Hướng dẫn thiết kế báo cáo

Tạo bản phác thảo cho báo cáo của bạn

Bước này không bắt buộc — bạn có thể thấy Trình hướng dẫn Báo cáo Access hoặc công cụ Báo cáo (cả hai đều sẵn dùng trên tab Create, trong nhóm Báo cáo) cung cấp thiết kế bắt đầu đầy đủ cho báo cáo của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn quyết định thiết kế báo cáo của mình mà không sử dụng các công cụ này, bạn có thể thấy hữu ích khi tạo bản phác thảo thô về báo cáo của mình trên một mẩu giấy bằng cách vẽ một hộp nơi mỗi trường đi đến và viết tên trường vào từng hộp. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các chương trình Word hoặc Visio để tạo mô hình báo cáo. Dù bạn sử dụng phương pháp nào, hãy đảm bảo bao gồm đủ hàng để cho biết dữ liệu lặp lại như thế nào.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng một hàng để biết thông tin sản phẩm, sau đó một vài hàng lặp lại cho doanh số của sản phẩm đó và cuối cùng là một hàng tổng doanh số cho sản phẩm. Sau đó, trình tự lặp lại cho sản phẩm tiếp theo, v.v. cho đến cuối báo cáo. Hoặc có thể báo cáo của bạn là danh sách dữ liệu đơn giản trong bảng, trong trường hợp này, bản phác thảo của bạn chỉ có thể chứa một chuỗi hàng và cột.

Sau khi bạn tạo bản phác thảo, hãy xác định những bảng có chứa dữ liệu mà bạn muốn hiển thị trên báo cáo. Nếu tất cả dữ liệu đều nằm trong một bảng duy nhất, bạn có thể căn cứ báo cáo của mình trực tiếp trên bảng đó. Thông thường, dữ liệu mà bạn muốn được lưu trữ trong một số bảng mà bạn phải kết hợp lại với nhau trong một truy vấn, trước khi bạn có thể hiển thị dữ liệu đó trên báo cáo. Truy vấn có thể được nhúng trong thuộc tính RecordSource của báo cáo hoặc bạn có thể tạo một truy vấn riêng, đã lưu và tạo báo cáo dựa trên đó.

Quyết định nên đưa dữ liệu nào vào mỗi phần báo cáo

Mỗi báo cáo có một hoặc nhiều mục báo cáo. Mục có trong mỗi báo cáo là mục Chi tiết. Phần này lặp lại một lần cho mỗi bản ghi trong bảng hoặc truy vấn mà báo cáo dựa trên đó. Các mục khác là tùy chọn và lặp lại ít thường xuyên hơn và thường được sử dụng để hiển thị thông tin phổ biến với một nhóm bản ghi, một trang báo cáo hoặc toàn bộ báo cáo.

Bảng sau đây mô tả vị trí của mỗi phần và cách phần thường được sử dụng.

Để biết thông tin về cách thêm hoặc loại bỏ các mục đầu trang và chân trang báo cáo hoặc phần đầu trang và chân trang, hãy xem phần Thêm hoặc loại bỏ phần báo cáo hoặc đầu trang và chân trang trong bài viết này. Bạn có thể thêm phần đầu trang và chân trang của nhóm bằng cách sử dụng ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng trong dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế.

Quyết định cách sắp xếp dữ liệu chi tiết

Hầu hết các báo cáo đều được sắp xếp theo dạng bảng hoặc bố trí xếp chồng nhưng Access cho phép bạn linh hoạt khi sử dụng mọi bản ghi và trường mà bạn muốn.

Bố trí dạng bảng    Bố trí dạng bảng tương tự như bảng tính. Nhãn nằm ở trên cùng và dữ liệu được căn chỉnh theo các cột bên dưới nhãn. Dạng bảng tham chiếu đến hình thức giống như bảng của dữ liệu. Đây là loại báo cáo mà bạn Access khi bạn bấm Báo cáo trong nhóm Báo cáo của tab Create báo cáo. Bố trí dạng bảng là bố trí tốt để sử dụng nếu báo cáo của bạn có số lượng trường tương đối nhỏ mà bạn muốn hiển thị ở định dạng danh sách đơn giản. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng bố trí dạng bảng.

Bố trí xếp chồng    Bố cục xếp chồng tương tự như biểu mẫu bạn điền khi mở tài khoản ngân hàng hoặc mua hàng từ một nhà bán lẻ trực tuyến. Mỗi phần dữ liệu được gắn nhãn và các trường được xếp chồng lên nhau. Bố trí này thích hợp cho các báo cáo có chứa quá nhiều trường để hiển thị ở định dạng bảng — nghĩa là, độ rộng của cột sẽ vượt quá độ rộng của báo cáo. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng bố trí xếp chồng.

Bố trí hỗn hợp    Bạn có thể kết hợp các thành phần của bố trí dạng bảng và xếp chồng. Ví dụ: đối với mỗi bản ghi, bạn có thể sắp xếp một số trường theo hàng ngang ở đầu mục Chi tiết và sắp xếp các trường khác từ cùng một bản ghi trong một hoặc nhiều bố trí xếp chồng bên dưới hàng trên cùng. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng bố trí hỗn hợp. Các trường ID, Họ và Tên được sắp xếp theo bố trí điều khiển dạng bảng và các trường Chức danh và Điện thoại Cơ quan được sắp xếp theo bố trí xếp chồng. Trong ví dụ này, đường lưới được sử dụng để cung cấp một lớp tách trường trực quan cho từng nhân viên.

Bố trí căn đều    Nếu bạn sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo để tạo báo cáo, bạn có thể chọn sử dụng bố trí căn đều. Bố trí này sử dụng chiều rộng đầy đủ của trang để hiển thị các bản ghi một cách nhỏ gọn nhất có thể. Tất nhiên, bạn có thể đạt được cùng một kết quả mà không cần sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo, nhưng nó có thể là một quá trình đau đớn để căn chỉnh các trường chính xác. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên được tạo bằng cách sử dụng bố trí căn đều của Trình hướng dẫn Báo cáo.

Bố trí được căn đều là một bố trí tốt để sử dụng nếu bạn đang hiển thị một số lượng lớn các trường trên báo cáo. Trong ví dụ trước, nếu bạn sử dụng bố trí dạng bảng để hiển thị cùng một dữ liệu, các trường sẽ mở rộng ra ngoài lề trang. Nếu bạn sử dụng bố trí xếp chồng thì mỗi bản ghi sẽ chiếm nhiều không gian dọc hơn, gây lãng phí giấy và khiến báo cáo khó đọc hơn.

Đầu Trang

Thêm mục báo cáo hoặc đầu trang và chân trang

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo bạn muốn thay đổi, rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

2. Xác minh mục nào đã có trên báo cáo. Các phần được phân tách bằng các thanh ngang được tô bóng gọi là bộ chọn phần. Nhãn trên mỗi bộ chọn phần cho biết phần nằm ngay bên dưới nó là gì.

   

   Mỗi báo cáo đều có một mục Chi tiết và cũng có thể chứa các phần Đầu trang Báo cáo, Đầu trang Trang, Chân trang Trang và Chân trang Báo cáo. Ngoài ra, nếu có các mức nhóm trong báo cáo, bạn có thể thấy đầu trang hoặc chân trang của nhóm (chẳng hạn như Tệp Như Đầu trang được hiển thị trong hình minh họa trước đó). Theo mặc định, đầu trang và chân trang của nhóm được đặt tên bằng cách sử dụng tên trường hoặc biểu thức làm cơ sở cho nhóm. Trong trường hợp này, tên của trường nhóm là "Tệp Dưới dạng".

3. Để thêm phần đầu trang và chân trang hoặc các phần đầu trang và chân trang của báo cáo vào báo cáo, hãy bấm chuột phải vào bất kỳ bộ chọn phần nào, rồi bấm vào Đầu trang / Chân trang của Trang hoặc Đầu trang / Chân trang Báo cáo trên menu lối tắt.

   Thận trọng: Nếu phần đã có trong báo cáo, Access sẽ cảnh báo bạn rằng nó sẽ xóa phần hiện có và các điều khiển nó chứa.

   Giờ đây, bạn có thể di chuyển các điều khiển hiện có hoặc thêm điều khiển mới vào các mục mới.

Access luôn thêm các phần đầu trang và chân trang của trang và báo cáo theo cặp. Nghĩa là bạn không thể thêm phần đầu trang hoặc đầu trang báo cáo mà không thêm cả phần chân trang tương ứng. Nếu bạn không cần cả hai mục, bạn không thể xóa một mục nhưng bạn có thể đổi kích cỡ phần chưa sử dụng thành chiều cao bằng không (0) để tránh thêm giãn cách dọc bổ sung vào báo cáo của mình. Đặt con trỏ ở cuối phần chưa sử dụng cho đến khi con trỏ chuyển thành mũi tên hai đầu , rồi kéo lên trên cho đến khi phần đó được ẩn. Nếu có bất kỳ điều khiển nào trong phần này, bạn phải xóa chúng trước khi có thể ẩn hoàn toàn phần đó.

Loại bỏ phần đầu trang và chân trang báo cáo hoặc trang

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo bạn muốn thay đổi, rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

2. Bấm chuột phải vào bộ chọn phần bất kỳ, rồi bấm vào Đầu trang/Chân trang của Trang hoặc Đầu trang/Chân trang Báo cáo trên menu lối tắt.

Nếu bạn đang loại bỏ một cặp đầu trang và chân trang và những phần đó có chứa điều khiển, Access sẽ cảnh báo bạn rằng việc xóa các phần cũng sẽ xóa các điều khiển và bạn sẽ không thể hoàn tác hành động này. Bấm Có để loại bỏ các phần và xóa các điều khiển hoặc bấm Không để hủy thao tác.

Đầu Trang

Đặt kiểu định dạng cho hộp văn bản hiển thị trường văn bản có định dạng

1. Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm dạng xem Bố trí trên menu lối tắt.

2. Bấm vào hộp văn bản hiển thị trường văn bản có định dạng, rồi trên tab Định dạng, trong nhóm Phông chữ, bấm vào kiểu định dạng bạn muốn áp dụng.

   Access áp dụng định dạng cho tất cả văn bản trong trường văn bản có định dạng chưa áp dụng kiểu đó (nhưng không phải giá trị) của định dạng trong dạng xem hỗ trợ nhập dữ liệu, chẳng hạn như dạng xem Biểu dữ liệu cho bảng hoặc truy vấn hoặc dạng xem Biểu mẫu cho biểu mẫu. Ví dụ: nếu một phần văn bản trong trường được định dạng bằng màu phông đỏ và bạn áp dụng màu phông màu lam cho hộp văn bản, Access sẽ chuyển tất cả văn bản thành màu xanh, ngoại trừ văn bản được định dạng riêng lẻ dưới dạng đỏ. Ví dụ khác, nếu một phần văn bản trong trường được định dạng với cỡ phông 11 điểm và bạn áp dụng cỡ phông 14 điểm cho hộp văn bản, Access sẽ áp dụng cỡ phông 14 điểm cho tất cả văn bản, ngoại trừ cỡ phông được định dạng riêng lẻ tại 11 điểm.

   Trường đính kèm    Trường đính kèm sử dụng điều khiển đặc biệt không được sử dụng cho bất kỳ kiểu dữ liệu nào khác. Bạn có thể đính kèm nhiều tệp vào một bản ghi bằng cách sử dụng một trường Đính kèm duy nhất, nhưng trường này chỉ có thể hiển thị thông tin về một tệp đính kèm mỗi lần. Theo mặc định, điều khiển đính kèm hiển thị một biểu tượng hoặc hình ảnh, tùy thuộc vào loại tệp đính kèm hiện được hiển thị bởi điều khiển. Nếu muốn, bạn có thể đặt thuộc tính cho điều khiển đính kèm để tất cả các tệp đính kèm được hiển thị dưới dạng biểu tượng hoặc để trường chỉ hiển thị biểu tượng kẹp giấy và số tệp đính kèm. Giả sử bạn đã sử dụng điều khiển đính kèm trên báo cáo của mình, bạn có thể sử dụng quy trình sau đây để điều chỉnh thuộc tính của điều khiển cho các sử dụng khác nhau của điều khiển.

Đặt thuộc tính hiển thị cho trường Phần đính kèm

1. Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm dạng xem Bố trí trên menu lối tắt.

2. Bấm vào điều khiển đính kèm. Nếu chưa hiển thị bảng thuộc tính, bấm F4 để hiển thị. Trên trang thuộc tính, bấm vào tab Định dạng.

   Sử dụng bảng sau đây làm hướng dẫn để đặt thuộc tính của điều khiển đính kèm.

   Thuộc tính	Thiết đặt
   Hiển thị Dưới dạng	Hình ảnh/Biểu tượng hiển thị đồ họa dưới dạng hình ảnh và tất cả các tệp khác dưới dạng biểu tượng. Đây là thiết đặt mặc định. Biểu tượng hiển thị tất cả các tệp dưới dạng biểu tượng. Kẹp giấy hiển thị biểu tượng kẹp giấy theo sau là số phần đính kèm trong dấu ngoặc đơn.
   Ảnh Mặc định	Để làm cho ảnh mặc định xuất hiện trong điều khiển đính kèm khi không có tệp đính kèm, hãy bấm trong hộp thuộc tính, duyệt đến ảnh bạn muốn, rồi bấm Mở. Lưu ý: Ảnh mặc định sẽ không được hiển thị nếu thuộc tính Hiển thị Dưới dạng được đặt thành Kẹp giấy.
   Căn chỉnh Ảnh	Chọn căn chỉnh bạn muốn từ danh sách. Cài đặt mặc định là Trung tâm. Điều chỉnh thiết đặt này có thể tạo ra kết quả không mong muốn, tùy thuộc vào thiết đặt của thuộc tính Chế độ Kích cỡ Ảnh.
   Chế độ Kích cỡ Ảnh	Cài đặt này chỉ sẵn dùng nếu thuộc tính Hiển thị Dưới dạng được đặt thành Hình ảnh/Biểu tượng. Clip hiển thị hình ảnh ở kích cỡ thực tế. Hình ảnh bị cắt nếu nó quá lớn nên không vừa với bên trong bộ điều khiển. Kéo giãn hình ảnh để nó lấp đầy toàn bộ điều khiển. Lưu ý: Trừ khi điều khiển đính kèm có kích cỡ chính xác như hình ảnh, việc sử dụng cài đặt này sẽ làm méo hình ảnh, làm cho hình ảnh bị kéo giãn theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Thu phóng sẽ hiển thị hình ảnh lớn nhất có thể mà không bị cắt hoặc méo hình ảnh. Đây là thiết đặt mặc định.

3. Nếu bạn đang sử dụng điều khiển để hiển thị đồ họa, hãy điều chỉnh kích cỡ của điều khiển đính kèm để bạn có thể thấy số lượng chi tiết mong muốn.

Đầu Trang