创建生成表查询

本文阐释如何在 Access 中创建和运行生成表查询。需要复制表中的数据、存档数据或将查询结果另存为表格时，请使用生成表查询。

如果需要更改或更新现有记录集中的部分数据，例如一个或多个字段，可以使用更新查询。有关更新查询的详细信息，请参阅创建和运行更新查询一文。

如果需要向现有表中添加记录（行），请使用追加查询。有关追加查询的详细信息，请参阅使用追加查询将记录添加到表一文。

你要做什么？

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创建生成表查询
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了解生成表查询

生成表查询可从一个或多个表中检索数据，然后将结果集加载到新表中。新表可位于之前打开的数据库中，也可在其他数据库中创建新表。

通常，需要复制或存档数据时可创建生成表查询。例如，假设有一张（或多张）历史销售数据表，且要在报告中使用此数据。交易发生在至少一天以前，因此不能更改销售数据，并且通过不断运行查询来检索数据很费时，特别是对较大的数据存储运行复杂的查询时。将数据加载到单独的表中，然后使用该表作为数据源可减少工作负荷，并方便数据存档。处理过程中请注意，确切来说新表中的数据是一个快照；它和源表没有任何关系或联系。

创建生成表查询的过程遵循以下主要步骤：

如果数据库未签名或不在受信任的位置中，则启用数据库。否则无法运行动作查询（追加、更新和生成表查询）。
在查询的“设计”视图中，创建一个选择查询，然后修改该查询，直到它返回所需的记录。可选择多个表中的数据，且可确定地对数据执行非规范化处理。例如，可将客户、运货商和供应商数据置于单张表中，但若生产数据库中带有适当规范化的表格，则不会执行此操作。可在查询中使用条件来进一步自定义结果集或缩小其范围。

有关规范化处理数据的详细信息，请参阅数据库设计基础一文。
将选择查询转换为生成表查询，选择新表的保存位置，然后运行查询以创建表。

请勿将生成表查询与更新查询或追加查询相混淆。需要添加或更改单个字段中的数据时，请使用更新查询。需要向现有表中的现有记录集添加记录（行）时，请使用追加查询。

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若要创建生成表查询，请首先创建选择查询，然后将其转换为生成表查询。选择查询可以使用计算字段和表达式来帮助返回所需的数据。下面的步骤说明了如何创建和转换选择查询。如果已经有满足需要的选择查询，则可以跳至转换选择查询和运行生成表查询的步骤。

创建选择查询

注意: 如果已经有产生所需数据的选择查询，请转到下一节中的步骤。

在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。
双击要从中检索数据的表。每个表都显示为查询设计器上半部分的一个窗口。添加完表后，单击“关闭”。
在每个表中，双击要在查询中使用的字段。每个字段均显示在设计网格“字段”行中的一个空白单元格中。下图显示的是添加了多个表字段的设计网格。
（可选）向“字段”行添加任何表达式。
（可选）向设计网格的“条件”行添加任何条件。
单击“ 运行运行查询并在数据表中显示结果。
（可选）更改字段、表达式或条件，然后重新运行查询，直至其返回要置于新表中的数据。

转换选择查询

在设计视图中打开选择查询，或者切换到设计视图。 Access 提供了几种执行此操作的方法：
- 如果查询在数据表中打开，请右键单击查询的文档选项卡，然后单击“设计视图”。
- 如果查询已关闭，请在导航窗格中右键单击该查询，然后单击快捷菜单上的“设计视图”。
在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 查询类型 ”组中，单击“ 创建表”。

随即显示“生成表”对话框。
在“表名称”框中，输入新表的名称。

- 或 -

单击下箭头并选择现有的表名称。
执行下列操作之一：
- 将新表放入当前数据库中
  1. 如果当前数据库尚未选中，单击“当前数据库”，然后单击“确定”。
  2. 单击“ 运行 ”，然后单击“ 是 ”以确认操作。
    
    注意: 如果要替换现有表，则 Access 将首先删除该表并要求您确认删除。单击“是”，然后再次单击“是”以创建新表。
- 将新表放入其他数据库中
  1. 单击“另一数据库”。
  2. 在“文件名”框中，输入另一个数据库的位置和文件名。
    
    - 或 -
    
    单击“浏览”，使用新的“生成表”对话框来定位其他数据库，然后单击“确定”。
  3. 单击“确定”关闭第一个“生成表”对话框。
  4. 单击“ 运行 ”，然后单击“ 是 ”以确认操作。
    
    注意: 如果要替换现有表，则 Access 将首先删除该表并要求您确认删除。单击“是”，然后再次单击“是”以创建新表。