为 Word 邮件合并准备 Excel 数据源

你已构建联系人列表以及要用于 Word 邮件合并的其他数据。如果你的数据源是现有 Excel 电子表格，则只需为邮件合并准备数据。但如果你的数据源是制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件，则需要先将数据导入到 Excel，然后将其准备用于邮件合并。

如果正在使用 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源，请跳过此步骤。如果数据源为 .txt 或 .csv 文件，请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。

成功导入 .txt 或 .csv 文件后，转到步骤 2。

打开 Excel。
Excel 2016 转到“数据”>“获取外部数据”>“来自文本”。
选择所需的 .txt 或 .csv 文件，然后选择“导入”。
在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中，选择“分隔符”。
如果文件包含标题，请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”窗格，然后选择“下一步”。
在“分隔符”窗格中，选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框（如制表符或逗号），然后选择“下一步”。
在“数据预览”下，选择包含邮政编码的列，然后在“列数据格式”中选择“文本”。

注意: 每次将数据格式（常规、文本或日期）应用到某一列时，格式的名称都会在该列的表格标题中显示。
选择要更改的列和要应用的数据格式，根据需要重复步骤 7。
选择“完成”。
在“导入数据”对话框中，接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置，然后选择“确定”。

警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。从已命名的单元格地址开始导入数据。
使用新文件名称保存电子表格。

在要用于 Word 邮件合并中的邮寄列表的 Excel 数据源中，确保数值数据列的格式列正确无误。例如，用数字设置列格式以匹配特定类别（如货币）。

如果选择百分比作为类别，请注意百分比格式将使单元格值乘以 100。如果想要避免乘法因素。请将百分比列的格式设置为文本。

要在邮件合并过程中保留数据，邮政编码的格式需要设置为文本。如果导入时未完成，则请立即设置其格式。如果格式未设置为文本，则编码中的前导零（如 00399）在邮件合并期间遭到删除。

请确保在合并字段的前面或后面添加了适当的符号。例如，下面是货币和百分比值在省略符号后的显示方式。

邮件合并文档显示“你贡献了 50.00”和“给了你 20 的折扣”。

如果包含符号，则数字的意义更明确。

邮件合并结果文档显示“你贡献了 $50.00”和“给了你 20% 的折扣”。

在邮件合并文档中的合并字段前面或后面添加符号，如下所示：

示例邮件合并文档，其中名为“捐赠”的字段前面有美元符号，名为“百分比”的字段后接百分号。

如果已在Excel电子表格中生成联系人列表, 请务必将所有邮政编码的格式设置为文本, 以避免丢失数据。如果要将联系人从文本 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件导入到新的电子表格中，“文本导入向导”可帮助导入数据并设置数据格式。

如果已将 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源，请转到本主题中的步骤 2。例如，如果数据源为包含 Gmail 联系人的 .txt 或 .csv 文件，请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。

打开 Excel，然后在“数据”选项卡上，选择“从文本”。
选择所需的 .csv 或 .txt 文件，然后选择“获取数据”。
在文本导入向导中，选择“下一步”。
在“分隔符”中，选中与分隔数据中的每个元素的分隔符（例如选项卡或逗号）相匹配的复选框。然后选择“下一步”。

提示: “预览所选数据”窗格将显示表格格式下的结果的样式。
打开“预览所选数据”，选择包含邮政编码的列。然后，在“列数据格式”，选择“文本”。
根据需要重复步骤 5，选择要更改的列和要应用的数据格式。

注意: 每次向列应用数据格式时，该列的表格标题中都会显示格式的名称。
单击“完成”。
在“导入数据”对话框中，选择想要 Excel 存放数据的位置，然后单击“确定”。

注意: 使用新文件名称保存电子表格。

为了确保进行邮政编码邮件合并时不会丢失任何零位，请将包含代码的列设置为文本格式。

现在，可使用该数据进行邮件合并。

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