使用查询对数据求和

手动输入示例数据

1. 在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表”。

   Access 将新的空白表添加到数据库。

   注意: 如果打开新的空白数据库，无需执行此步骤，但每次需将表添加到数据库时均需此步骤。

2. 双击标题行中的第一个单元格，并在示例表中输入字段的名称。

   默认情况下，Access 用文本 “添加新字段”表示标题行中的空白字段，如下所示：

   

3. 使用箭头键移动到下一个空白标题单元格 ，然后键入第二个字段名称 (也可以按 Tab 或双击新单元格) 。 重复此步骤，直到输入所有字段名称。

4. 在示例表中输入数据。

   输入数据时，Access 会推断每个字段的数据类型。 如果不熟悉关系数据库，则应为表中的每个字段设置特定的数据类型，例如“数字”、“文本”或“日期/时间”。 设置数据类型有助于确保准确的数据输入，还有助于防止错误，例如在计算中使用电话号码。 对于这些示例表，应让 Access 推断数据类型。

5. 输入完数据后，单击“ 保存”。

   键盘快捷方式 按 Ctrl+S。

   将显示“另存为”对话框。

6. 在“ 表名称 ”框中，输入示例表的名称，然后单击“ 确定”。

   使用每个示例表的名称，因为操作方法部分中的查询使用这些名称。

7. 重复这些步骤，直到创建本部分开头列出的每个示例表。

如果不想手动输入数据，请按照后续步骤将数据复制到电子表格文件，然后将数据从电子表格文件导入 Access。

创建示例工作表

1. 启动电子表格程序并创建新的空白文件。 如果使用 Excel，则默认情况下会创建一个新的空白工作簿。

2. 复制上面提供的第一个示例表，并将其粘贴到第一个工作表中，从第一个单元格开始。

3. 使用电子表格程序提供的技术重命名工作表。 为工作表指定与示例表相同的名称。 例如，如果示例表名为 Categories，请为工作表指定相同的名称。

4. 重复步骤 2 和 3，将每个示例表复制到空白工作表并重命名工作表。

   注意: 可能需要将工作表添加到电子表格文件。 有关执行该任务的信息，请参阅电子表格程序的帮助。

5. 将工作簿保存到计算机或网络上的方便位置，然后执行后续步骤。

基于工作表创建数据库表

1. 在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导入 & 链接 ”组中，单击“ 新建数据源 > 从文件 > Excel”。

   此时会显示 “获取外部数据 - Excel 电子表格 ”对话框。

2. 单击“ 浏览”，打开在前面步骤中创建的电子表格文件，然后单击“ 确定”。

   将启动导入电子表格向导。

3. 默认情况下，如果按照上一节) 中的步骤操作，并且工作表中的数据显示在向导页面的下半部分，向导将在“ 客户 ”工作表 (选择工作簿中的第一个工作表。 单击“下一步”。

4. 在向导的下一页上，单击“ 第一行包含列标题”，然后单击“ 下一步”。

5. （可选）在下一页上，使用“ 字段选项” 下的文本框和列表更改字段名称和数据类型，或者省略导入操作中的字段。 否则，请单击“下一步”。

6. 将 “允许访问添加主键 ”选项保留为选中状态，然后单击“ 下一步”。

7. 默认情况下，Access 向新表应用工作表的名称。 接受该名称或输入其他名称，然后单击“ 完成”。

8. 重复步骤 1 到 7，直到从工作簿中的每个工作表创建表格。

重命名主键字段

1. 在导航窗格中，右键单击在前面的步骤中创建的每个表，然后单击“ 设计视图”。

2. 对于每个表，找到主键字段。 默认情况下，Access 为每个字段 ID 命名。

3. 在每个主键字段的“ 字段名称” 列中，添加表的名称。

   例如，将“类别”表的 ID 字段重命名为“类别 ID”，将“订单”表的字段重命名为“订单 ID”。 对于“订单详细信息”表，请将字段重命名为“详细信息 ID”。 对于“产品”表，请将字段重命名为“产品 ID”。

4. 保存所做的更改。

每当示例表出现在本文中时，它们都会包含主键字段，并且将重命名字段，如前面的步骤所述。

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创建基本选择查询

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 双击要在查询中使用的一个或多个表。

   所选表在查询设计器的上半部分显示为窗口。

3. 双击要在查询中使用的表字段。

   可以包含包含描述性数据的字段（如名称和说明），但必须包含包含数字或货币数据的字段。

   每个字段都显示在设计网格的单元格中。

4. 单击“ 运行 ”以运行查询。

   查询结果集将显示在“数据表”视图中。

5. （可选）切换到“设计”视图并调整查询。 为此，请右键单击查询的文档选项卡，然后单击“ 设计视图”。 然后，可以根据需要添加或删除表字段来调整查询。 若要删除字段，请选择设计网格中的列，然后按 DELETE。

6. 保存查询。

添加总计行

1. 确保查询在数据表视图中打开。 为此，请右键单击查询的文档选项卡，然后单击“ 数据表视图”。

   -或者-

   在导航窗格中，双击查询。 这会运行查询并将结果加载到数据表中。

2. 在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。

   数据表中将显示一个新的 “总计 ”行。

3. 在 “总计 ”行中，单击要求和的字段中的单元格，然后从列表中选择“ 总 和”。

隐藏总计行

• 在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。

有关使用 Total 行的详细信息，请参阅在 数据表中显示列总计一文。

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计算简单的总计

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 双击要在查询中使用的表。

   如果使用示例数据，请双击“订单”表。

   该表显示在查询设计器上部的窗口中。

3. 双击要求和的字段。 确保字段设置为“数字”或“货币”数据类型。 如果尝试对非数值字段（如 Text 字段）中的值求和，Access 会在您尝试运行查询时显示 条件表达式中的数据类型不匹配 错误消息。

   如果使用示例数据，请双击“运费”列。

   如果要计算这些字段的总计，可以将其他数值字段添加到网格。 总计查询可以计算多个列的总计。

4. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 总计”。

   “总计”行显示在设计网格中，“分组依据”显示在“运费”列的单元格中。

5. 将 “总计 ”行单元格中的值更改为 “总和”。

6. 单击“ 运行 运行查询并在数据表视图中显示结果。

   提示: 请注意，Access 会将“SumOf”追加到求和的字段名称的开头。 若要将列标题更改为更有意义的内容（如 “总发货”），请切换回“设计”视图，然后单击设计网格中“运费”列的 “字段 ”行。 将光标放在 “运费” 旁边，键入单词 “总运费”，后跟冒号，如下所示： 总发货：运费。

7. （可选）保存并关闭查询。

计算排除某些记录的总计

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 双击“订单”表和“订单详细信息”表。

3. 将 Orders 表中的“订单日期”字段添加到查询设计网格中的第一列。

4. 在第一列的 “条件” 行中，键入 日期 () -1。 该表达式从计算的总计中排除当天的记录。

5. 接下来，创建计算每个交易的销售额的列。 在网格中第二列的 “字段” 行中键入以下表达式：

   总销售额： (1-[订单详细信息]。[折扣]/100) * ([订单详细信息]。[单价]*[订单详细信息]。[Quantity])

   请确保表达式引用设置为“数字”或“货币”数据类型的字段。 如果表达式引用设置为其他数据类型的字段，则当您尝试运行查询时，Access 会在条件表达式中显示“数据类型不匹配 ”消息。

6. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 总计”。

   “总计”行显示在设计网格中，“分组依据”显示在第一列和第二列中。

7. 第二列中，将 “总计 ”行单元格中的值更改为 “总和”。 Sum 函数添加单个销售数字。

8. 单击“ 运行 运行查询并在数据表视图中显示结果。

9. 将查询另存为 “每日销售额”。

   注意: 下次在“设计”视图中打开查询时，你可能会注意到“总销售额值”列的 “字段” 和“ 总 行数”中指定的值略有变化。 表达式显示在 Sum 函数内， Total 行显示 Expression 而不是 Sum。

   例如，如果使用示例数据并创建查询 (，如前面的步骤) 所示，则会看到：

   总销售额：总和 ( (1-[订单详细信息]。Discount/100) * ([订单详细信息]。Unitprice*[订单详细信息]。数量) )

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创建总计查询

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 选择要使用的表，然后单击“ 添加”。

   每个表都显示为查询设计器上半部分的一个窗口。

   如果使用前面列出的示例表，请添加“产品”和“订单详细信息”表。

3. 双击要在查询中使用的表字段。

   通常，只需将组字段和值字段添加到查询。 但是，可以使用计算而不是值字段 — 后续步骤将介绍如何执行此操作。

   1. 将“产品”表中的“类别”字段添加到设计网格。

   2. 通过在网格的第二列中键入以下表达式，创建计算每个交易的销售额的列：

      总销售额： (1-[订单详细信息]。[折扣]/100) * ([订单详细信息]。[单价]*[订单详细信息]。[Quantity])

      确保表达式中引用的字段为 Number 或 Currency 数据类型。 如果引用其他数据类型的字段，当您尝试切换到“数据表”视图时，Access 会显示错误消息“条件表达式中的数据类型不匹配 ”。

   3. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 总计”。

      “总计”行显示在设计网格中，在该行中，“分组依据”显示在第一列和第二列中。

   4. 第二列中，将 “总计 ”行中的值更改为 “总和”。 Sum 函数添加单个销售数字。

   5. 单击“ 运行 运行查询并在数据表视图中显示结果。

   6. 使查询保持打开状态，以便在下一部分使用。

      对总计查询使用条件

      在上一部分创建的查询包括基础表中的所有记录。 计算总计时，它不排除任何顺序，并且显示所有类别的总计。

      如果需要排除某些记录，可以向查询添加条件。 例如，可以忽略小于 100 美元的交易，或仅计算某些产品类别的总和。 本部分中的步骤说明如何使用三种类型的条件：

   7. 计算总计时忽略某些组的条件。    例如，只需计算“视频游戏”、“艺术和框架”以及“运动”类别的总和。

   8. 计算某些总计后隐藏其条件。    例如，只能显示大于 150,000 美元的总计。

   9. 将单个记录排除在总计中的条件。    例如，当单价 * 数量) (值低于 100 美元时，可以排除单个销售交易。

      以下步骤说明如何逐个添加条件并查看对查询结果的影响。

      向查询添加条件

   10. 在“设计”视图中打开上一节中的查询。 为此，请右键单击查询的文档选项卡，然后单击“ 设计视图”。

       -或者-

       在导航窗格中，右键单击查询，然后单击“ 设计视图”。

   11. 在“类别 ID”列的 “条件” 行中，键入 “=娃娃或体育或艺术和框架”。

   12. 单击“ 运行 运行查询并在数据表视图中显示结果。

   13. 切换回设计视图，并在“总销售额值”列的 “条件” 行中键入 >100。

   14. 运行查询以查看结果，然后切换回设计视图。

   15. 现在添加条件以排除低于 100 美元的单个销售交易。 为此，需要添加另一列。

       注意: 不能在“总销售额值”列中指定第三个条件。 在此列中指定的任何条件都应用于总值，而不是单个值。

   16. 将表达式从第二列复制到第三列。

   17. 在新列的 “总计 ”行中，选择“ 位置 ”，并在 “条件” 行中 键入 >20。

   18. 运行查询以查看结果，然后保存查询。

       注意: 下次在“设计”视图中打开查询时，你可能会注意到设计网格中的细微变化。 第二列中， Field 行中的表达式将括在 Sum 函数内， Total 行中的值显示 Expression 而不是 Sum。

       总销售额：总和 ( (1-[订单详细信息]。Discount/100) * ([订单详细信息]。Unitprice*[Orde r Details]。数量) )

       你还将看到第四列。 此列是第二列的副本，但在第二列中指定的条件实际上显示为新列的一部分。

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创建交叉表查询

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 双击要在查询中使用的表。

   每个表都显示为查询设计器上半部分的一个窗口。

   如果使用示例表，请双击“订单”表和“订单详细信息”表。

3. 双击要在查询中使用的字段。

   每个字段名称都显示在设计网格的 “字段 ”行的空白单元格中。

   如果使用示例表，请从“订单”表中添加“发货城市”和“发货日期”字段。

4. 在 “字段” 行的下一个空白单元格中，复制并粘贴或键入以下表达式： 总销售额：总和 (CCur ([订单详细信息].[单价]*[数量]* (1-[折扣]) /100) *100)

5. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 查询类型 ”组中，单击“ 交叉表”。

   “总行”和“交叉表”行显示在设计网格中。

6. 单击“城市”字段中“ 总计 ”行中的单元格，然后选择“ 分组依据”。 对“发货日期”字段执行相同的操作。 将 “总 销售额”字段的“总销售额”单元格中的值更改为 “表达式”。

7. 在 “交叉表” 行中，将“城市”字段中的单元格设置为“ 行标题”，将“发货日期”字段设置为 “列标题”，并将“总销售额”字段设置为 “值”。

8. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 结果 ”组中，单击“ 运行”。

   查询结果显示在“数据表”视图中。

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