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本文介绍如何预览和打印在 Microsoft Access 中创建或打开的报表。 本文还提供了有关如何更改常用打印设置的基本信息,例如打印页上的边距和列数。

您要做什么?

预览报表

如果想要查看报表在打印时显示的方式,请使用“打印预览”。 如果预览在 Access 中创建的报表,则记录导航按钮将显示在 Access 窗口底部的默认位置。

开始打印预览

  1. 如果报表未打开,请在导航窗格中右键单击要预览的报表,然后单击快捷菜单上的“ 打印预览 ”。

    -或者-

    如果报表处于打开状态,请右键单击报表的文档选项卡,然后单击“ 打印预览”。

  2. 单击记录导航按钮,在报表中的页面之间移动。

有关使用导航按钮的详细信息,请参阅 文章如何查找特定记录?

预览多个页面

如果报表处于打开状态,请右键单击报表的文档选项卡,然后单击“ 打印预览”。

  1. 在“ 打印预览 ”选项卡上的“ 缩放 ”组中,单击“ 两页” ,一次预览两页报表。

    -或者-

    “缩放 ”组中,单击“ 更多页面”,然后选择一个选项。

  2. 单击记录导航按钮,在报表中的页面之间移动。

  3. 若要还原预览单个页面,请在“缩放”组中单击“一页”。

关闭“打印预览”

如果想要在打印报表之前对报表进行更改,可以在预览报表后打印报表,也可以关闭预览。

  • 在“ 打印预览 ”选项卡上的“ 关闭预览” 组中,单击“ 关闭预览”。

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快速打印报表

如果要打印报表中的所有页面,而不对报表的格式(如边距、页眉、页脚和方向)进行任何更改, (纵向或横向) 可以使用“快速打印”选项。

  1. 如果报表未打开,请在导航窗格中右键单击报表,然后单击“ 打印”。

    -或者-

    确保 快速访问 工具栏中提供了“快速打印”按钮。 若要将按钮添加到工具栏,请单击工具栏末尾的向下箭头,然后单击“ 快速打印”。

    “快速访问工具栏”上,单击“ 快速打印”。

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打印报表中的选择页

在报表中,可以通过选择页面范围来限制仅打印的内容。

  1. 单击“ 文件 ”,然后单击“ 打印”。

  2. 在“文件”选项的“ 打印 ”区域中,单击“ 打印 ”选项打开“ 打印 ”对话框。

  3. 若要仅打印报表中的部分数据,请在“ 打印区域”下单击“ 页”,然后在“ 发件人 ”和“ 收件人 ”框中输入一个值。

    例如,如果仅需打印报表的第 5 页,请在“”和“”框中键入“5”。

如果您拥有更改报表设计所需的权限,可以通过更改“ 页面设置 ”对话框中的打印布局来对报表的打印方式进行其他更改 (单击“ 设置 ”以显示“ 页面设置 ”对话框) 。

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更改页面设置

页面设置 ”对话框可用于更改各种打印选项,包括上边距和下边距,以及 Access 是否仅打印报表中的数据。 Access 提供了两种显示 “页面设置 ”对话框的方法。 可以从“ 打印 ”对话框中启动它,也可以从启动“打印预览”时显示的“ 打印预览 ”选项卡启动它。

本部分中的步骤说明如何显示“ 页面设置 ”对话框。

从“打印”对话框启动“页面设置”对话框

  1. 在导航窗格中,选择要更改的报表。 无需打开报表,但如果需要确保要打印的数据是最新的,则可以打开报表。

  2. 单击“ 文件 ”,然后单击“ 打印”。

  3. 在“文件”选项的“ 打印 ”区域中,单击“ 打印 ”选项打开“ 打印 ”对话框。

  4. 单击“ 设置 ”以显示“ 页面设置 ”对话框。

  5. 根据需要设置或更改对话框中的选项。 有关这些选项说明的完整列表,请参阅在 Access 中设置打印 选项一文。

从“打印预览”选项卡启动“页面设置”对话框

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的报表,然后单击“ 打印预览”。

    Access 在“打印预览”中打开报表。

  2. 在“ 打印预览 ”选项卡上的“ 页面布局 ”组中,单击“ 页面设置” 按钮。

  3. 根据需要设置或更改对话框中的选项。 有关这些选项说明的完整列表,请参阅在 Access 中设置打印 选项一文。

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选择打印选项

如果需要打印报表中的某些页面,或者需要选择打印机或更改打印设置(如边距或列),请按照此部分中的步骤进行操作。

  1. 在导航窗格中,选择要打印的报表。

  2. 单击“ 文件 ”,然后单击“ 打印”。

  3. 在“文件”选项的“ 打印 ”区域中,单击“ 打印 ”选项打开“ 打印 ”对话框。

  4. 根据需要更改页面格式设置或其他打印选项或打印机选择,然后单击“ 确定 ”打印报表。

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