组织使用 Outlook 日历时的最佳做法

使用管理员/代理人方案工作

如果组织允许，请将 Outlook 配置为使用“缓存 Exchange 模式”连接到 Exchange 邮箱。这可提供最佳性能。

较新版本的 Microsoft Outlook、Microsoft Entourage、Outlook for iOS、Outlook for Android 和 Microsoft Outlook for Mac 包括对委托功能的许多改进。有关这些版本的详细信息，请参阅：

混合版本的 Microsoft Outlook 和 Entourage 中的 Outlook 委托功能

对于 (REST) 的新模型共享方案，建议使用简化的权限级别 (可以编辑、可查看标题和位置等 ) 而不是自定义委托的权限。新模型共享不支持自定义权限级别，可能会导致意外结果。

限制代理人数量

Outlook 不会限制您可以添加的代理人数量。然而，我们建议您仅向一 (1) 名代理人授予“编辑”权限。这能允许您跟踪会议的处理时间和方式。应该考虑这样一个事实：代理人可以使用多种设备访问您的数据，多名具有“编辑”权限的代理人将导致您很难确定会议丢失或过期的原因。

即便仅向一名代理人授予“编辑”权限，仍然要避免添加大量具有“审阅者”或“参与者”权限的代理人。这是因为添加大量代理人可能要占用大量额外资源。例如，可能会达到规则数据的大小限制。添加代理人时会发生多项更改：

Outlook 向相关文件夹应用权限。
PublicDelegates Active Directory 属性更新，为代理人添加“代表发送”权限。
Outlook 将代理人添加到管理员邮箱的转发规则中。这会将会议请求转发给代理人。
Outlook 还会在管理员邮箱内保存代理人的其他信息。

所有这些组件区域都有着不同的限制。接近限制可能会对性能和稳定性产生影响。

注意：

在产品开发和测试过程中，Microsoft 最多使用四 (4) 名代理人。此外，代理人仅使用 Outlook。测试过程中未包含设备。
如果必须临时或不定期地更换具有“编辑”权限的代理人，请将权限从“编辑”更改为“审阅者”或“无”。然后向新代理人或后备代理人授予“编辑”权限。

处理定期会议

设置结束日期并限制重复次数

Outlook 使您能轻松安排定期重复多次的会议。建议始终设置结束日期，并将定期序列限制为特定次数。很可能，定期会议在某个时候需要修改。例如，与会者将被添加到单个事件或从单个事件中删除，或者会议位置或时间将因休假日期或不可预见的情况而更改。 Outlook 会将所有此类独特更改保存为会议的例外情况。具有大量例外情况的会议将导致难以管理的会议序列。此外，也可能会造成意外行为。而在当前会议序列终止后，总是可以新建一个会议序列。考虑重复次数时，应主要关注频率。在一年的时间里，每周两次的会议将比同一时间段内的每月会议多出大约 90 次。

在原始结束日期之前结束定期会议

尽管您可以取消定期会议，但更好的选择是更改序列的结束日期。这使您和与会者能够保留过去发生的会议记录。如果直接取消定期会议，历史记录将丢失。最佳选择是设置一个新的结束日期，然后向所有与会者发送更新。这将提前结束会议序列，同时保留此前会议的记录。

注意:

如果提前结束会议系列，则与定期会议关联的异常将丢失。若要了解有关异常的详细信息，请参阅上面的“设置结束日期并限制出现次数”。
当你需要更改现有会议系列的“主题”时，此最佳做法也适用。提前结束会议系列，并使用不同的主题创建新的定期会议。

有关取消序列中所有将来的会议的详细信息，请参阅：取消序列中所有将来的会议

更改组织者

Outlook 并未提供更改会议组织者的方法。若要更改定期会议的会议组织者，请结束定期会议。为此，请设置一个较早的结束日期，并向所有与会者发送更新。完成此步骤后，新组织者就应该创建新的定期会议。

有关设置较早结束日期的详细信息，请参阅取消会议。

避免利用定期会议共享附件

附件会加大定期会议例外情况的复杂性。每次例外情况都包含自己的一份附件副本。在为定期会议添加例外情况时，将创建新的附件副本。如果您对一组附件做出了更改，这些更改不会传播到其他例外情况。如果要求所有与会者具有任何给定会议的最新更改副本，建议尽可能将附件保存到 SharePoint 或 OneDrive 并使用链接进行共享。

注意: 完全支持向独立非定期会议添加和删除附件的操作。

处理所有会议请求和取消通知

尽管您可以在收件箱中直接删除会议请求，但应该通过接受或拒绝的方式正确地处理会议请求。始终使用“从日历中删除”命令来处理收件箱中的会议取消。应避免直接通过日历模块处理会议。

避免复制会议

根据设计， Outlook 删除复制的会议与原始会议之间的任何链接。这有助于防止不一致。较新版本的 Outlook 将文本字符串“Copy：”添加到主题。这让用户能轻松识别会议副本。

从 Outlook 版本 2311 开始，不再支持复制会议。这是一项有意的更改，以防止复制会议。与复制的会议相关的操作会产生意外结果，因此我们建议避免复制会议。这是一个长期记录的最佳做法。为了限制意外结果， Outlook 团队实施了阻止复制会议。

有关阻止复制会议的最新更新的详细信息，请参阅：

Outlook 阻止复制带有“不支持复制会议”的会议。

转发会议请求

使用 Outlook 将会议转发给最初未受邀参加会议的人员时， Outlook 向会议组织者发送会议转发通知。组织者接收到会议通知时，即可将新与会者添加到组织者的会议中。如果现有与会者需要知道其他与会者已参加会议，则组织者必须打开会议并将会议更新发送给所有与会者。

注意: 如果想要让某人了解会议，但不想邀请他们，只需将会议请求从日历拖到 Outlook 左下角的 “邮件” 图标。此操作将打开一封含有会议相关信息的电子邮件，你可以将它发送出去。请注意，此电子邮件不会将收件人 () 添加到会议，并且仅包含日期、时间、主题和议程等会议信息。

对于 Microsoft Exchange 用户

Microsoft Exchange Server 2007 的日历助理功能也引入了会议转发通知。如果使用 Outlook 连接到 Exchange Server 组织中的邮箱，则会议转发通知行为可能受 Exchange 设置的约束（如果由 Exchange 管理员配置）。例如，Exchange 管理员可以禁止将会议转发通知发送到远程域。

除非满足以下全部条件，否则我们一般建议并非与会议组织者处于同一 Exchange 组织的与会者不要转发会议：

与会者使用的是 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。
与会者的 Exchange 管理员允许将会议转发通知发送到远程域。
组织者正在使用 Microsoft Outlook 客户端。

对于使用非 Exchange 邮件系统的与会者，我们通常建议不要转发会议，除非满足以下所有条件：

与会者使用的是 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。
组织者正在使用 Microsoft Outlook 客户端。

如果出于任何原因，组织者无法接收到会议转发通知，与会者将不会添加到组织者的会议中。如果组织者随后更改会议并发送更新，更新仅会发送给原始应邀者。先前收到会议转发副本的与会者将不会收到更新。

如果上述限制阻止你成功且一致地转发会议邀请，则最好只是要求会议组织者添加所需的与会者。如果您并不确定您自己的环境和所需与会者的环境是否满足上述条件，请务必请会议组织者添加所需与会者。

注意: Outlook 代理人不会收到会议转发通知。

针对 Microsoft Exchange 用户的其他建议

维护连接到您的日历的设备

请确保连接您的日历的任何设备都安装了最新更新。某些设备使用 Exchange ActiveSync 使日历和其他文件夹同步。这些设备包括 Outlook for iOS、Outlook for Android、Apple iOS 和 Android 设备。 Research In Motion (RIM) BlackBerry 设备和其他设备也能同步日历。

有关某些已知问题的详细信息，请参阅：Microsoft Exchange ActiveSync 和第三方设备的当前问题。

注意: 在某些情况下，可能有多个 Outlook 客户端和设备同时修改项目，这会造成冲突。为了最大程度地降低可能性，请勿在相对较短的时间内在两个或多个客户端或设备上处理同一项。

维护与 Outlook 集成的加载项

大多数（如果不是全部） Outlook 加载项访问 Outlook 数据。加载项可能会更改您同时编辑的 Outlook 项，无论是在 Outlook 还是在其他设备上。这可能会造成冲突。为了最大程度地降低可能性，请确保为与 Outlook 集成的任何加载项或程序安装最新更新。卸载或禁用不使用或不需要与 Outlook 集成的其中任何程序和加载项。