发送和接收的电子邮件越多，Outlook 邮箱的增长就越大。 大型邮箱可能需要更长的时间才能打开和搜索，许多电子邮件提供商（包括 Microsoft 365 ）会限制邮箱的最大大小。 如果收到邮箱超过其大小限制的邮件，删除邮件和文件夹可能会有所帮助，但如果将信息存储在 Outlook 数据文件 (.pst) 或脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中，该数据文件的大小可能不会自动缩小。
注意：如果使用 POP 帐户，所有电子邮件帐户信息（包括文件夹、电子邮件、联系人、日历和任务信息）将存储在 Outlook 数据文件 (.pst) 中。 如果使用 Microsoft 365 、Exchange、IMAP 或 Outlook.com 帐户，邮箱的副本将存储在脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中。
若要减小 Outlook 数据文件 (.pst) 或脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的大小，可以手动压缩数据文件。 选择下面的 Outlook 版本，查看有关如何减小 .pst 或 .ost 文件大小的说明。
可通过多种方法减小邮箱大小。
可以使用 邮箱清理 工具查看邮箱和单个文件夹的大小。 此工具还可以帮助你搜索可能需要删除或移动到 Outlook 数据文件 (.pst) 的较旧或非常大的邮件。
通常，大型邮箱的原因是大型“已删除邮件”文件夹。 该工具提供了一个按钮，用于查看“已删除邮件”文件夹的大小并清空“已删除邮件”文件夹。
有时，Outlook 会将冲突项目存储在名为“冲突”的文件夹中。 如果电子邮件服务器上存储的项目副本与本地计算机上存储的项目的副本不同步，则会发生冲突。 邮箱清理工具可以删除这些冲突。
运行邮箱清理工具
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单击“文件”选项卡。
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单击“ 工具 ”> “邮箱清理”。
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选择“ 查看邮箱大小”、“ 查找早于的项目”、“ 查找大于的项目”、“ 查看已删除邮件大小”、“ 清空已删除邮件 ”文件夹、 “查看冲突大小”或“ 清空冲突” 以执行所需的任务。
使用对话清理删除冗余邮件
在较长的电子邮件会话中，通常有许多邮件包含与以前的邮件相同的所有信息。 对话清理可以自动删除这些冗余的消息。 有关详细信息，请参阅 使用对话清理删除冗余邮件。
搜索大型邮件
可以从 Outlook 的“搜索”框中搜索大于特定大小的所有邮件。 单击“搜索”框，然后键入：messagesize：>5 mb。 这会发现所有大于 5 MB 的消息。 您可以删除这些邮件中的部分或全部，或将其移动到另一个 Outlook 数据文件 (.pst) 。 有关移动项目的详细信息，请参阅 在文件夹之间移动或复制邮件。
如果您从 Outlook 数据文件 (.pst) 或脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中删除项目，Outlook 会在空闲时间自动压缩后台文件，前提是您不使用计算机，但 Outlook 仍在运行。
注意： 仅当文件中存在超过 20% 的“空白” (未使用的空间) 时，Outlook 才会压缩文件。
还可以使用以下步骤来立即手动启动压缩过程，这可能需要几分钟才能完成。
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删除不想保留的任何项目，并清空 “已删除邮件” 文件夹。
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单击“ 文件 > 帐户设置”>“帐户设置”。
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在“ 数据文件 ”选项卡上，单击要压缩的数据文件，然后单击“ 设置”。注意：如果使用 Exchange 或 Outlook.com 电子邮件帐户，则需要另外单击“高级”选项卡 > Outlook 数据文件设置。
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在“Outlook 数据文件”对话框中，单击“ 立即压缩 ”，然后单击“ 确定”。
: 压缩 Outlook 数据文件后，无需退出 Outlook。
