显示在页面页脚的上方，紧接在最后一个组页脚或最后页上的主体行之后。 |
使用报表页脚可显示整个报表的报表总和或其他汇总信息。 |
您将会发现，如果您的数据库具有合理设计的表结构和关系，则可以更简便地创建有意义的报表。 有关规划和设计数据库的介绍，请参阅数据库设计基础一文。
在 Access 中创建报表
您可以按照以下步骤为 Access 桌面数据库创建报表：
步骤 1：选择记录源
报表的记录源可以是表、命名查询或嵌入式查询。 记录源必须包含您要在报表上显示的数据的所有行和列。
步骤 2：选择报表工具
报表工具位于功能区的“创建”选项卡上的“报表”组中。 下表介绍了相关选项：
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工具 |
说明 |
|---|---|
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报表 |
创建简单的表格式报表，其中包含您在导航窗格中选择的记录源中的所有字段。 |
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报表设计 |
在设计视图中打开一个空报表，您可在该报表中添加所需字段和控件。 |
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空报表 |
在布局视图中打开一个空报表，并显示“字段列表”（您可以在其中将字段添加到报表） |
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报表向导 |
显示一个多步骤向导，允许您指定字段、分组/排序级别和布局选项。 |
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标签 |
显示一个向导，允许您选择标准或自定义的标签大小、您要显示哪些字段以及希望这些字段采用的排序方式。 |
步骤 3：创建报表
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单击与您要使用的工具所对应的按钮。 如果出现向导，则按照向导中的步骤操作，然后单击最后一页上的“完成”。Access 在布局视图中显示报表。
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格式化报表以获得所需外观：
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调整字段和标签的大小，方法是选择字段和标签，然后拖动边缘直到达到您需要的大小。
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选择一个字段及其标签（如果有），然后拖到新位置来移动字段。
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右键单击一个字段，使用快捷菜单上的命令合并或拆分单元格、删除或选择字段以及执行其他格式化任务。
此外，您还可使用下列部分中所述的功能使报表更加美观易读。
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添加分组、排序或汇总
在桌面数据库报表中添加分组、排序或汇总的最快方法是右键单击您要对其应用分组、排序或汇总的字段，然后单击快捷菜单上的所需命令。
在布局视图或设计视图中打开报表时，您还可使用“组”、“排序”和“汇总”窗格来添加分组、排序或汇总：
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如果“分组”、“排序”和“总计”窗格尚未打开，请在“ 报表设计 ”选项卡上的“ 分组和总计 ”组中，单击“ 分组 & 排序”。
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单击“添加组”或“添加排序”，然后选择您要在其上执行分组或排序的字段。
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在分组或排序行上单击“更多”以设置更多选项和添加汇总。
有关分组、排序和汇总的更详细信息，请参阅创建分组或汇总报表一文。
使用条件格式突出显示数据
Access 包含用于突出显示报表上的数据的工具。 可以为每个控件或控件组添加条件格式规则，在客户端报表中，还可以添加数据条来比较数据。
若要向控件添加条件格式设置，请：
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在“导航窗格”中右键单击报表，然后单击“布局视图”。
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选择所需控件，在“格式”选项卡的“控件格式”组中单击“条件格式”。
提示: 若要选择多个控件，请按住 Ctrl 键并单击这些控件。
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在“条件格式规则管理器”对话框中，单击“新建规则”。
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在“新建格式规则”对话框中，在“选择规则类型”下选择一个值：
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若要创建单独针对每个记录进行评估的规则，则选择“检查当前记录值或使用表达式”。
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若要创建使用数据栏互相比较记录的规则，请单击“比较其他记录”。
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在“编辑规则说明”下，执行何时应用格式及应用什么格式的规则，然后单击“确定”。
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若要为相同控件或控件集创建附加规则，请从步骤 4 重复此过程。
自定义颜色和字体
尝试使用“App 主题”选项以自定义颜色和字体。
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在导航窗格中右键单击某一报表，然后单击“布局视图”，以便在布局视图中打开该报表。
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在“ 报表布局设计 ”选项卡上，单击“ 主题 ”，并将光标指向库中的各个主题以预览效果。 单击某个主题以将其选中，然后保存报表。
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使用“颜色”或“字体”库分别设置颜色或字体。
添加徽标或背景图像
您可以在报表中添加徽标或背景图像，如果更新图像，更新也将自动应用于数据库中使用此图像的位置。
添加或删除图像：
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在“导航窗格”中，右键单击报表，然后单击“布局视图”。
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在报表中，单击要添加图像的位置，在“ 报表布局设计 ”选项卡上的“ 页眉/页脚 ”组中，单击“ 徽标”。
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浏览到相关图像，然后单击“打开”。 Access 将把此图像添加到报表中。
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要删除图像，右键单击该图像并从快捷菜单中选择“删除”。
添加背景图像：
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在“导航窗格”中，右键单击报表，然后单击“布局视图”。
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在“格式”选项卡上的“背景”组中，单击“背景图像”。
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从“图像库”列表中选择一个图像，或者单击“浏览”并选择图像，然后单击“确定”。
预览和打印报表
预览报表
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在“导航窗格”中右键单击报表，然后单击“打印预览”。 您可以使用“打印预览”选项卡上的命令来执行下列任一操作：
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打印报表
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调整页面大小或布局
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放大或缩小，或一次查看多个页
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刷新报表上的数据
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将报表导出到其他文件格式。
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单击“关闭打印预览”。
打印报表
在不预览报表的情况下打印：
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在“导航窗格”中右键单击报表，然后单击“打印”。 报表将被发送到默认打印机。
注意: 如果您在“导航窗格”中选择报表并从“文件”选项卡选择“打印”，则可以选择附加打印选项，例如页数和份数，并指定打印机。
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若要打开可在其中选择打印机的对话框以指定副本数等，单击“打印”。
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