Có thể có những lúc bạn muốn sắp xếp dữ liệu, không phải theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số mà theo thứ tự do người dùng xác định (còn được gọi là thứ tự tùy chỉnh hoặc lô-gic). Ví dụ: sắp xếp các ngày trong tuần để thứ Hai xuất hiện đầu tiên có ý nghĩa hơn là sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, trong đó Thứ Sáu xuất hiện đầu tiên. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu của bảng hoặc truy vấn hay trong dạng xem Biểu mẫu của biểu mẫu.
Bạn muốn làm gì?
Sắp xếp số lượng nhỏ, hữu hạn các giá trị trường duy nhất
Trong quy trình này, bạn sẽ viết một biểu thức sử dụng hàm IIf để xếp hạng các chức danh của nhân viên.
Trước tiên, hãy tạo một bảng có chứa ba trường — Tiêu đề, Tên và Họ. Trong trường Tiêu đề, nhập các giá trị sau đây cho bốn bản ghi mới:
-
Điều phối viên Bán hàng Bên trong
-
Người quản lý Bán hàng
-
Đại diện Bán hàng
-
Phó Chủ tịch, Bán hàng
Trong trường Tên và Họ của bốn bản ghi, hãy nhập bất kỳ tên nào bạn muốn.
-
Bây giờ, hãy mở bảng ở dạng xem Biểu dữ liệu.
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao trên menu lối tắt.
-
Thêm các trường bạn muốn, chẳng hạn như Tên, Họ và Tiêu đề vào lưới.
-
Bấm chuột phải vào hàng Trường trong cột trống đầu tiên, bấm Thu phóng, rồi nhập biểu thức sau đây:
IIf ([Chức danh] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "Sales Representative", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5))))
Tiêu đề là tên của trường có chứa các giá trị đang được xếp hạng. Các giá trị được đặt trong dấu ngoặc kép là các giá trị riêng lẻ được lưu trữ trong trường. Giá trị số theo sau là thứ hạng được gán cho nó. Biểu thức trước gán thứ hạng từ 1 đến 4 cho bốn tiêu đề khác nhau và gán thứ hạng 5 cho tất cả các tiêu đề khác. Khi bạn thực hiện sắp xếp, các tiêu đề không được đề cập trong biểu thức này được gán cùng một thứ hạng (5).
-
Trong hàng Sắp xếp cho cột chứa biểu thức, bấm vào Tăng dần.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Bật /tắt Bộ lọc.
Hàm IIf trả về giá trị số tương ứng với giá trị trong trường Tiêu đề. Ví dụ: nếu giá trị trong trường Tiêu đề là Trình quản lý Bán hàng, số được gán là 2. Nếu có giá trị trong trường Chức danh không được liệt kê dưới dạng đối số trong hàm — ví dụ, Điều phối viên Học khu — thì giá trị đó được gán cho số 5. Sau đó, truy vấn sẽ sắp xếp các số này theo thứ tự tăng dần.
Sắp xếp một số lượng lớn các giá trị trường duy nhất
Nếu bạn có một số lượng lớn các giá trị cần xếp hạng, một cách tốt hơn để sắp xếp dữ liệu là tạo bảng tra cứu.
Giả sử bảng Nhân viên tham chiếu đến hơn 50 tiêu đề khác nhau. Trước tiên, bạn cần tạo bảng tra cứu và chuẩn bị bảng hiện có để tra cứu bảng mới. Sau đó, bạn liên kết hai bảng và tạo truy vấn.
Tạo bảng tra cứu và sửa đổi bảng hiện có
-
Tạo bảng tra cứu mới sẽ lưu trữ các tiêu đề. Đặt tên cho bảng là tblTitles và đặt các trường thành các kiểu dữ liệu được biểu thị trong dấu ngoặc đơn, như minh họa trong bảng sau đây:
TitleID (Số Tự động)
Tiêu đề (Văn bản)
1
Phó Chủ tịch, Bán hàng
2
Người quản lý Bán hàng
3
Đại diện Bán hàng
4
Điều phối viên Bán hàng Bên trong
-
Đặt trường TitleID làm khóa chính.
-
Sửa đổi bảng Nhân viên để bảng tra cứu bảng tblTitles.
-
Trong cửa sổ Thiết kế, thay đổi tên của trường Tiêu đề thành TitleID.
-
Trong cột Kiểu Dữ liệu , thay đổi Kiểu Dữ liệu thànhSố.
-
-
Trên tab Chung , bên dưới Thuộc tính Trường, thay đổi Kích cỡ Trườngthành Số nguyên Dài.
-
Lưu bảng và bỏ qua cảnh báo về việc mất dữ liệu.
-
Chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu.
-
Nhập cột Tiêu đề vào giá trị TitleID tương ứng với giá trị tiêu đề.
Ví dụ: đối với các bản ghi có giá trị Tiêu đề là Trình quản lý Bán hàng, hãy nhập 2. Đối với Đại diện Bán hàng, nhập 3.
-
Lưu và đóng bảng.
Liên kết hai bảng
-
Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.
-
Trên tab Thiết kế , trong nhóm Mối quan hệ , bấm vào Thêm Bảng (hoặcHiển thị Bảng trong Access).
-
Chọn tblTitles vàNhân viên, rồi bấm Thêm để thêm chúng vào cửa sổ Mối quan hệ. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.
-
Kéo trường TitleID từ bảng tblTitles vào trường TitleID trong bảng Nhân viên.
Hộp thoại Sửa Mối quan hệ sẽ mở ra.
-
Hãy đảm bảo rằng tên trường được hiển thị trong hai cột đều là TitleID và hộp Kiểu Mối quan hệ cũng hiển thị Một-Nhiều. Bạn có thể thay đổi tên trường, nếu cần.
-
Chọn hộp kiểm Thực thi tính toàn vẹn tham chiếu.
-
Bấm vào Tạo để tạo mối quan hệ.
Hộp thoại Sửa Mối quan hệ sẽ đóng lại và lưu các thay đổi.
-
Đóng tab Mối quan hệ.
Tạo truy vấn
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.
-
Trong hộp thoại Thêm Bảng(Hiển thị Bảng trong Access), bấm vào tab Bảng, bấm đúp vào Nhân viên, rồi bấm đúp vào tblTitles.
-
Thêm các trường ID_Nhân_viên, Họ và Tên từ bảng Nhân_viên và trường Tiêu đề từ bảng tblTitles vào lưới thiết kế truy vấn.
-
Chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu.
