Chuẩn hóa dữ liệu của bạn sử dụng Trình phân tích Bảng

Khi bạn nhập dữ liệu vào Access, đôi khi dữ liệu nguồn không được phân tách đúng cách thành các bảng liên quan. Để nhận được nhiều lợi ích nhất từ các Access, dữ liệu cần được chuẩn hóa – được phân tách thành các bảng khác nhau, mỗi bảng khoảng một phần, có liên quan bởi các mẩu thông tin chính. Trình phân tích Bảng có thể giúp bạn thực hiện tác vụ quan trọng này: trên dải băng, bấm vào Công cụ Cơ sở dữ liệu, rồi trong nhóm Phân tích, bấm vào Phân tích Bảng. Trình hướng dẫn sẽ khởi động và hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này.

1. Bảng gốc

2. Bảng được tạo bởi Trình phân tích Bảng

3. Truy vấn được tạo bởi Trình phân tích Bảng

4. Danh sách tra cứu

Nếu bảng Cơ sở dữ liệu Microsoft Access có chứa thông tin lặp lại trong một hoặc nhiều trường, hãy sử dụng Trình phân tích Bảng để phân tách dữ liệu thành các bảng liên quan để bạn có thể lưu trữ dữ liệu an toàn và hiệu quả hơn. Quy trình này được gọi là chuẩn hóa.

Trình phân tích Bảng chia một bảng có chứa thông tin lặp lại vào các bảng riêng biệt, trong đó mỗi loại thông tin chỉ được lưu trữ một lần. Điều này giúp cơ sở dữ liệu hiệu quả hơn, dễ cập nhật hơn, đồng thời giảm kích cỡ cơ sở dữ liệu. Sau khi trình hướng dẫn chia dữ liệu, bạn vẫn có thể xem và làm việc với dữ liệu ở một nơi bằng cách yêu cầu trình hướng dẫn tạo truy vấn.

Bạn có thể sử dụng truy vấn để cập nhật dữ liệu từ nhiều bảng cùng một lúc. Truy vấn cũng cung cấp các tính năng lưu thời gian khác để tăng độ chính xác cho dữ liệu của bạn.

• Nếu bạn thay đổi một trường được lặp lại trong truy vấn, tất cả các bản ghi có giá trị đó sẽ được cập nhật tự động vì bạn thực sự chỉ đang cập nhật một trường trong bảng cơ sở của truy vấn.

• Từ các bảng mới, truy vấn sẽ kế thừa các trường Tra cứu, cho phép bạn thay đổi giá trị trường bằng cách chọn giá trị từ danh sách thay vì phải nhập đúng giá trị. Danh sách Tra cứu sẽ tra cứu các giá trị từ bảng cơ sở. Khi cùng một giá trị áp dụng cho nhiều bản ghi, bạn có thể đảm bảo độ chính xác và nhất quán bằng cách chọn giá trị đó từ danh sách mỗi lần.

• Biểu mẫu và báo cáo trước đây dựa trên bảng gốc sẽ tự động dựa trên truy vấn ngay bây giờ, vì trình hướng dẫn gán tên bảng ban đầu cho truy vấn và đổi tên bảng.

• Biểu mẫu và báo cáo hiện có dựa trên truy vấn sẽ kế thừa các cập nhật trường tự động. Biểu mẫu và báo cáo mới cũng sẽ kế thừa danh sách Tra cứu.