Các số và chuỗi được lưu trữ trong trường Văn bản Ngắn (văn bản) hoặc Văn bản Dài (bản ghi nhớ) trong Access được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Nói cách khác, các số sẽ được sắp xếp dựa trên các chữ số riêng lẻ tạo nên giá trị, thay vì theo giá trị số. Ví dụ: giá trị 11 xuất hiện trước 2 và giá trị 12 xuất hiện trước 3, như minh họa trong bảng sau đây.
|
Tên Học viên |
Học viên Không |
|
John |
1 |
|
Maria |
10 |
|
William |
11 |
|
Mary |
12 |
|
Jane |
2 |
|
Lynn |
3 |
|
Jason |
4 |
|
Mary |
5 |
Để đảm bảo rằng các số được sắp xếp dựa trên giá trị số thay vì theo bảng chữ cái, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
-
Nếu trường chỉ chứa giá trị số, hãy cân nhắc việc thay đổi kiểu dữ liệu của trường thành Sốhoặc Tiền tệ.
-
Sử dụng quy trình sau đây nếu:
-
Trường chỉ chứa các giá trị số nhưng bạn không muốn thay đổi kiểu dữ liệu của trường.
-
Trường chứa cả giá trị số và chuỗi nhưng bạn muốn bỏ qua các giá trị chuỗi khi sắp xếp.
-
Quy trình này sử dụng hàm Val để lấy giá trị số của một số được lưu trữ dưới dạng văn bản. Biểu thức cũng sử dụng hàm IIf để xử lý các giá trị null có thể nằm trong trường sắp xếp.
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao trên menu lối tắt.
-
Nhập biểu thức Expr1: IIf([Tên_trường] Is Null, 0, Val([Tên_trường])) trong hàng Trường ở cột đầu tiên.
Hàm IIf kiểm tra xem giá trị trường có phải là null không và nếu có, hàm sẽ coi giá trị đó là 0. Nếu giá trị không phải là null, hàm IIf gọi hàm Val để lấy giá trị tương đương số.
-
Trong ô Sắp xếp, chọn Tăng dần hoặc Giảm dần.
Sắp xếp tăng dần sẽ hiển thị bản ghi với giá trị nhỏ nhất ở trên cùng và bản ghi có giá trị lớn nhất ở dưới cùng. Sắp xếp giảm dần sẽ thực hiện ngược lại.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Bật /tắt Bộ lọc.
Nếu thủ tục trước không hoạt động cho bạn, có một cách tiếp cận khác mà bạn có thể thử mà tránh thay đổi cấu trúc của bảng. Điều này bao gồm các giá trị "đệm" chứa ít chữ số hơn với các số không đứng đầu. Ví dụ: bạn thay đổi các giá trị 11, 2, 2000 và 3 thành 0011, 0002, 2000 và 0003 trước khi áp dụng sắp xếp.
