Tôi nên dùng định dạng tệp Access nào?

Các trường đa giá trị    Trường đa giá trị là một loại trường tra cứu cho phép bạn lưu trữ nhiều giá trị cho mỗi bản ghi. Ví dụ: giả sử bạn cần giao nhiệm vụ cho một vài nhân viên. Trong tệp .accdb, bạn có thể tạo trường đa giá trị để lưu trữ nhân viên nào được giao cho tác vụ. Tên nhân viên có thể được chọn từ một bảng hoặc danh sách các giá trị.

Trường đa giá trị giúp bạn dễ dàng chọn và lưu trữ nhiều lựa chọn mà không phải tạo thiết kế cơ sở dữ liệu nâng cao hơn. Trường đa giá trị cũng rất quan trọng để tích hợp với SharePoint, vì danh sách SharePoint cũng hỗ trợ trường đa giá trị.

Kiểu dữ liệu phần đính kèm    Kiểu dữ liệu Phần đính kèm cho phép bạn dễ dàng lưu trữ tất cả các loại tài liệu và tệp nhị phân trong cơ sở dữ liệu của mình đồng thời giúp bạn giữ tệp cơ sở dữ liệu dưới giới hạn kích cỡ tệp 2GB – tệp đính kèm sẽ được nén tự động. Một bản ghi có thể có nhiều phần đính kèm nhưng chỉ có thể có một trường đính kèm cho mỗi bảng.

Tích hợp tốt hơn với SharePoint và Outlook    Định dạng tệp .accdb hỗ trợ các yêu cầu bảo mật của SharePoint và Outlook không được các tệp .mdb hỗ trợ. Điều này giúp bạn có thể tích hợp Access toàn hơn với SharePoint và Outlook.

Mã hóa được cải thiện    Bạn có thể chọn đặt mật khẩu cơ sở dữ liệu và mã hóa nội dung cơ sở dữ liệu của mình. Khi bạn làm như vậy bằng cách sử dụng định dạng tệp .accdb, theo mặc định, Access sẽ sử dụng API Mã hóa Windows để mã hóa dữ liệu. Công cụ mã hóa của bên thứ ba cũng có thể được sử dụng.

Theo dõi lịch sử trường Văn bản Dài (Bản ghi nhớ)    Trường Văn bản Dài (Bản ghi nhớ) rất hữu ích để lưu trữ lượng lớn thông tin. Khi bạn sử dụng định dạng tệp .accdb, bạn có thể đặt một thuộc tính (Phụ lụcOnly) buộc Access phải lưu giữ lịch sử của tất cả thay đổi đối với trường Văn bản Dài (Bản ghi nhớ). Sau đó bạn có thể xem lịch sử của những thay đổi đó. Tính năng này cũng hỗ trợ tính năng lập phiên bản trong SharePoint để bạn có thể sử dụng Access để theo dõi thay đổi trong nhiều dòng của trường văn bản được lưu trữ trong danh sách SharePoint (miễn là trường có tùy chọn Gắn thêm Thay đổi thành Văn bản Hiện có được đặt thành Có).

Kiểu dữ liệu được tính toán    Bắt đầu từ Access 2010, định dạng tệp .accdb hỗ trợ sử dụng kiểu dữ liệu Được tính toán. Bạn có thể sử dụng kiểu dữ liệu Được tính toán để lưu trữ kết quả của biểu thức mà bạn xác định.

Môi trường phiên bản hỗn hợp    Không thể mở định dạng tệp .accdb –hoặc thậm chí được liên kết đến–bằng cách sử dụng các phiên bản Access trước khi cài Access 2007. Nếu có những người trong tổ chức của bạn có phiên bản Access cũ hơn, bạn nên xem xét liệu có nên sử dụng tệp .mdb hay không.

Sao nhân bản cơ sở dữ liệu    Bạn không thể sử dụng sao nhân bản trong tệp .accdb. Nếu giải Access của bạn sử dụng tính năng sao nhân bản, bạn sẽ cần tạo lại giải pháp mà không sao nhân bản nếu bạn muốn sử dụng định dạng tệp .accdb.

Bảo mật mức người dùng    Định dạng tệp .accdb không hỗ trợ bảo mật mức người dùng, một tính năng cung cấp một cách để giúp mọi người chỉ nhìn thấy những gì họ cần xem. Bảo mật mức người dùng không còn hiệu quả cho bảo mật dữ liệu, vì phương pháp bảo mật của nó giờ đây đã lỗi thời và dễ dàng bị xâm phạm. Tuy nhiên, bảo mật mức người dùng có thể cải thiện khả năng sử dụng bằng cách giữ mọi thứ đơn giản cho mọi người – ví dụ: nếu ai đó không có lý do kinh doanh để sử dụng một biểu mẫu cụ thể, bạn có thể ẩn biểu mẫu khỏi họ. Nếu bạn có một giải pháp Access dựa trên bảo mật mức người dùng để cải thiện khả năng sử dụng, bạn có thể muốn tiếp tục sử dụng định dạng tệp .mdb để có thể tiếp tục sử dụng giải pháp nguyên bản.