可以使用 Office 程序将文件另存或转换为 PDF，以便可以共享文件或使用专业印刷机打印文件。 不需要任何其他软件或加载项。
如果希望文件具有以下特征，则使用 PDF 格式：
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在大多数计算机上看起来均相同。
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文件大小较小。
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遵循行业格式。
示例包括简历、法律文档、新闻稿、打算 (未) 编辑和打印的文件，以及用于专业打印的文件。
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许多程序（包括 Microsoft Word）都能够打开和编辑 PDF 文件。 仅以 PDF 形式共享内容并不足以保证收件人无法编辑文件。
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将电子表格转换为 PDF 时，电子表格中的内部链接将在转换过程中丢失，因此需要验证链接。 但是，指向其他源的外部链接会很好。
若要查看分步说明，请从下拉列表中选择 Office 程序。
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打开要发布为 PDF 的表或报表。
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在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导出 ”组中，选择 “PDF”或“XPS”。
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在“ 文件名” 字段中，键入或选择文档的名称。
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在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。
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如果文档需要高打印质量，请选择“ 标准 (联机发布和打印) 。
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如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。
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选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。 选择“ 确定 ”。
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选择“ 发布”。
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如果文件以前已保存，请选择“ 文件 ”> “保存副本”。如果文件未保存，请选择“ 文件 > 另存为”。
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选择“ 浏览 ”，选择要在计算机上保存文件的位置。
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在下拉列表中，选择“ PDF”。
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选择“保存”。
选择“ 更多选项” > “选项” 以自定义 PDF。
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若要仅从文档中的某些页面创建 PDF 文件，请在“ 页面范围”下选择一个选项。
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若要在 PDF 中包含修订，请在 “发布内容”下，选择“ 显示标记的文档”。 否则，请确保已选择 “文档 ”。
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若要在 PDF 文件中创建一组书签，请选择“ 使用创建书签”。 然后，选择“标题”，或者，如果向文档添加了书签， Word书签。
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如果要在 PDF 中包含文档属性，请确保已选择 文档属性 。
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若要使文档更易于屏幕阅读软件阅读，请选择 “文档结构标记”进行辅助功能。
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符合 ISO 19005-1 (PDF/A) 此选项将 PDF 文档输出为版本 1.7 的 PDF（这是一种存档标准）。 PDF/A 有助于确保文档以后在另一台计算机上打开时的外观相同。
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字体可能未嵌入时的位图文本 如果无法将字体嵌入到文档中，PDF 将使用文本的位图图像，使 PDF 与原始文档的外观相同。 如果未选择此选项，且文件使用的字体无法嵌入，则 PDF 阅读器可能会改用另一种字体。
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使用密码加密文档 若要限制访问权限，使只有拥有密码的用户才能打开 PDF，请选择此选项。 选择“确定”时，Word打开“加密 PDF 文档”框，可在其中键入并重新输入密码。
使用 Word 打开和复制 PDF 中的内容
可以通过在 Word 中打开 PDF，复制所需的任何内容。
转到 “文件 ”> “打开 ”并浏览到 PDF 文件。 Word 将在一个新文件中打开 PDF 内容。 可以从其中复制所需的任何内容，包括图像和关系图。
若要在 Office for Mac 中将文件另存为 PDF，请按照以下简单步骤操作：
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选择“ 文件”。
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选择 “另存为”。
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选择窗口底部的 “文件格式 ”。
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从可用文件格式列表中选择 PDF 。
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为文件指定一个名称，如果该文件还没有名称，请选择“ 导出”。
: 使用 Best 进行打印时，超链接可能无法正确转换。 这是Word for Mac中的已知问题。
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使用 联机服务 时，只能使用 Microsoft 具有合法权限的字体。 如果文档包含自定义字体，则将替换该字体，并可能导致问题。 通过将字体嵌入到文档中可以避免这种情况。
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访问以下内容，详细了解如何嵌入字体：
可以使用 Word、PowerPoint 和 OneNote 网页版将文档转换为 PDF。
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在 PowerPoint 中选择“ 文件 > 打印 > 打印 (，) 选择三种格式之一。
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在“ 打印机 ”下的下拉菜单中，选择“ 另存为 PDF ”，然后选择“ 保存”。
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然后，在打开的“资源管理器”菜单中，你可以命名 PDF，然后选择保存它的位置，然后选择“ 保存”。
这将生成保留文档原始布局和格式的基本 PDF。
如果需要对 PDF 选项（例如添加书签）进行更多控制，请使用桌面应用将文档转换为 PDF。 在 PowerPoint 和 OneNote 工具栏中选择“在桌面应用中打开”以开始使用桌面应用，并在Word先选择“编辑”下拉列表，然后选择“在桌面应用中打开 ”。
如果你没有桌面应用，可以 尝试 或 购买 Microsoft 365。
若要在 iOS 上将Word文档或 Excel 工作簿导出为 PDF 格式，请点击左上角的“文件”按钮，然后选择“导出”，然后选择“PDF”。
可移植文档格式 (PDF) 保留了文档格式并支持文件共享。 联机查看或打印 PDF 格式的文件时，该文件可保留预期的格式。 对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF 格式也很有用。 许多代理机构和组织接受 PDF 为有效格式，除 XPS 外的更广泛平台也提供查看器。
XML 纸张规范 (XPS) 是一种电子文件格式，该文件保留文档格式并允许文件共享。 XPS 格式可确保在联机查看或打印 XPS 文件时，保留预期的格式，并且他人无法轻易更改文件中的数据。
: 大多数新式 Web 浏览器都可以打开和显示 PDF 文件。 但是，如果你有较旧的操作系统，则可能需要在设备上安装 PDF 阅读器，例如 Adobe Systems 提供的 Acrobat 阅读器。
