Applies ToMicrosoft 365 专属 Excel Excel 2024 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016

可以更改外部数据区域的属性,以控制已通过与外部数据源(如数据库、Web 查询或文本文件)的连接导入工作表中的数据。

外部数据区域是定义的名称或表名称,用于定义引入工作表的数据的位置。 连接到外部数据时,Excel 会自动创建外部数据区域。 唯一的例外是连接到数据源的数据透视表-数据透视表不使用外部数据范围。 在 Excel 中,可以设置外部数据区域的格式和布局,也可以在计算中使用它,就像使用任何其他数据一样。

外部数据范围属性

外部数据区域具有其他属性, (不要与查询或连接属性混淆,) 可用于控制数据,例如保留单元格格式和列宽。 可以通过单击“数据”选项卡上的“连接”组中的“属性”来更改这些外部数据范围属性。 然后通过执行以下操作进行更改:

  • 对于从 Microsoft 查询和数据连接向导创建的外部数据范围,请使用“ 外部数据属性 ”对话框。

  • 对于从导入的文本文件或检索 HTML 数据的 Web 查询创建的外部数据区域,请使用“ 外部数据范围属性 ”对话框。

  • 对于从检索 XML 数据的 Web 查询创建的外部数据范围,请使用“ XML 映射属性 ”对话框。

  1. 选择要在其中搜索 外部数据区域 的工作表。

  2. 在 编辑栏 上,单击“ 名称框”旁边的箭头,然后单击所需的外部数据区域的名称。

  1. 选择“公式”>“名称管理器”。

  2. 在“ 名称管理器 ”对话框中,单击外部数据区域的名称,然后单击“ 编辑”。 也可以双击该名称。

  3. “编辑名称 ”对话框中,在“名称”框中键入引用的新 名称

注意: 关闭 ”按钮仅关闭“ 名称管理器 ”对话框。 无需单击“ 关闭 ”即可提交已所做的更改。

可以更改从 Microsoft Query、导入的文本文件、Web 查询或数据连接向导创建的外部数据范围的基础查询。

  1. 单击要更改其基础查询的外部数据区域中的单元格。

  2. 选择“ 数据 > 属性”。

  3. 在“ 外部数据属性 ”对话框中,单击“ 连接属性” 属性

  4. 在“ 连接属性 ”对话框中,单击“ 定义 ”选项卡,然后单击“ 编辑查询”。

有关在 Microsoft Query 中构造和编辑查询的详细信息,请参阅 Microsoft 查询帮助。

  1. 单击要更改其基础查询的外部数据区域中的单元格。

  2. 选择“数据 > 连接 & 查询 > 连接 ”选项卡,右键单击所需的连接,然后选择 “属性”。

  3. 在“ 连接属性 ”对话框中,单击“ 定义 ”选项卡,然后单击“ 编辑查询”。

  4. 在“ 导入文本文件 ”对话框中,单击“ 导入”。

  5. 在“文本导入向导”中对导入的文本文件进行更改,然后单击“ 完成”。

    有关导入文本文件的详细信息,请参阅 导入或导出文本文件

  1. 单击要更改其基础查询的外部数据区域中的单元格。

  2. 选择“数据 > 属性”。

  3. 选择“数据 > 连接 & 查询 > 连接 ”选项卡,右键单击所需的连接,然后选择 “属性”。

  4. 在“ 连接属性 ”对话框中,单击“ 定义 ”选项卡,然后单击“ 编辑查询”。

  5. 在“编辑 Web 查询”对话框中对 Web 查询 进行更改,然后单击“ 完成”。

有关创建和编辑 Web 查询的详细信息,请参阅 连接到网页

  1. 单击要更改其基础查询的外部数据区域中的单元格。   

  2. 选择“数据 > 属性”。

  3. 在“ 外部数据属性 ”对话框中,单击“ 连接属性” 属性

  4. 在“ 连接属性 ”对话框中,单击“ 定义 ”选项卡。

  5. 执行下列操作之一:

    • “命令类型 ”框中,单击“ ”,然后在“ 命令”文本框中 ,将值更改为相应的表、视图或查询的名称。

    • “命令类型 ”框中,单击“ SQL ”或“ 默认 ”,然后在“ 命令”文本框中 编辑 SQL 语句。

      注意: 根据连接的定义方式, “命令类型 ”框可能不可用, (显示为灰色) 。

  1. 在编辑栏上,单击 “名称框”旁边的箭头,然后选择要复制的外部数据区域的名称。

    对于 Excel 表格,选择区域的名称,然后按 Ctrl+A 选择表格标题。

    如果要包含不属于外部数据范围的列标签或公式,请选择包含要复制的列标签或公式的单元格。 单击编辑栏上 “名称框” 旁边的箭头,然后单击要复制的外部数据区域的名称。

  2. 选择“开始 > 复制”。

  3. 切换到要在其中粘贴外部数据区域的工作簿。

  4. 单击 粘贴区域 的左上角单元格。

    若要确保 外部数据 不会替换现有数据,请确保工作表在单击的单元格的下方或右侧没有数据。

  5. “开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴”

注意: 如果仅复制外部数据范围的一部分,则不会复制基础 查询 ,并且无法刷新复制的数据。

可以控制如何处理刷新数据时返回到 Excel 的较小或更大的数据集。

  1. 选择“数据 > 属性”。

  2. 在“ 外部数据范围属性 ”对话框中, 在“如果刷新时数据区域中的行数发生更改”下,单击以下选项之一:

    • 插入新数据的单元格,删除未使用的单元格

      注意: 

      • 在数据源中添加一行或多行时,直接位于外部数据区域下的单元格向下移动,但外部数据区域右侧的单元格不会移动。

      • 在数据源中删除一行或多行时,直接位于外部数据区域下的单元格上移,但外部数据区域右侧的单元格不会移动。

    • 插入新数据的整行,清除未使用的单元格

      注意: 

      • 在数据源中添加一行或多行时,直接在外部数据区域右侧的单元格会向下移动。

      • 在数据源中删除一行或多行时,外部数据区域右侧的正下方和右侧的单元格不会移动。

    • 使用新数据覆盖现有单元格,清除未使用的单元格

      注意: 

      • 在数据源中添加一行或多行时,将覆盖外部数据区域正下方的单元格,但外部数据区域右侧的单元格不会移动。

      • 在数据源中删除一行或多行时,外部数据区域右侧的正下方和右侧的单元格不会移动。

  1. 选择“数据 > 属性”。

  2. “数据格式和布局”下,执行以下一项或多项操作:

    • 若要包含字段名称作为第一行,请选中“ 包括字段名称 ”复选框。

    • 若要添加行号列,请选中“ 包括行号 ”复选框。

      注意: 此复选框不适用于导入的文本文件、XML 文件或 Web 查询。

    • 若要保留应用的单元格格式,请选中“ 保留单元格格式 ”复选框。

      注意: 对于 Web 查询,在“选项”对话框中选择“完整 HTML 格式”时,会自动清除此选项。 可以从“编辑查询”对话框访问“选项”对话框。

    • 若要保留设置的列宽,请选中“ 调整列宽 ”复选框。

    • 若要保留应用的列排序、筛选和布局,请选中“ 保留列排序/筛选/布局 ”复选框。

      注意: 此复选框不适用于 Web 查询。

    • 若要保留应用的列筛选,请选中“ 保留列筛选器 ”复选框。

      注意: 此复选框仅适用于基于 XML 数据的 Web 查询。

冻结外部数据范围会保留数据,但不保留其基础查询,因此无法刷新冻结的外部数据范围。

  1. 单击包含要从中删除数据连接的 Excel 表的工作表。

  2. 在编辑栏上,单击“ 名称框”旁边的箭头,然后单击要从中删除数据连接的外部数据区域的名称。 然后,选择数据范围。

  3. 在“ 工具 ”选项卡上的“ 外部表数据 ”组中,单击“ 取消链接”。 数据范围保持不变,并且仍具有相同的名称,但连接将被删除。

  1. 单击包含要删除的外部数据范围的工作表。

  2. 在编辑栏上,单击“ 名称框”旁边的箭头,然后单击要删除的外部数据区域的名称。

    如果外部数据区域是 Excel 表格,请按 Ctrl+A 选择整个表。

  3. 若要删除外部数据区域,请按 DELETE。

  4. 若要删除基础查询,请在 Excel 提示时单击“ ”。

另请参阅

Microsoft Power Query for Excel 帮助

需要更多帮助?

需要更多选项?

了解订阅权益、浏览培训课程、了解如何保护设备等。

社区可帮助你提出和回答问题、提供反馈,并听取经验丰富专家的意见。